Процесс контроля

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования.

Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые могут использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он или она принимают и еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно требует много времени. Такая система контроля может парализовать и дезорганизовать работу организации и будет скорее препятствовать, чем помогать достижению целей организации. В подобных ситуациях достигается высокая степень контроля, но процесс контроля становится неэффективным.

Увеличения экономической эффективности контроля можно добиться используя метод управления по принципу исключения (принципом исключения): система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап.

1. Ничего не предпринимать. Основная цель контроля - добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.

2. Устранить отклонения: устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и его причину. Т.к. большая часть работы в организации является результатом объединенных усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

3. Пересмотр стандартов. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, фактически, делают тщетными стремления рабочих и менеджеров достичь сформулированных целей и сводят на нет всю мотивацию.

Ньюмен сформулировал несколько рекомендаций для менеджеров, которые хотели бы избежать непреднамеренного негативного воздействия контроля на поведение сотрудников и, т.о., повысить его эффективность. Эти рекомендации таковы:

- устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемыми сотрудниками. Стандарты должны достаточно полно и объективно отражать работу сотрудников. Сотрудники должны понимать, чем и как они помогают своей организации в достижении ее интегральных целей. Если же сотрудники видят, что установленные стандарты контроля не полны и не объективны, то они могут игнорировать их и сознательно нарушать или же будут испытывать усталость и разочарование;

- устанавливайте двустороннее общение. Если у подчиненного возникают какие-либо проблемы с системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсудить их, не опасаясь что руководство обидится на это;

- избегайте чрезмерного контроля. Руководство не должно перегружать своих подчиненных многочисленными формами контроля, иначе это будет поглощать все их внимание, и приведет к полному беспорядку и краху.

- устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты. Можно мотивировать людей на работу для достижения только тех целей, которые они склоны считать реальными.

- вознаграждайте за достижение стандарта. Если работники не ощущают четкой взаимосвязи между результативностью и вознаграждением или чувствуют, что вознаграждение несправедливо, то их производительность в будущем может упасть.

Вопрос 13. Сущность, классификация и содержание методов управления организацией.

Метод управления — это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.

Слово «метод» греческого происхождения, в переводе означает способ достижения какой-либо цели. Через методы управления реализуется основное содержание управленческой деятельности.

Направленность методов управления ориентирована на системы (объект) управления (фирма, отдел, подразделение, компания и т.д.).

Содержание - это специфика приемов и способов воздействия.

Организационная форма - действиена конкретно сложившуюся ситуацию. Это может быть прямое (непосредственное) воздействие или косвенное (постановка задачи и создание стимулирующих условий).

В практике управления, как правило, одновременно применяют различные методы и их сочетание. Следует, однако, отметить, что в экономической литературе нет единого толкования содержания, объекта воздействия и классификации методов управления.

Отдельные авторы классифицируют методы управления в зависимости от их содержания, направленности и организационной формы, что отражает по сути административное, экономическое и социальное воздействие на управляемую систему. Другие характеризуют их по способам воздействия. Так или иначе, но все методы управления органически дополняют друг друга, находятся в постоянном динамическом равновесии.

Направленность методов управления всегда одна и та же - на людей, осуществляющих различные виды трудовой деятельности.

Мы исходим из того, что в конкретном методе управления определенным образом сочетаются (взаимодействуют) и содержание, и направленность, и организационная форма. В связи с этим можно выделить следующие методы управления:

• организационно-административные методы, основанные на прямых директивных указаниях;

• экономические методы, обусловленные использованием экономических стимулов;

• социально-психологические методы, применяемые с целью повышения социальной активности сотрудников.