Информация в управлении

Обновление управления, повышение его эффективности в первую очередь связывают с организацией информационно-статистической деятельности. Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и т.д. Обладание информацией означает обладание властью. Существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Хорошо информированные сотрудники более удовлетворены своей работой, чем плохо информированные.

Информация — а) это сведения о значимых фактах (лицах, действиях, организациях, событиях), которые служат основой для принятия решений о проведении административных, организационных мероприятий, а также для подготовки предложений и рекомендаций; б) данные, обладающие новизной для их потребителя и с которыми последний вступает в определенные отношения.

В философском понимании информация обеспечивает уменьшение или снятие неопределенности наших представлений об изучаемых явлениях (процессах) в результате получения сообщения (знака).

Управленческая информация – совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений.

Информационная работа — деятельность по обеспечению должностных лиц сведениями, необходимыми для решения возложенных на них задач.

Средства информационной работы — это сово­купность документальных, технических и иных устройств, предназначенных для накопления, обработки, систематизации, хранения и выдачи информации.

Формы информационной работы — особенности документирования, накопления, сбережения, интеграции информационных данных в различных звеньях системы управления в целях ра­ционального и эффективного осуществления управленческой деятельности.

Процесс информационной работы — это последовательная совокупность операций (регистрация, передача, накопление, хранение, обработка, выдача информации), позволяющая быстро най­ти в полном объеме нужные сведения, затребо­ванные конкретными потребителями.

Качество информации — это степень развитости свойств информации, определяющая ее практическую пригодность для исследования. Качество информации зависит от следующих характеристик:

- достоверность;

- своевременность;

- полнота;

- важность.

Отбор информации — это результат просмотра материалов и документов, уточнения, дополнения и формализации информации.

Накопление информации — это результат интеграции, систематизации, уточнения и учета ин­формации в определенных системах.

Хранение информации — это результат централизации, коррекции, обновления и сбережения банков данных.

Обработка информации — это результат преобразования (сортировка, группировка, обогащение, сравнение и т. д.) в формы, удобные для работы.

Выдача информации — это передача информации потребителю в режиме сигнального информирования или в соответствии с программой, указанной в запросе.

Способы отбора и рамки информационного поиска определяются с учетом:

- структуры и содержания изучаемой проблемы с выделением конкретных задач, подлежащих анализу;

- наличия смежных областей и проблем, в которых может находиться нужная информация;

- глубины ретроспективного поиска;

- видов документальных источников, необходимых для исследования.

Обработка информации — упорядочение собранных материалов путем их систематизации с целью сделать обозримыми, компактными, пригодными для анализа, т. е. приведения их к виду, когда фактические данные начинают «говорить».

Отбор и обработка материалов по теме исследования — это подготовительный этап процесса аналитической работы, на котором осуществляется поиск информации, проверка ее качественных характеристик, а также ее обработка с целью создания условий для правильной оценки исследуемых фактов, событий и явлений.

Документирование — это форма информационной работы, применяемая для закрепления результатов, получаемых в процессе управления деятельностью (справки, постановления, планы и т. п.).

Дела — форма информационной работы, предназначенная для систематизации документальных материалов.

2. Классификация информации. Информацию можно классифицировать по ряду позиций, в частности:

- по носителям (электронные, вещественные и т.д.);

- по направлению движения (входящая, исходящая);

- по источнику (внешняя, внутренняя);

- по содержанию (экономическая, правовая, техническая и др.);

- по спектру применения (одноцелевая, многоцелевая);

- по назначению (отчетная, оперативная);

- по возможности закрепления и хранения (фиксируемая на носителях, не фиксируемая (хранится в памяти людей);

- по роли в управлении (основная, вспомогательная);

- по степени готовности для использования (первичная, промежуточная, конечная);

- по степени важности;

- по полноте (частичная, комплексная);

- по предназначению (универсальная, функциональная, индивидуализированная);

- по характеру потребления (постоянная, переменная);

- по степени надежности (достоверная и вероятностная);

- по способам распространения (устная, письменная, комбинированная).

3. Требования к отбору информации:

- минимальная полнота по своему объему;

- предельная конкретность.

Основные качественные показатели управленческой информации:

- объективность – полученные результаты должны отражать реальное состояние дел, а личностный фактор должен быть минимизирован;

- точность – погрешности измерений должны быть такими, чтобы гарантировать значения истинных показателей в приемлемой точностью;

- полнота – источники информации должны перекрывать возможное поле получения результатов или корректно репрезентировать его;

- достаточност ь – объем информации должен соответствовать потребностям руководителя и быть достаточным для принятия того или иного решения;

- систематизированност ь (структурированность) – управленческая информация, полученная из различных источников относительно одного объекта, должна быть структурирована и систематизирована с учетом качества источников информации и информационных запросов руководителей;

- оптимальность обобщения – информация должна соответствовать тому уровню задач, который решает орган управления;

- оперативность (своевременность) – информация должна носить в большей степени управленческую, а не историческую ценность, т.е. соответствовать темам развития;

- доступность – возможность, реальность ее получения, оптимальная форма ее представления.