На 3 л. в 1 экз

Г. Новосибирск, 630102

Ул. Кирова, д. 76, кв. 12,

Москва, 103030

Скатерный пер., д 22,

Г.Н.Некрасову

А.Н.Смирнову

Если письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например: Ректору Уральского Государственного

Лесотехнического Университета

проф. В.Н.Старжинскому.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например: Директору акционерного общества «Кристи»

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются инициалы и фамилия получателя, а затем адрес и почтовый индекс. Например: П.И.Григорьеву

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученую степень, звание, то его следует указывать перед фамилией.

Текстовое сокращение «гр.» (от слова гражданин) применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен формулироваться одной фразой. Содержание в нем выражается формой предложного падежа. Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Заголовок не должен превышать двух строк. Например: О закупке кирпича, О поставке угля по контракту №33-022/567.

Текст – основной реквизит письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет 17 см. (формат А4.)

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие – либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием кол-ва экземпляров и листов. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложение: Копия контракта с фирмой «Киллер»

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде: Приложение: на ______л. в _____ экз. В сброшюрованном приложении кол-во листов не указывается.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит подпись помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, то название учреждения в подписи не указывается. Две подписи ставятся, если необходимо подтвердить действительность первой подписи, и в особо важных документах. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимающей должности. Например: Директор института Подпись А.С.Маркин

Главный бухгалтер Подпись Р.П.Волков.

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Заведующий кафедрой ИТМ Заведующий кафедрой ВМ

Подпись В.А.Попов Подпись А.Ю.Вдовин.

Приведем пример оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов.