Редактирование схемы данных

Схема данных

Схема данных позволяет просмотреть установленную взаимосвязь между таблицами. Вывод схемы данных осуществляется следующим образом: закрыть открытые таблицы -вкладка Работа с базами данных – группа Показать или скрыть - команда Схема данных. Команда Схема данных расположена также в группе Связи вкладки Режим таблицы.

Для редактирования схемы данных сначала надо закрыть все открытые объекты (таблицы). В схеме данных могут быть выведены не все созданные таблицы. Добавление таблиц в схему данных выполняется следующим образом: щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном пространстве Схемы данных – команда Добавить таблицу – выбрать таблицу – закрыть окно Добавление таблиц. Вместо команды Добавить таблицу можно выбрать команду Отобразить все.

Между всеми таблицами должны быть линии связи. Если такая связь отсутствует, то надо предварительно закрыть все таблицы, а затем мышью перетащить поле первичного ключа из одной таблицы в другую. Например, перетащить из таблицы тГруппа поле ИД в таблицу тСтудент на поле ИДГруппа.

Указание на линии связи типа отношений между таблицами: щелкнуть правой кнопкой мыши на линии связи – команда Изменить связь – включить опцию, определяющую целостность данных. На линии связи появится отношение «один-ко-многим».

Удаление линии связи выполняется аналогично, но выбирается команда Удалить связь. Линии связи необходимо удалять для изменения структуры таблицы.

Создание таблицы в Режиме таблицы

Таблицы в Режиме таблицы создаются в один этап путем ввода названий полей и значений полей. Этот режим задается по умолчанию. Надо выполнить двойной щелчок на кнопке Добавить поле – ввести название поля – нажать клавишу со стрелкой вправо – ввести название следующего поля и т.д. После ввода всех полей заполнить таблицу. Access автоматически определит тип данных в каждом поле и задаст ключевое поле Код с типом данных Счетчик. Отредактировать структуру таблицы можно в режиме Конструктора.

Для создания таблицы в Режиме таблицы используется также вкладка Создание – группа Таблицы – команда Таблица.

Операции в Режиме таблицы

Поиск данных в таблице:

1-ый способ: ввести искомое значение в поле Поиск, расположенное внизу области таблиц.

2-ой способ: вкладка Главная – группа Найти – кнопка Найти – в поле Образец ввести искомое значение – кнопка Найти далее.

Замена данных: Вкладка Главная – группа Найти – команда Заменить – в поле О бразец ввести заменяемое значение – в поле Заменить на ввести новое значение –кнопка Заменить все.

Сортировка данных в таблице

1-ый способ: Открыть таблицу в режиме таблицы – щелкнуть на кнопке со стрелкой в имени нужного поля – выбрать вид сортировки.

2-ой способ: Курсор на нужное поле – вкладка Главная – группа Сортировка и фильтр – выбрать команду сортирования.

3-ий способ: через контекстное меню, вызываемое щелчком правой кнопкой мыши.

Скрытие столбцов в таблице

1-ый способ. Выделить столбик - команда Скрыть столбцы из контекстного меню столбца.

Для восстановления столбца выделить какой-либо столбик в таблице – команда Отобразить столбцы из контекстного меню столбца – поставить знак галочки у нужного поля – кнопка Закрыть.

2-ой способ. Вкладка Главная – группа Записи – команда Дополнительно – команда Скрыть столбцы.

Добавление в таблицу поля из других таблиц: Открыть таблицу – вкладка Режим таблицы – группа Поля и столбцы – кнопка Добавить поле – в окне Список полей щелкнуть на значке «+» нужной таблицы – двойным щелчком выбрать нужное поле – кнопка Далее (три раза) – кнопка Готово.

Ввод значений в поле будет осуществляться путем выбора из автоматически созданного списка.

Изменение типа данных в Режиме таблицы: Установить курсор на нужное поле в таблице - вкладка Режим таблицы – группа Форматирование и тип данных – из списка «Тип данных» выбрать нужный формат.

Фильтрация данных в таблице

Фильтры позволяют отобрать записи по заданным критериям из одной таблицы. Обычно они не сохраняются. Однако Расширенный фильтр можно сохранить как запрос. Для этого в окне этого фильтра надо из контекстного меню выбрать команду Сохранить как запрос и присвоить ему имя. Фильтры могут быть разных типов: обычный, фильтр по выделенному, расширенный фильтр. Рассмотрим их действие на конкретных примерах.

v Обычный фильтр

Теория. Открыть таблицу в режиме таблицы – щелкнуть на кнопке со стрелкой, расположенной с правой стороны имени поля, по которому будет производиться фильтрация – в зависимости от типа поля будут выведены строки Текстовый фильтр, Числовой фильтр, Фильтр даты – открыть список у выведенного фильтра – выбрать логическую операцию – ввести отбираемое значение – ОК.

Пример. Отобрать записи на неуспевающих студентов.

Решение. Открыть таблицу тУспев – щелкнуть на кнопке со стрелкой у поля Оценка – открыть список в строке Числовые фильтры – выбрать логическую операцию Равно – ввести в поле «Оценка равно» значение 2. Будут отобраны нужные записи.

Для восстановления таблицы опять щелкнуть на кнопке со стрелкой у имени поля и выбрать команду Снять фильтр или щелкнуть на кнопке Применить фильтр в группе Сортировка и фильтр.

v Фильтр по выделенному ( Пример тот же)

Решение. Открыть таблицу тУспев – в поле Оценка выделить цифру 2 – в группе Сортировка и фильтр вкладки Главная щелкнуть на кнопке Выделение – выбрать логическое значение «равно 2». Для восстановления таблицы использовать кнопку Применить фильтр в группе Сортировка и фильтр.

Пример. Отобрать записи с фамилиями студентов на букву «П».

Решение аналогично, но выбрать логическую операцию «Начинается с П».

Для удаления всех фильтров в группе Сортировка и фильтр выбрать команду Дополнительно и в ней команду Очистить все фильтры.

v Расширенный фильтр

Расширенный фильтр позволяет производить отбор данных по более сложным критериям и осуществлять их сортировку. Для его выполнения используется команда Расширенный фильтр, находящаяся в команде Дополнительно группы Сортировка и фильтр. Для расширенного фильтра открывается специальное окно, состоящее из двух частей. В верхней части окна выводится макет таблицы, используемой для фильтрации данных, в нижней части выводятся следующие строки: Поле, Сортировка, Условие отбора, Или.

Пример. Отобрать записи студентов группы 2202 или мужчин из остальных групп, т.е. выполнить при отборе хотя бы одно условие. Если записи содержат и номер группы 2202 и студентов мужчин, то будут выведены записи и на студентов группы 2202 и на мужчин из остальных групп.

Решение. Открыть таблицу тСтудент – в группе Сортировка и фильтр вкладки Главная щелкнуть на кнопке Дополнительно – выбрать команду Расширенный фильтр – в верхней части окна расширенного фильтра будет выведен макет таблицы Студент, перенести из него двойным щелчком мыши в строку Поле поля: ИДГруппа и Пол – для поля ИДГруппа по строке Условие отбора ввести значение 2202 – для поля Пол по строке ИЛИ ввести значение «м»- команда Применить фильтр.

Фильтру автоматически будет присвоено имя. Для сохранения фильтра как запроса надо, находясь в окне расширенного фильтра (т.е. до нажатия кнопки Применить фильтр) выбрать из контекстного меню окна команду Сохранить как запрос и задать имя, например зфильтр. Для просмотра этого запроса надо выполнить двойной щелчок на его имени в группе Запросы области переходов.