Вопрос
Документ. Классификация и функции документа
Вопрос
Тема 2 Документ, система документирования и документации
1. Документ. Классификация и функции документа
2. Функциональные и отраслевые системы документации
3. Основные пути совершенствования управленческой документации
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Реквизит – неотъемлемый элемент оформления любого официального документа.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий.
Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
|
|
Документы классифицируются
1. По наименованию:
служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.
2. По содержанию:
- простые, отражающие один вопрос;
- сложные, охватывающие несколько вопросов
3. По месту составления:
- внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия)
-внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
4. По срокам исполнения:
- срочные, требующие исполнения в определенный срок;
- несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
5. По происхождению:
- служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации;
- личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
6. По виду оформления:
подлинники, копии, выписки, дубликаты;
Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
|
|
7. По средствам фиксации:
письменные, графические, фото- кинодокументы и т.д.
8. Документы классифицируют в соответствии с их назначением на:
1) документы регламентации деятельности (уставы, положения, инструкции, правила);
2) документы по распорядительной деятельности (приказы, указания, решения, постановления, распоряжения);
3) документы накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады);
4) документы передачи информации (письма, телеграммы).
Среди функций документа выделяются общие и специфические.
К общим функциям относятся:
1. Информационная – любой документ создается для сохранения информации.
Данная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации. Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная. Социальная информация - это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях.
2. Коммуникативная – документ выступает в качестве средств связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между организациями.
У этой функции есть своя специфика - передача информации во времени и пространстве. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов - документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному - законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы); - документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
3. Культурная – документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции.
Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов (например, научно-техническая документация, произведения искусства). В них находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества на определенном этапе социальной эволюции. Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование - как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры.
К специфическим функциям документа относятся:
1. Управленческая – документ является инструментом управления (управленческие документы).
В управленческой функции также можно выделить две основные подфункции:
- стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности;
- обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли.
Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.
В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия.
2. Правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений (заключительные и нормативные акты, документы представляемые в суд).
|
|
Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.), акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.).
Сюда можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения. В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.). В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.
3. Историческая - документы выступают в качестве исторических сведений о развитии общества после того, как выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение.
В целом, следует отметить, что документ сочетает в себе несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, историческую). Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д.
Деятельность учреждений характеризуется системой документации – совокупностью документов, взаимосвязанных и взаимодействующих между собой и отражающих деятельность организации, предприятия, учреждения.
Общегосударственная система документации делится на:
1) функциональные (межотраслевые) системы документации (плановая, учетная, статистическая информация), которые включают в себя организационно-распорядительные документы, где фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, их подразделений и должностных лиц;
|
|
2) отраслевые системы документации, присущие той или иной отрасли. Они используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражает их специфику.
Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.
В 1973 г. принята единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).
ЕГСД – это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления.
Единая государственная система делопроизводства имеет 4 направления:
1) унификация и стандартизация;
2) рациональная организация документооборота и текущего хранения документов;
3) экономика, планирование и организация труда делопроизводственного персонала;
4) автоматизация, механизация управленческого труда.