Вопрос № 4. Управление проектом

Управление проектом имеет особенности и сложно­сти. Рабочая группа, созданная для реализации проекта, решает новые задачи, отличающиеся от задач, которые стоят перед существующими функциональными подраз­делениями.

Между рабочей группой и всей организацией долж­на быть устойчивая связь, так как реализация проекта должна осуществляться в сотрудничестве с существую­щими подразделениями и результат должен быть интег­рирован в имеющуюся структуру. Например, введение дистанционной системы образования в вузе должно происходить в сотрудничестве с деканатами, кафедрами и другими подразделениями.

Каждый член рабочей группы имеет, как правило, двух руководителей (руководителя группы и руководи­теля функционального подразделения). Для управления проектом может быть выделен специальный руководи­тель. Структура группы по проекту зависит от сложно­сти проекта. Если это, например, модификация продук­та, то создается ограниченная рабочая группа, в состав которой входят отделы разработки новой продукции, производства, маркетинга и обслуживания. Такая груп­па подчиняется руководителю соответствующего отдела.

Если же речь идет о радикальных нововведениях, в со­ставе группы могут быть выделены: технический ^'рабо­чий") руководитель, решающий, что и когда должны де­лать сотрудники; научный ("профессиональный") руководитель, отвечающий за качество выполнения работы; ру­ководитель-организатор, обеспечивающий личные интере­сы сотрудников (заработная плата и т.п.).

Руководители образуют координационную группу, в задачи которой входит:

• определение цели проекта;

• назначение руководителей рабочих групп;

• создание рабочих групп;

• постановка задачи;

• контроль за реализацией проекта (качество, вре­мя, расходы);

• принятие решения о продолжении работ по про­екту;

• роспуск рабочих групп.

Рабочие группы выполняют свою часть проекта; от­вечают за планирование и контроль, составление отче­тов для координирующей группы и всей организации.

При отборе кандидатур в рабочую группу руково­дствуются следующими критериями:

• компетентность и опыт;

• наличие специальных знаний в проблемной об­ласти;

• возможность привлечения к работе;

• власть и авторитет в организации;

• способность разрешать конфликтные ситуации;

• отношение к делу;

• личный интерес и мотивация.

Надо учитывать, что руководитель проекта играет решающую роль в организации работы. Поэтому по своим личным качествам, способностям и полномочиям он должен иметь авторитет в глазах руководителей функциональных подразделений.

В практике менеджмента применяются различные методики управления рабочей группой например, пла­нирование бюджета и контроля за затратами; управле­ние информационными потоками и т.п. Однако эти ме­тодики не являются специальными для рабочей группы, они применяются для управления любыми процессами. Универсальной является и процедура организации со­вещаний по проекту, принятия решений и т.п.

К специфическим инструментам управления проектом относятся:

1. Определение проблемы и постановка задачи.

2. Установление промежуточных этапов (разделение проекта на отдельные фазы).

Четкая формулировка проблемы и постановка зада­чи важна для:

• осмысления проекта и установления этапов вы­полнения;

• выделения наиболее важных проблем;

• создания модели обмена информацией;

• определения ожидаемых результатов;

• разработки рекомендаций после завершения работ. В современном менеджменте действуют девизы:

Семь раз отмерь, один раз отрежь1. Подумай, прежде чем делать/

На этапах выполнения проекта принимаются реше­ния о:

• продолжении или корректировке задания;

• уточнении последнего этапа;

• форме завершения последнего этапа.

Разделение проектов на этапы позволяет контроли­ровать ход его выполнения. Наглядно этапы прохожде­ния проекта представлены на схеме рис. 4.1:

Выделение этапов в проекте должно быть тщательно обдумано. Одной из причин неудач в реализации про­екта является нечеткая организация сотрудничества и несогласованность внутри рабочей группы, а также ме­жду рабочей группой и организацией.

Выводы

♦ В исследовательских проектах излагаются научно обоснованные технические, экономические или технологи­ческие решения.

♦ Проекты могут финансироваться по линии государ­ственной научно-технической программы, путем получе­ния грантов.

♦ Каждый проект оформляется с учетом определен­ных требований, имеет четкое название, сопровождается краткой аннотацией, в проекте указывается число испол­нителей, сроки выполнения, потребность в финансирова­нии в расчете на год, информация о руководителях и ос­новных исполнителях.

♦ Приоритетные направления исследований и разрабо­ток реализуют в виде крупных межотраслевых проектов.

♦ Приоритетными направлениями развитии науки и техники в России являются: информационные технологии и электроника, производственная технология, новые ма­териалы и химические продукты, технология живых сис­тем, транспорт, топливо и энергетика, экология и рацио­нальное природопользование.

♦ Для управления проектом и реализации его созда­ется рабочая группа.