2014-02-02
958
| Рассмотрено на заседании цикловой комиссии общепрофесиональных и специальных дисциплин Протокол №______ от _______________ Председатель ЦК ___________ Н.М.Казакова | Утверждаю Зам. директора по УР _________С.И.Хабибуллина «_____»_______200 г. |
Составила
Преподаватель
О.В.Бабичева
Рецензент ___________
____________________
Документационное обеспечение управления: основные понятия.
(1 лекция)
План:
- ДОУ – определение, задачи.
- Понятие о документе; функции документа; классификация документов.
- ДОУ (делопроизводство) – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
Задачи ДОУ: 1. своевременное создание документов;
13. Организация работы с документами: получение, обработка,
регистрация, учет, хранение и т.д.
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «Документационное обеспечение управления». Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Данные термины являются синонимами.
2. Документ в переводе с латинского языка означает «свидетельство», способ доказательства». Документ является носителем информации.
Информация – это сведения о лицах, предметах, явлениях фактах полученные различными способами (органы чувств).
Документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая, ее идентифицировать (узнать, опознать).
Документ, зафиксировав, информацию обеспечивает ее сохранность, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Документ – это средство закрепления, различными способами, на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Существует также и понятие Официальный документ – это документ созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Чтобы документ был признан государственными органами он должен обладать юридической силой, которая заключается в: 1.соблюдении действующего законодательства при его подготовке; 2.издании документа только в пределах своей компетенции; 3.соблюдении действующих правил составления и оформления документов.
Функции документа: 1.Инофрмационная функция;
2. Организационная – документ обеспечивает воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.
3. Коммуникативная – обеспечивает внешние связи организации.
4. Юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов.
5. Воспитательная - дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образования, а хорошо оформленный документ повышает престиж организации.
Классификация документов:
1. по наименованию: приказы, протоколы, акты и т.д.
2. по способу фиксации информации: письменные, графические, фото-, фоно-, кинодокументы;
3. по месту составления: внутренние и внешние (входящие и исходящие)
4 .по степени сложности: простые, в них рассматривается один вопрос и сложные – несколько вопросов;
5 .по степени гласности: открытые, не содержат государственной или коммерческой тайны и документы с ограниченным доступом (секретно, совершенно секретно, конфиденциально)
6. по юридической силе: подлинные (действительные и недействительные) и подложные.
7. по срокам исполнения: срочные, когда срок исполнения установлен законом или другим правовым актом и несрочные;
8. по стадиям подготовки: черновики, отражают работу автора над содержанием;
подлинник (беловой документ) - первый экземпляр документа, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями;
копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника с пометкой «копия» и заверительной надписью;
выписка – это копия части текста документа, заверенная в установленном порядке;
дубликат – это второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником, выдается в случае утери подлинного документа.
9. по происхождению: служебные документы – это официальные документы, используемые в текущей деятельности организации; и личные (письма граждан, заявления и т.д.)
10. по степени обязательности: информационные, являются вспомогательными и не требуют обязательного исполнения и директивные являются обязательными для исполнения и носят характер юридической или технической нормы.
11. по срокам хранения: постоянного хранения и временного хранения – до 10 лет и свыше 10 лет.
12. по степени унификации (по форме): а) индивидуальные являются специфическими и носят характер разового документа (заявление); б) типовые созданные для группы однородных предприятий и рассчитаны на изложение однородных процессов и явлений (классный журнал); в) трафаретный, когда часть текста с постоянной информацией отпечатана заранее, а переменная информация вносится в процессе составления документа.
13. по характеру содержания: первичные – содержат исходную информацию, вторичные – информация суммируется и обобщается.
