Алгоритмизация процесса подготовки и проведения разных видов делового общения

Проработка вопросов стратегии и тактики использования различных видов делового общения осуществляется путем планирования реализации поставленных конечных целей и решения промежуточных задач, направленных на достижение этих конечных целей.

Рассмотрение двух алгоритмов - алгоритма организации делового приема (рис. 6) и делового совещания (рис. 7) позволяет раскрыть как специфические особенности каждого из этих алгоритмов, так и общие принципы их построения, позволяющие создать обобщенный, базовый алгоритм. Он представляется довольно сложным и громоздким, запомнить его трудно. Поэтому рекомендуется обратить внимание на те общие, типовые блоки, в которые объединяются отдельные группы операций. Таким образом, вся процедура организации того или иного вида общения может быть представлена в виде типовой блок-схемы (рис. 8).

Эта схема могла бы показаться тривиальной, если бы не ее четвертый, конечный блок - подведения итогов, анализа и оценки результатов и принятия новых решений. Присутствие на схеме этого блока обязывает нас в каждом конкретном случае не забывать сразу же после завершения встречи, делового приема, деловых переговоров выполнять те процедуры, которые этим блоком предусмотрены. Если проведенная встреча, деловой прием или переговоры способствовали решению поставленной промежуточной задачи, необходимо принимать решение о незамедлительном переходе к решению следующей задачи, тем самым не только сокращая время, затрачиваемое на процедурные вопросы, но и сокращая интервалы между решением промежуточных задач, обеспечивая быстрый переход от одной стадии делового взаимодействия к следующей.

Словесное описание алгоритма представляет собой сценарий организации подготовки и проведения конкретного вида делового общения.

Составление алгоритма важно с точки зрения методического подхода к определению необходимых и целесообразных процедур и последовательности их выполнения. Но в реальной практике при организационном обеспечении различных видов делового общения мы имеем дело не с алгоритмами, а с планами и графиками их подготовки и проведения. Каждый из видов общения при планировании и проведении называют мероприятием.

Предварительно составленный алгоритм служит инструментом проигрывания ситуаций и наглядного представления о ходе предстоящего его проведения и в то же время позволяет предусмотреть все пункты плана, ничего при этом не упустив.

План подготовки и проведения мероприятия по соответствующей форме (рис. 9) утверждается руководителем учреждения, которое является инициатором и наиболее заинтересовано в его проведении, и с момента его утверждения и введения в действие становится обязательным для указанных в нем исполнителей. Если алгоритм представляет собой научно-методическую разработку, то план подготовки и проведения мероприятия является организационно-распорядительным документом, обязательным для упомянутых в нем лиц.

Для повышения степени распорядительности план может быть введен в действие приказом руководителя учреждения. В этом случае приказ строится по следующей схеме: в преамбуле указывается, в связи с чем проводится то или иное мероприятие и его цель, а в официальной части (приказной) указывается вид мероприятия, дата и место проведения. Отдельным пунктом приказа утверждается персональный состав оргкомитета и/или рабочей группы (приводится в приложении 1 к приказу), план подготовки и проведения (приложение 2 к приказу). В последнем пункте приказа указывают, кто осуществляет контроль за его выполнением. Обычно контроль осуществляет один из заместителей руководителя учреждения. Но в отдельных случаях руководитель учреждения, придавая особое значение намеченному мероприятию, оставляет контроль за собой, что отмечается в приказе.

Если к моменту подготовки приказа готова содержательная программа мероприятия и дальнейшая корректировка ее не предвидится, то ее целесообразно также включить в приказ в качестве еще одного приложения.

Надо иметь в виду, что оргкомитет является коллегиальным представительным органом, главная задача которого - компетентное рассмотрение и утверждение содержательной программы мероприятия и плана его подготовки и проведения. Оргкомитет не осуществляет непосредственной, практической работы по подготовке и проведению запланированного мероприятия (в редких случаях член оргкомитета включается в план в качестве ответственного лица за выполнение конкретного пункта плана). В ходе подготовки мероприятия оргкомитет может собираться один-два раза.

Ответственность за организацию подготовки мероприятия несет руководитель заинтересованного учреждения. Всю непосредственную практическую работу выполняют выделенные приказом по учреждению рабочие группы, действующие от имени оргкомитета по утвержденному плану. Это исключительно важный момент в организации мероприятия. Надо учитывать, что оргкомитет собирается редко, тогда как подготовка мероприятия обычно требует каждодневной работы. К тому же чаще всего члены оргкомитета являются представителями сторонних, а иногда и вышестоящих организаций, они не подчинены руководителю учреждения, которое это мероприятие проводит, и ему удобнее руководить своими людьми, направлять и контролировать их деятельность. В то же время работники учреждения не менее, чем члены оргкомитета, заинтересованы в успешном проведении запланированного мероприятия.

В тех учреждениях, где регулярно проводятся мероприятия по деловому общению, такие, как семинары, конференции, встречи, приемы и другие, целесообразно обобщать накопленный опыт в виде инструктивно-методических документов, с тем, чтобы каждый раз не начинать эту работу с нуля. В такого рода документах полезно поместить типовые планы подготовки и проведения мероприятий, типовую форму приказа и приложений к нему, что позволит экономить время и исключить упущения при проведении в будущем подобных мероприятий.