2014-02-02
1161
Раздел 1. Информационные технологии и информационные системы
Лекция № 1
Тема 1.1. Основные сведения об информационных технологиях.
Введение. Данные и информация. Основные понятия, термины и определения информационных технологий. Компоненты информационной технологии. Понятия технической среды, программной среды, предметной среды, методической среды. Современные виды информационного обслуживания.
Тема 1.2. Информационные системы в офисе и дома.
Основные сведения об информационных системах. Организации и информационные системы. Меняющаяся роль информационных систем. Типы систем. Современные системы «интеллектуальное здание».
Основные сведения об информационных технологиях
Данные – это зарегистрированные сигналы любой физической природы, но чтобы они стали информацией, нужен еще и метод для их восприятия.
Информация образуется в момент взаимодействия данных и адекватных им методов.
Информация – это динамический продукт взаимодействия данных и адекватных им методов.
Содержание первоначального понятия "технология" включает:
· во-первых, процесс обработки и преобразования, в результате которого получается готовая продукция;
· во-вторых, нормативную сторону этого процесса, определяющую как и что надо делать, чтобы реализовались необходимые процессы преобразования.
Технология (технологический процесс) характеризуется следующими тремя признаками:
1) разделение процесса на взаимосвязанные этапы;
2) координированное и поэтапное выполнение действий, направленных на достижение искомого результата (цели);
3) однозначность выполнения включенных в технологию процедур и операций, что является непременным и решающим условием достижения результатов, адекватных поставленной цели.
Информационные технологии (ИТ) – это комплексные процессы создания, сохранения, накопления, обработки, представления, передачи и использования информации с помощью различных методов и средств.
Они характеризуются средой, в которой осуществляются, и компонентами, которые они содержат (рис. 1):
Рис. 1. Компоненты информационной технологии
· техническая среда (технические средства обеспечения информационных технологий);
· программная среда (программные средства для реализации информационных технологий);
· предметная среда (содержание конкретной предметной области, т.е. та информация, которую мы обрабатываем);
· методическая среда (инструкции, правила использования, порядок действий и др.).
Раздел 2. Автоматизация деятельности в офисе и доме
Тема 2.1. Основные сведения об автоматизации работ.
Автоматизированные, ручные, автоматические информационные технологии. Автоматизированное рабочее место. Уровни автоматизации. Автоматизация офисных работ: «фронтофисные» и «бекофисные» технологии.
По степени автоматизации можно выделить ручные, автоматизированные и автоматические информационные технологии.
Ручные информационные технологии – технологии, в которых все процедуры по сбору, обработке и передаче информации осуществляются вручную.
Автоматизированные информационные технологии – технологии, в которых выработка управляющего воздействия возложена на человека, процедуры по сбору, обработке и передаче информации могут осуществляться автоматически.
Автоматические информационные технологии реализуются в виде полностью автоматических информационных систем, где все процедуры сбора, передачи, обработки информации, выработка управляющих воздействий осуществляются автоматически. Обычно такие технологии используются в производственных системах.
В настоящее время информационные технологии, применяемые для решения управленческих задач на предприятиях сервиса и туризма, – автоматизированные.
Автоматизированное рабочее место – индивидуальный комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для автоматизации профессионального труда специалиста.
Вся совокупность АИТ, АРМ и информационных потоков конкретного предприятия, учреждения или организации составляет автоматизированную информационную систему (АИС) этой организационно-хозяйственной структуры:
АИТ + АРМ = АИС.
Система – набор взаимосвязанных компонентов, которые должны работать вместе, чтобы достигнуть некоторой общей цели.
С точки зрения выполнения организационной функции, информационной системе можно дать следующее определение: это взаимосвязанные компоненты, работающие вместе, чтобы собирать, обрабатывать, хранить и распространять информацию, поддерживать принятие решений, координацию, управление, анализ и визуализацию в организации.
С технической точки зрения определение информационной системы будет выглядеть следующим образом: информационная система – сочетание технического оборудования, программного обеспечения, процедур, документации, форм и персонала, ответственного за ввод, движение, управление и представления данных и информации. Фактически это набор взаимосвязанных средств для решения каких-то задач.
Офисные работы разнообразны: разработка и сопровождение документации, сканирование документов и их перевод, ведение учета и отчетности, ведение баз данных, прогнозирование и планирование, участие в рекламе и презентациях и т. д.
Если классифицировать офисные работы с точки зрения направления работ, то технологии работы в любом офисе делятся:
1) на фронтофисные (FrontOffice);
2) бэкофисные (BackOffice).
Первые направлены на обслуживание клиента, вторые – на внутреннюю жизнь компании, ее партнеров.
Автоматизацию различных внутриофисных работ с информацией можно подразделить на уровни. Предлагается следующая классификация.
1 уровень. Использование некоторых средств оргтехники (телефон, копир, факс) для передачи и размножения документов.
2 уровень. Использование компьютера для создания и распечатки документов с использованием стандартных офисных программ(пакета программ Microsoft Office).
3 уровень. Использование специально разработанных программ для офисных работ на отдельных компьютерах.
4 уровень. Использование локальной сети для связи между компьютерами и доступа к документам.
5 уровень. Использование специально разработанных сетевых версий программ для учета движения документов, товаров, связи между базами данных по локальной сети и т. д.
6 уровень. Использование удаленного доступа к сети Интернет для получения и передачи информации.
7 уровень. Использование выделенного доступа к сети Интернет для постоянного нахождения в сети в целях создания виртуального офиса.
Для автоматизации документооборота используются стандартные программы из пакета Microsoft Office (Word, Excel, Access) и специальное ПО – так называемые системы управления документами (СУД).
В качестве программ для работы с электронной почтой используются программы Outlook Express, Microsoft Outlook, The Bat и другие.
Для создания презентаций продукции широко используется программа Microsoft PowerPoint.
