Понятие документооборота

Оборот

Документо- 500 1000 3000 5000

Годовой Общая численность работников промышленного предприятия, чел.

5000 2 2 2

10000 4 6 6 7

20000 8 9 10

30000 13 14 15

40000 18 19 20

50000 24 25 26

Форма делопроизводства может быть следующих видов:

· Централизованная – все работы с документами производятся в одном месте. Эффективна в организациях с небольшим документооборотом

· Децентрализованная – работы ведутся в структурных отделах, где как минимум один работник исполняет все работы с документами

· Смешанная – часть работ ведётся централизовано (первичная обработка, регистрация), а часть в структурных отделах (хранение, исполнение, подготовка к сдаче в архив).

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или созда­ния до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

· прохождение документов должно быть оперативным. Что­бы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выпол­нять параллельно (например, копирование и раздача копий до­кумента лицам, в исполнении которого они участвуют одновре­менно, и т. д.);

· каждое перемещение документа должно быть оправдан­ным, необходимо исключить или ограничить возвратные пере­мещения документов;

· порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документообо­рота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (прак­тики называют эти документы соответственно входящими, ис­ходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитывают­ся при организации документооборота, являются:

· объем потока, который определяется количеством доку­ментов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

· структура потока, определяемая разновидностью докумен­тов, авторством и другими классификационными признаками;

· режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью по­лучения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных про­цессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрут­ные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.