Управление документацией

Один из основателей документационной науки Поль Отле писал: «Документация не организуется самопроизвольно... Организовать документацию — значит обеспечить ее" всем тем, что необходимо для правильного её функционирования: доку­ментами, техническим оборудованием, точными инструкция­ми, персоналом...»². Иначе говоря, документация нуждается в управлении. Особенно актуальной эта проблема стала во вто­рой половине XX столетия в связи с резким увеличением объ­ёмов документированной информации.

Между тем учёные и специалисты различных стран и раз­ных сфер информационно-документационной деятельности пока не пришли к единому мнению относительно содержания самого понятия «управление документацией». Одним из наи­более авторитетных является определение, предложенное Ме­ждународным советом архивов, рассматривающим управление документацией в качестве «области общего административно­го управления, направленной на экономное и эффективное создание, использование и хранение документов в течение их жизненного цикла»³.

В различных странах управление документацией организо­вано по-разному. Однако практика работы с документами, а также международные связи и рекомендации международных организаций (ЮНЕСКО, Международный совет архивов, ИСО

¹ Отечественные архивы. 2004. №2. С. 10; Алексеева Е. В., Афа­насьева Л. П., Бурова Е. М. Архивоведение. М., 2002. С. 179-182.

² Отле Поль. Руководство к администрированию. М.-Л.: Изд-во «Техника управления», 1931. С. 13.

³ Цит. по: Ларин М. В. Управление документацией: теория и прак­тика // Делопроизводство. 2001. № 1. С. 9.

Документоведение

и некоторые другие) обусловили ряд общих черт и тенденций. Как правило, в развитых странах основные функции по управ­лению документацией выполняют соответствующие государ­ственные органы. К примеру, управление документацией ад­министративного характера обычно тесно связано с архивны­ми службами.

Можно выделить несколько уровней управления докумен­тацией. В нашей стране на федеральном уровне это управле­ние осуществляется Президентом и Правительством РФ, оп­ределяющими единую государственную политику в сфере информации и документации. Однако применительно к кон­кретным документным ресурсам и сложным комплексам до­кументированной информации (архивная, библиотечная, на­учно-техническая и другие) управление имеет свои особен­ности.

Так, непосредственное управление архивной документаци­ей в Российской Федерации осуществляется архивными орга­нами, возглавляемыми Федеральным архивным агентством Министерства культуры и массовых коммуникаций (Росархи-вом). Будучи федеральным органом исполнительной власти, Росархив выполняет функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архив­ного дела, контролем за сохранностью, комплектованием и ис­пользованием документов Архивного фонда Российской Феде­рации. Он осуществляет также «согласование перечней доку­ментов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им орга­низаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федераль­ных органов государственной власти»¹.

Федеральное архивное агентство выполняет свои функции непосредственно и через подведомственные ему организации, к числу которых относятся федеральные государственные ар-

¹ Положение о Федеральном архивном агентстве. Утв. постанов­лением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. [Электронный ре­сурс]. — Режим доступа: Ьйр://§оуеттеп1. §оу. га/тЛех. Ыт1, сво­бодный.

Документная деятельность

хивы, центры хранения документации, научные учреждения (в частности, ВНИИДАД) и другие.

Росархив действует в контакте с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными ор­ганизациями. К примеру, плодотворным является его сотруд­ничество с органами стандартизации, метрологии и серти­фикации, осуществляющими государственное управление стандартизацией в РФ, в том числе в области документации. Росархив, в частности, осуществляет экспертизу проектов на­циональных стандартов в области архивного дела и докумен-тационного обеспечения управления.

На уровне субъектов Российской Федерации управление архивным делом осуществляется местными органами власти, в структуре которых имеются соответствующие органы, кото­рые разрабатывают и утверждают нормативно-методические документы, определяющие работу местных архивных служб.

В муниципальных образованиях управление архивной до­кументацией осуществляют органы местного самоуправления.

В управлении административной документацией важную роль играют органы ведомственного управления (т. е. все вы­шестоящие органы в отношении всех подчинённых им орга­нов), осуществляющие функции по созданию ведомственных архивов, принимающие меры по организации работы с доку­ментами, утверждению инструкций по делопроизводству в системе подчинённых органов. К примеру, Министерство фи­нансов РФ определяет формы бухгалтерского учёта и отчётно­сти в Центральном банке РФ и кредитных организациях, Фе­деральная комиссия по рынку ценных бумаг устанавливает по­рядок и сроки хранения документов акционерных обществ и т. д.

На уровне организации, учреждения, предприятия для управления документацией создаются специальные струк­турные подразделения — управления делами, канцелярии, общие отделы, либо эту работу выполняют секретари учреж­дения, структурного подразделения и т. п. В последнее время в связи с широкомасштабным использованием новых инфор-

Документоведение

мационных технологий управление документацией становит­ся важнейшей органической частью управления информаци­онными ресурсами организации— информационного ме­неджмента.

Таким образом, в организационной структуре управления документацией в нашей стране прослеживается как отрасле­вой, так и территориальный принцип. Вместе с тем отсутству­ет орган, который бы в полном объёме осуществлял управле­ние документацией. В результате функции по государственно­му регулированию даже в сфере документационного обеспече­ния управления в РФ рассредоточены и не скоординированы. Отсутствует также и закон, который бы регулировал весь ком­плекс вопросов по управлению документацией в стране.

Тем не менее к настоящему времени создана определённая нормативно-методическая база, представляющая собой сово­купность законов, нормативных правовых актов и методиче­ских документов, регламентирующих основные процессы соз­дания, обработки, хранения и использования документов. Она включает:

— законодательные акты РФ в сфере информации и доку­ментации, прежде всего Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», а также Федеральные законы «Об участии в международном информационном об­мене», «О государственной тайне», «Об электронной цифро­вой подписи», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О музейном деле» и другие;

— Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ;

— правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ;

— правовые акты нормативного и инструктивного харак­тера, методические документы по делопроизводству учрежде­ний, организаций, предприятий;

— Государственные стандарты на документацию, Унифи­цированные системы документации, Общероссийские класси­фикаторы технико-экономической и социальной информации и некоторые другие документы нормативно-правового и мето­дического характера.

Документная деятельность

Наблюдающийся в последнее время комплексный подход к решению многих проблем российского общества благотворно сказывается и на информационно-документационной сфере. Примером может служить утверждённая в 2002 г. постановле­нием Правительства РФ Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 гг.)». Согласно этой про­грамме органы государственной власти и многие органы мест­ного самоуправления (более половины городов с населением свыше 50 тыс. чел.) должны перейти к электронному докумен­тообороту и придать своим документам более открытый ха­рактер. Программой предусматривается также перевод в элек­тронную цифровую форму большей части документооборота между хозяйствующими субъектами, органами государствен­ной власти и органами местного самоуправления (в среднем до 65 % внутри ведомств и до 40 % в межведомственном оборо­те). Всё это будет способствовать оптимизации процессов управления документацией.

Отдельные субъекты РФ разрабатывают и принимают соб­ственные программы перехода к документообороту в элек­тронной среде, наподобие «Комплексной программы движения Москвы к информационному обществу»'.

Проблемы управления документацией решаются и в зару­бежных странах. В частности, в США с 1950 г. действует'зако­нодательство по управлению федеральной документацией, а в системе Национального архива имеется специальное подраз­деление, занимающееся этими вопросами. В Австралии принят Национальный стандарт по управлению документами, в Вели­кобритании— правительственная программа по совершенст­вованию управления документацией².

В 2001 г. разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией— ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документацией».

¹ Тихонове.И., Юшин И.Ф. Будут ли в «электронной» России электронные архивы? // Отечественные архивы. 2002. № 5. С. 12-14.

² См.: Ларин М. В. К вопросу о разработке концепции Федераль­ного закона «О документационном обеспечении управления» // Дело­производство. 2001. № 2. С. 3-6.

Документоведение

Его появление обусловлено изменившимися реалиями в мире, формированием не только единого информационного, но так­же и экономического пространства, единого рынка целого ряда развитых стран, расширения деятельности транснациональных корпораций. На основе ИСО 15489 в ряде стран мира осущест­вляется подготовка национальных стандартов по управлению деловой документацией.

Заметную роль в разработке глобальной информационной политики играет Международная федерация по информации и документации, выросшая из Международного библиографиче­ского института, созданного ещё в 1895 г. Полем Отле и Анри Лафонтеном. Россия в этой Федерации представлена Всерос­сийским институтом научной и технической информации (ВИНИТИ). '

Самой влиятельной и представительной международной неправительственной организацией в области архивного дела, объединяющей специалистов более 140 стран мира, является Международный совет архивов (МСА). К числу основных его целей и задач относятся: развитие всех аспектов управления архивами и документацией, профессиональная подготовка ар­хивистов, совершенствование исследований в области архив­ной теории и практики, разработка и внедрение стандартов¹.

В 1970 г. по аналогии с МСА был создан Международный совет по управлению документацией, в который вошло свыше 30 стран.