Подтверждение

Напоминание

Отправка документа

Вопрос 10. Оформление делового письма.

Для составления писем используется специальный бланк письма. В письмах название вида документа не указывается. Письмо оформляется как минимум в двух экземплярах.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «дата»; «номер»; «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (если письмо является ответом); «заголовок к тексту», изложенный одной фразой и отвечает на вопрос «О чем?».

В письмах правильно должны быть указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма): фирма, структурное подразделение, должность, фамилия и инициалы, почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.

Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.

Начала письма может иметь следующие варианты обращения:

· «Уважаемый Владимир Николаевич!»;

· «Господин Зорин!»;

· «Игорь Леонидович!»;

· «Уважаемый г-н Зорин».

· «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

Большинство писем продолжаются далее словами:

· «В связи с….»;

· «Согласно контракту от…№..»;

· «Нами рассмотрены Ваши предложения»;

· «В соответствии с Вашей просьбой…» и т.д.

В письмах используют следующие формы изложения:

· От первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);

· От первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);

· От третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).

В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:

· Отправляем Вам…

· Направляю Вам…

· Высылаем Вам…

· Напоминаем Вам, что…

· По истечении….срока предложение нашей фирмы теряет силу.

· Концерн…подтверждает получение…

· Подтверждаю, что партия ТНП получена…