Уфа-2007

Рассмотрено на заседании цикловой комиссии общепрофесиональных и специальных дисциплин Протокол №______ от _______________ Председатель ЦК ___________ Н.М.Казакова

Утверждаю Зам. директора по УР _________С.И.Хабибуллина «_____»_______200 г.

Составила

Преподаватель

О.В.Бабичева

Рецензент ___________

____________________

Документационное обеспечение управления: основные понятия.

(1 лекция)

План:

1. ДОУ – определение, задачи.
2. Понятие о документе; функции документа; классификация документов.

1. ДОУ (делопроизводство) – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Задачи ДОУ: 1. своевременное создание документов;

13. Организация работы с документами: получение, обработка,

регистрация, учет, хранение и т.д.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «Документационное обеспечение управления». Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Данные термины являются синонимами.

2. Документ в переводе с латинского языка означает «свидетельство», способ доказательства». Документ является носителем информации.

Информация – это сведения о лицах, предметах, явлениях фактах полученные различными способами (органы чувств).

Документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая, ее идентифицировать (узнать, опознать).

Документ, зафиксировав, информацию обеспечивает ее сохранность, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Документ – это средство закрепления, различными способами, на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Существует также и понятие Официальный документ – это документ созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Чтобы документ был признан государственными органами он должен обладать юридической силой, которая заключается в: 1.соблюдении действующего законодательства при его подготовке; 2.издании документа только в пределах своей компетенции; 3.соблюдении действующих правил составления и оформления документов.

Функции документа: 1.Инофрмационная функция;

2. Организационная – документ обеспечивает воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

3. Коммуникативная – обеспечивает внешние связи организации.

4. Юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов.

5. Воспитательная - дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образования, а хорошо оформленный документ повышает престиж организации.

Классификация документов:

1. по наименованию: приказы, протоколы, акты и т.д.

2. по способу фиксации информации: письменные, графические, фото-, фоно-, кинодокументы;

3. по месту составления: внутренние и внешние (входящие и исходящие)

4 .по степени сложности: простые, в них рассматривается один вопрос и сложные – несколько вопросов;

5 .по степени гласности: открытые, не содержат государственной или коммерческой тайны и документы с ограниченным доступом (секретно, совершенно секретно, конфиденциально)

6. по юридической силе: подлинные (действительные и недействительные) и подложные.

7. по срокам исполнения: срочные, когда срок исполнения установлен законом или другим правовым актом и несрочные;

8. по стадиям подготовки: черновики, отражают работу автора над содержанием;

подлинник (беловой документ) - первый экземпляр документа, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями;

копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника с пометкой «копия» и заверительной надписью;

выписка – это копия части текста документа, заверенная в установленном порядке;

дубликат – это второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником, выдается в случае утери подлинного документа.

9. по происхождению: служебные документы – это официальные документы, используемые в текущей деятельности организации; и личные (письма граждан, заявления и т.д.)

10. по степени обязательности: информационные, являются вспомогательными и не требуют обязательного исполнения и директивные являются обязательными для исполнения и носят характер юридической или технической нормы.

11. по срокам хранения: постоянного хранения и временного хранения – до 10 лет и свыше 10 лет.

12. по степени унификации (по форме): а) индивидуальные являются специфическими и носят характер разового документа (заявление); б) типовые созданные для группы однородных предприятий и рассчитаны на изложение однородных процессов и явлений (классный журнал); в) трафаретный, когда часть текста с постоянной информацией отпечатана заранее, а переменная информация вносится в процессе составления документа.

13. по характеру содержания: первичные – содержат исходную информацию, вторичные – информация суммируется и обобщается.