Правила оформления делового письма

ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Контрольная деятельность предполагает контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и за соответствием формы создаваемых документов их содержанию, за своевременностью исполнения.

Сроки исполнения документов определяются следующим образом:

1. если в документе не указаны сроки, то срок исполнения документа – 1 месяц со дня поступления документа в организацию;

2. если в документе указан срок, то при контроле учитывается этот срок.

На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Продлить срок исполнения могут только руководители, подписавшие резолюцию по исполнению документа. Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:

Справка о работе с документами

(Наименование организации)

по состоянию на ___________________________2010 г.

Всего передано документов	Всего поставлено на контроль	Из них	Находятся на исполнении	В том числе	Всего отправлено документов
Исполнено с начала года	В т.ч. с нарушением срока	С нарушением срока	На дополнительном контроле
Отдел	Кол-во

По данному отчету можно проследить, как работает с документами каждое подразделение.

Официальное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия, организации. Огромное кол-во писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает необходимость в унификации делового письма.

Деловое письмо должно занимать не более одной страницы, это не материал для чтения, а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам. Важно, чтобы текст письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. В связи с автоматизацией функций управления, информационных процессов во многих странах идет процесс унификации делового письма (в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения Zip-Cole, в США).

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется их полным набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (для государственных предприятий);

2. эмблема организации (если не государственное предприятие);

3. код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);

4. код документа по ОКУД;

5. наименование организации (полное и сокращенное);

6. справочные данные об организации;

7. дата;

8. регистрационный номер документа;

9. ссылка на индекс и дату входящего документа;

10. адресат;

11. заголовок к тексту;

12. текст;

13. подпись;

14. ФИО и телефон исполнителя;

15. идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты (1) – (6) печатаются, как правило, типографским способом. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида, Все остальные документы имеют названия («Акт», «Решение»).

Название организации сокращают только в том случае, если сокращенное название указано в документе. Нельзя произвольно сокращать название организации. Сокращенные названия образуются тремя способами:

1. по первым буквам слов, входящих в наименование (МВД); аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

2. по начальным слогам букв, входящих в наименование (Уралмаш);

3. смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй части – строчными (ВНИИдормаш); такие слова тоже пишутся слитно.

К обязательным реквизитам относятся почтовый и телеграфный адреса, дата (проставляется в верхнем левом углу).

Датой письма считается дата его подписания. Необходимо указывать № телефона, факса, № счета в банке. Даты в письме оформляются цифровым способом: 25.10.98 или 25.10.1998. Если используется одна цифра, то проставляется ноль: 12.01.02.

При ссылке на входящий документ не рекомендуется употребление слов «наш», «ваш». Наиболее рациональна следующая форма: На № _______от________. Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид реквизита должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.10».

Адресат – наименование и адрес получателя письма, указывается в верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены.

В адресате название пишется в именительном падеже. Например: ЗАО «Оксид». При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. Например: Кемеровское ОАО «Гранит»