Обновление управления, повышение его эффективности в первую очередь связывают с организацией информационно-статистической деятельности. Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и т.д. Обладание информацией означает обладание властью. Существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Хорошо информированные сотрудники более удовлетворены своей работой, чем плохо информированные.
Информация — а) это сведения о значимых фактах (лицах, действиях, организациях, событиях), которые служат основой для принятия решений о проведении административных, организационных мероприятий, а также для подготовки предложений и рекомендаций; б) данные, обладающие новизной для их потребителя и с которыми последний вступает в определенные отношения.
В философском понимании информация обеспечивает уменьшение или снятие неопределенности наших представлений об изучаемых явлениях (процессах) в результате получения сообщения (знака).
Управленческая информация – совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений.
Информационная работа — деятельность по обеспечению должностных лиц сведениями, необходимыми для решения возложенных на них задач.
Средства информационной работы — это совокупность документальных, технических и иных устройств, предназначенных для накопления, обработки, систематизации, хранения и выдачи информации.
Формы информационной работы — особенности документирования, накопления, сбережения, интеграции информационных данных в различных звеньях системы управления в целях рационального и эффективного осуществления управленческой деятельности.
Процесс информационной работы — это последовательная совокупность операций (регистрация, передача, накопление, хранение, обработка, выдача информации), позволяющая быстро найти в полном объеме нужные сведения, затребованные конкретными потребителями.
Качество информации — это степень развитости свойств информации, определяющая ее практическую пригодность для исследования. Качество информации зависит от следующих характеристик:
- достоверность;
- своевременность;
- полнота;
- важность.
Отбор информации — это результат просмотра материалов и документов, уточнения, дополнения и формализации информации.
Накопление информации — это результат интеграции, систематизации, уточнения и учета информации в определенных системах.
Хранение информации — это результат централизации, коррекции, обновления и сбережения банков данных.
Обработка информации — это результат преобразования (сортировка, группировка, обогащение, сравнение и т. д.) в формы, удобные для работы.
Выдача информации — это передача информации потребителю в режиме сигнального информирования или в соответствии с программой, указанной в запросе.
Способы отбора и рамки информационного поиска определяются с учетом:
- структуры и содержания изучаемой проблемы с выделением конкретных задач, подлежащих анализу;
- наличия смежных областей и проблем, в которых может находиться нужная информация;
- глубины ретроспективного поиска;
- видов документальных источников, необходимых для исследования.
Обработка информации — упорядочение собранных материалов путем их систематизации с целью сделать обозримыми, компактными, пригодными для анализа, т. е. приведения их к виду, когда фактические данные начинают «говорить».
Отбор и обработка материалов по теме исследования — это подготовительный этап процесса аналитической работы, на котором осуществляется поиск информации, проверка ее качественных характеристик, а также ее обработка с целью создания условий для правильной оценки исследуемых фактов, событий и явлений.
Документирование — это форма информационной работы, применяемая для закрепления результатов, получаемых в процессе управления деятельностью (справки, постановления, планы и т. п.).
Дела — форма информационной работы, предназначенная для систематизации документальных материалов.
2. Классификация информации. Информацию можно классифицировать по ряду позиций, в частности:
- по носителям (электронные, вещественные и т.д.);
- по направлению движения (входящая, исходящая);
- по источнику (внешняя, внутренняя);
- по содержанию (экономическая, правовая, техническая и др.);
- по спектру применения (одноцелевая, многоцелевая);
- по назначению (отчетная, оперативная);
- по возможности закрепления и хранения (фиксируемая на носителях, не фиксируемая (хранится в памяти людей);
- по роли в управлении (основная, вспомогательная);
- по степени готовности для использования (первичная, промежуточная, конечная);
- по степени важности;
- по полноте (частичная, комплексная);
- по предназначению (универсальная, функциональная, индивидуализированная);
- по характеру потребления (постоянная, переменная);
- по степени надежности (достоверная и вероятностная);
- по способам распространения (устная, письменная, комбинированная).
3. Требования к отбору информации:
- минимальная полнота по своему объему;
- предельная конкретность.
Основные качественные показатели управленческой информации:
- объективность – полученные результаты должны отражать реальное состояние дел, а личностный фактор должен быть минимизирован;
- точность – погрешности измерений должны быть такими, чтобы гарантировать значения истинных показателей в приемлемой точностью;
- полнота – источники информации должны перекрывать возможное поле получения результатов или корректно репрезентировать его;
- достаточност ь – объем информации должен соответствовать потребностям руководителя и быть достаточным для принятия того или иного решения;
- систематизированност ь (структурированность) – управленческая информация, полученная из различных источников относительно одного объекта, должна быть структурирована и систематизирована с учетом качества источников информации и информационных запросов руководителей;
- оптимальность обобщения – информация должна соответствовать тому уровню задач, который решает орган управления;
- оперативность (своевременность) – информация должна носить в большей степени управленческую, а не историческую ценность, т.е. соответствовать темам развития;
- доступность – возможность, реальность ее получения, оптимальная форма ее представления.