double arrow

Функциональные и отраслевые системы документации

Вопрос

Документ. Классификация и функции документа

Вопрос

Тема 2 Документ, система документирования и документации

1. Документ. Классификация и функции документа

2. Функциональные и отраслевые системы документации

3. Основные пути совершенствования управленческой документации

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит – неотъемлемый элемент оформления любого официального документа.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности де­лятся на две большие группы.

Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руковод­ства предприятием (организацией) и его производственной деятель­ностью. Эти документы могут составлять работники всех подраз­делений предприятий.

Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются

1. По наименованию:

служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.

2. По содержанию:

- простые, отражающие один вопрос;

- сложные, охватывающие несколько вопросов

3. По месту составления:

-внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия)

-внешние (документы, по­ступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

4. По срокам исполнения:

- срочные, требующие исполнения в оп­ределенный срок;

- несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

5. По происхождению:

- служебные, затрагивающие интересы пред­приятия, организации;

- личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

6. По виду оформления:

подлинники, копии, выписки, дубликаты;

Подлинник— это подписанный и надлежащим образом офор­мленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия— повторное, абсолютно точное воспроизведение под­линника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в уста­новленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостове­рения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного доку­мента, а выпискаиз того или иного его раздела. При оформле­нии выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и орга­низациям предоставлено право в случае утери владельцем под­линного документа выдавать ему соответствующий дубликат(с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

7. По средствам фиксации:

письменные, графические, фото- кинодокументы и т.д.

8. Документы классифицируют в соответствии с их назначением на:

1) документы регламентации деятельности (уставы, положения, инструкции, правила);

2) документы по распорядительной деятельности (приказы, указания, решения, постановления, распоряжения);

3) документы накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады);

4) документы передачи информации (письма, телеграммы).

Среди функций документа выделяются общие и специфические.

К общим функциям относятся:

1. Информационная – любой документ создается для сохранения информации.

Данная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации. Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная. Социальная информация - это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях.

2. Коммуникативная – документ выступает в качестве средств связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между организациями.

У этой функции есть своя специфика - передача информации во времени и пространстве. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов - документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному - законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); - документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

3. Культурная – документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.

Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов (например, научно-техническая документация, произведения искусства). В них находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества на определенном этапе социальной эволюции. Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование - как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры.

К специфическим функциям документа относятся:

1. Управленческая – документ является инструментом управления (управленческие документы).

В управленческой функции также можно выделить две основные подфункции:

- стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности;

- обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли.

Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия.

2. Правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений (заключительные и нормативные акты, документы представляемые в суд).

Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.), акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.).

Сюда можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения. В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.). В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.

3. Историческая - документы выступают в качестве исторических сведений о развитии общества после того, как выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение.

В целом, следует отметить, что документ сочетает в себе несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, историческую). Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д.

Деятельность учреждений характеризуется системой документации – совокупностью документов, взаимосвязанных и взаимодействующих между собой и отражающих деятельность организации, предприятия, учреждения.

Общегосударственная система документации делится на:

1) функциональные (межотраслевые) системы документации (плановая, учетная, статистическая информация), которые включают в себя организационно-распорядительные документы, где фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, их подразделений и должностных лиц;

2) отраслевые системы документации, присущие той или иной отрасли. Они используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражает их специфику.

Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

В 1973 г. принята единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

ЕГСД – это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления.

Единая государственная система делопроизводства имеет 4 направления:

1) унификация и стандартизация;

2) рациональная организация документооборота и текущего хранения документов;

3) экономика, планирование и организация труда делопроизводственного персонала;

4) автоматизация, механизация управленческого труда.


Сейчас читают про: