Рассмотрим порядок проверки командировочных расходов

У всех налогоплательщиков к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, учитываемым в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций, относятся расходы на командировки. Данная группа расходов подразделяется на расходы, включаемые в прочие расходы в размере фактических затрат и на нормируемые расходы, принимаемые только в пределах установленных норм.

Из кассы предприятия работникам выдаются денежные средства в виде аванса на командировочные расходы и другие приобретения материальных ценностей. Инспектор проверяет наличие приказа, где утверждается круг лиц, которым могут быть выданы средства в подотчет. Проверяются также приказы о направлении работника в служебную командировку.

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Срок служебной командировки для работников определяется руководителем предприятия и не может превышать 40 дней, не считая время нахождения в пути. Срок служебной командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать 1 года.

Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

1) расходы по проезду;

2) расходы по найму жилого помещения;

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ.

┌────────┐

Форма по ОКУД │Код 0310002│

___________ ООО «Заря» ________________________ по ОКПО │ │

организация ├────────┤

└────────┘

	Номер документа	Дата составления
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР	25	12.04.2004г.

Дебет		Сумма, руб. коп.	Код целевого назначе- ния
	Код струк- турного подразделения	Корреспонди- рующий счет, субсчет	Код анали-тического учета	Кредит
Цех №2	002	71		50	5000=

Выдать _________ Васильеву И.П. _______________________________________________

фамилия, имя, отчество

Основание: __ на командировочные расходы, приказ № 14 ______________________

Сумма _____________________ Пять тысяч __________________ руб. _____ 00 ____ коп.

Приложение ____ копия приказа № 14 ___________________________________________

Руководитель организации __ директор _ ________ ___ Ларин С.А. ____

должность подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер ______________ ___ Литвинова С.О. _

подпись расшифровка подписи

Получил __________ Пять тысяч __________ руб. ____ 00 _________ коп.

«12» __ апреля 2004 _ г. Подпись __________

По __ паспорту РФ 53 00 123456 от 24.05.2000г. ОВД г. Н-ска ___________

наименование, №, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя

Выдал кассир ______________ ___ Ракова И.М. ______

подпись расшифровка подписи

Выдача денег в подотчет работникам организации проверяется по расходным кассовым ордерам, кассовой книги, журналу-ордеру № 7, в котором ведется учет по каждому подотчетному лицу.

После возвращения из командировки подотчетное лицо в 3-х дневный срок должно отчитаться – представить авансовый отчет с приложением подтверждающих произведенные расходы документов.

Инспектор проверяет правильность составления авансового отчета и правильность отнесения произведенных расходов на затраты для целей налогообложения.

Проверка авансовых отчетов проводится в следующем порядке:

1. Проверяется время фактического пребывания в командировке. Проверка проводится по командировочному удостоверению, где подотчетное лицо делает отметки о прибытии на место назначения и убытии. Указанные даты сверяются с датами проездных документов.

2. Проверяется наличие подтвержденных документов (проездные документы, счета за гостиницу, квитанции за телефонные переговоры, квитанции за платную стоянку автомашин, товарные чеки и т.п.);

3. Проверяется состав произведенных расходов.

4. Проверяется правильность отнесения расходов по нормам.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ № 15 от 18.04.2004г. (оборотная сторона формы)

№ п/п	Документ, подтверждающий произведенные расходы	Наименование документа (расхода)	Сумма расхода	Дебет счета, суб-счета
По отчету, в руб. коп.	Принятая к учету, в руб. коп.
дата	№
1 2	13.04.04 16.04.04.	0012, 0048	Ж/д билеты, туда и обратно	800-00 800-00	1600-00
3	15.04.04.	34	Счет за гостиницу	2800-00	2800-00
4	16.04.04.	-	Суточные за 4 дня	1200-00	1200-00
			Итого	5600-00	5600-00

Подотчетное лицо _________________ ___ Васильев И.П. ______

подпись расшифровка подписи

Согласно статье 264 НК РФ к прочим расходам в размере фактических затрат (при условии документального подтверждения расходов) относятся следующие расходы на командировки:

а) проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

б) наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

в) оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

г) консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Также к прочим расходам относятся суточные, выплачиваемые за каждый день нахождения в командировке в размере определенном в учетной политике организации.

Если денежные средства выдавались на приобретение материальных ценностей, то в ходе проверки авансового отчета необходимо проверить наличие следующих документов:

- товарные чеки;

- чеки ККТ;

- счета;

- накладные и т.д.

Необходимо проверить правильность оприходования материальных ценностей и списания их на затраты производство.

В случаях выявления нарушений необходимо пересчитать налоговую базу по налогу на прибыль. Результаты проверки отражаются в акте проверки.