Структура окна Access 2007

Создание новой базы данных

· В окне Приступая к работе … щелкнуть на кнопке Новая база данных

· В поле Имя файла ввести имя файла. Файл по умолчанию сохраняется по адресу, указанному под строкой Имя файла. Для изменения этого адреса надо щелкнуть на кнопке, расположенной справа от поля имени файла. Откроется стандартное диалоговое окно Файл новой базы данных. Создать или войти в нужную папку.

· Кнопка Создать.

Открытие недавно используемой базы данных: в окне Приступая к работе … в разделе Открыть последние базы данных выбрать двойным щелчком нужную базу данных. Если нужной базы данных нет в списке, то щелкнуть на кнопке Другие. Откроется стандартное окно Открытие файла базы данных.

Открытие базы данных: щ елкнуть на кнопке OFFICE – команда Открыть -…

Закрытие базы данных: щ елкнуть на кнопке Закрыть (х) или выполнить команду Закрыть базу данных из меню кнопки Office.

В верхней строке окна расположены: кнопка Office, панель быстрого доступа, заглавие базы данных и кнопки: свернуть (-), свернуть в окно/развернуть, закрыть (х). Ниже расположена кнопка Справка (?).

· Кнопка OFFICE содержит меню команды Файл (Создать, Открыть,…), новые команды (Управление, Электронная почта, Опубликовать) и две кнопки Параметры Access и Выход. С помощью кнопки Параметры можно настраивать панель быстрого доступа, проверку правописания, внешний вид таблиц и др.

· Панель быстрого доступа содержит наиболее часто используемые команды. Ее можно настраивать. Для добавления команды выполнить следующие операции: щелкнуть на кнопке списка, расположенной с правой стороны панели. Откроется окно Настройка панели быстрого доступа – выбрать команду Другие команды – в окне Параметры Access выбрать добавляемую команду – кнопка Добавить. Для удаления команды надо выполнить на ней двойной щелчок в списке.

· Лента вкладок.

Лента вкладок содержит вкладки: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базой данных. Состав вкладок может добавляться в зависимости от выполняемой операции. Например, при открытии таблицы в Режиме таблицы появится вкладка Режим таблицы, входящая в контекстную вкладку Работа с таблицей.

· Группы

Каждая вкладка содержит группы. Например, вкладка Создание содержит группы: Таблицы, Формы, Запросы, Отчеты. Каждая группа включает в себя команды, кнопки. Группы могут содержать и коллекции (особые кнопки со списком). Коллекция не только выполняет команду, но и показывает сразу результат ее выполнения. Например, на вкладке Главная, в группе Шрифт есть коллекция Сетка. Коллекции различаются по форме и по размерам. Некоторые группы содержат в правом нижнем углу кнопку, открывающую окно Формат таблицы (группа Шрифт), окно Буфер обмена в группе Буфер обмена.

Группы можно свернуть, выполнив двойной щелчок на активной вкладке. Для восстановления групп повторить операцию. Группы сворачивают для увеличения области экрана под объекты.

· Панель сообщений

Панель сообщений появляется на экране как предупреждение системы безопасности об угрозе макросов. Такую угрозу представляют макросы, разработанные специалистами. Это VBA- макросы. Хакер может внедрить в документ опасный макрос, который запускается при открытии документа и может вызвать заражение компьютера вирусом. При появлении на экране панели сообщений надо щелкнуть мышью на кнопке Параметры и включить макрос (опцию), если содержимое базы данных получено из надежного источника.

· Область переходов и область открываемых объектов

Область переходов расположена с левой стороны экрана и отражает объекты БД. Для вывода объектов в соответствии с их типом (таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы) надо открыть список Все объекты ACCESS (расположен в вверху области переходов) и включить опции Тип объекта и Все объекты ACCESS.

Объекты могут выводиться не только по типам, но и по другим признакам, например, по дате создания, по дате изменения и др.

Область переходов можно сузить (протаскиванием мыши за правую вертикальную линию области) или свернуть (кнопка <<).

С правой стороны от области переходов расположена область для открываемых объектов (таблиц, запросов и т.д.). Над ней расположено поле, в котором выводятся имена открытых объектов. Внизу этой области находятся кнопки со стрелками для перехода по записям и поле Поиск для перехода к конкретной записи. В этой же строке расположена кнопка фильтра.

· Строка состояния

Строка состояния является нижней строкой окна ACCESS. Она содержит сведения о текущем режиме (слева) и кнопки режимов просмотра (справа). Если открыта таблица, то выводятся кнопки Режим таблицы, Конструктор, Сводная таблица, Сводная диаграмма. Если открыт отчет, то кнопки Предварительный просмотр и Режим макета.

Строку состояния можно настраивать, для чего надо щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся окне выбрать нужные опции.