Вопрос
Цели и задачи службы ДОУ
Вопрос
Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
- контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота, количества форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства — совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
- правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
1. законами РФ;
2. государственными и отраслевыми стандартами;
3. общероссийскими классификаторами;
4.государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;
5. инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия. Законы РФ:
Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней; Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" — устанавливает основы придания юридического значения электронным документам; Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 "О государственной тайне" - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее; Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.1994 № 52-ФЗ) — содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений; Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.2001 № 197-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;
Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) — устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией; Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.1993 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:
- упорядочение документооборота;
- сокращение количества документов;
- повышение качества документов;
- нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;
- совершенствование работы аппарата управления;
ГОСТ 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. Стандарт устанавливает:
состав реквизитов;
расположение реквизитов на листе бумаги;
требования к тексту и бланкам документов.
Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми. В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики. Общероссийские классификаторы:
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) — содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
Государственные инструкции по делопроизводству: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68 содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов;
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 — устанавливает сроки хранения документов. На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.
Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:
- общие положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;