Рассмотрим организацию и методика проверки представительских расходов

У всех налогоплательщиков в течение отчетного (налогового) периода в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, могут включаться представительские расходы.

Проверка представительских расходов осуществляется в следующем порядке:

- проверяется наличие представительских расходов на предприятии;

- проверяется состав представительских расходов;

- проверяется наличие документов, подтверждающих произведенные расходы;

- проверяется правильность отнесения представительских расходов к прочим расходам для целей налогообложения.

В бухгалтерском учете представительские расходы отражаются по дебету счета 26. По содержанию первичных документов налоговый инспектор проверяет какие расходы отнесены организацией к представительским.

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на проведение представительских мероприятий независимо от места проведения этих мероприятий. Как переговоры, так и заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика могут быть проведены в любом месте (как на территории РФ, так и за ее пределами).

Представительские мероприятия могут быть связаны:

1) с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

2) с официальным приемом и обслуживанием участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

К представительским расходам относятся:

- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации - налогоплательщика, участвующих в переговорах (в приказах о проведении переговоров и об осуществлении соответствующих расходов следует указывать перечень лиц принимаемой организации и организации-налогоплательщика, участвующих в конкретных переговорах);

- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Следует отметить, что ограничение в 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда, имеет отношение только к представительским расходам организаций, осуществляющих предпринимательскую деятельность.

В том случае, когда некоммерческая организация осуществляет расходование средств целевых поступлений при осуществлении уставной деятельности на организацию мероприятий, схожих с представительскими мероприятиями (организация обедов, транспортного обслуживания и т.д.), имеет место не осуществление представительских расходов, а расходование средств на осуществление уставной деятельности некоммерческой организации.

Все указанные расходы принимаются для целей налогообложения только при наличии подтверждающих документов. Обязательно должна быть программа проведения деловой встречи, в которой расписаны все мероприятия, указаны участники встречи и приложена смета расходов.

К подтверждающим документам относятся:

- счета на оплату;

- товарные чеки;

- квитанции и т.д.

Для целей налогообложения представительские расходы принимаются в том периоде, в котором они были произведены.

Рассмотрим пример: расходы на оплату труда за 9 месяцев составили 1600000 руб. Представительские расходы за 9 месяцев составили 67000 руб., в том числе:

- расходы на проведение официального приема – 25000 руб.;

- транспортное обеспечение доставки представителей делегации к месту проведения мероприятия – 16000 руб.;

- буфетное обслуживание - 6000 руб.;

- организация отдыха на турбазе – 20000 руб.;

Все расходы отнесены организацией к прочим расходам и учтены при расчете налога на прибыль.

Инспектор обязан проверить документальную обоснованность произведенных расходов, проверить состав представительских расходов.

Определим состав представительских расходов согласно ст.264 НК РФ: 25000 + 16000 + 6000 = 47000 рублей

Расходы на отдых в сумме 20000 руб. отнесены к представительским расходам неправомерно.

Далее необходимо проверить, не превышена ли установленная норма. Определим норму представительских расходов:

1 600 000 х 4 % / 100 % = 64000 руб.

Представительские расходы в пределах нормы, поэтому завышение прочих расходов только на сумму расходов на отдых на турбазе – 20000 руб.

Выявленный факт необходимо отразить в акте выездной налоговой проверки и пересчитать налоговую базу по налогу на прибыль