Оформление деловых писем и других оперативно- и справочно-информационных документов

Вопрос 8. Оформление решений

Вопрос 7. Оформление постановления

Вопрос 6. Оформление указаний

Указание– распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти и управления, других вышестоящих организаций по вопросам информационно-методического характера, связанных с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методики прочих руководящих документов.

Руководители низовых организаций, предприятий, фирм на правах единоначалия также имеют право на издание указаний при оформлении решений по оперативным и административным вопросам (командирование сотрудников, наложение взысканий и т.д.).

Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположения реквизитов.

В констатирующей части может быть дан пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается данный документ (Указ Президента РФ).

Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ.

Если согласно законодательству адресата нельзя обязывать выполнять действия, так как он не входит в число подчиненных организаций, то распорядительную часть начинают словом ПРЕДЛАГАЮ.

Постановление является правовым актом, принимаемым высшими федеральными органами государственной власти, некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) и властными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами.

Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органов общественных организаций по важнейшим вопросам их деятельности.

Оформление бланков и реквизитов постановлений органов исполнительной власти всех уровней управления должно отвечать рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Решение представляет собой правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, комитетов, общественных организаций, учебных советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

По форме и структуре решения оформляются аналогично постановлению.

Вопрос 9. Понятие и классификация деловых писем.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи между организациями.

Деловое (или служебное) письмо - обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.

К категории деловых писем относятся также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяют в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они пересылаются также с помощью факсимильной связи и электронной почты.

Письма классифицируются по функциональному призраку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные и т.д.

Классификация по функциональному признаку:

— Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, которые носят распорядительный характер.

— В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие запросы используются для подготовки и заключения сделок.

— Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее сообщений или оговоренных условий.

— Оферта – письменное предложение одного лица (оферта) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

— Рекламация - коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и возмещения убытков. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.

— Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Сопроводительное письмо является средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

— Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей.

— Письма-извещения - письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинается со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

— Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах может говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

— Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем исполнении.

— Информационные письма – это письмо-извещение, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большей значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывается руководителем организации.

— Письма-приглашения могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки.

— Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров и услуг. В письме должна быть приведена четкая и полная информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

— В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководителю организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

По структурным признакам – письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким – либо нормативным документом. Нерегламентированные (нестандартные) письма представляет собой текст, реализованный в виде формально-логичного изложения или этикетного текста.

По месту составления – письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправленную (исходящую) корреспонденцию.

По способу фиксации информации – письма бывают рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

По срокам исполнения – письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также резолюцией руководителя организации.

По степени сложности – письма классифицируются на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, а в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности – различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и.др.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

По степени обязательности – письма бываютинформационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организации, и директивные – обязательные для исполнения.

По степени хранения – письма делятся на письма постоянного и временного хранения. Письма временного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.