Прохождение исходящих документов

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, от­каз на соответствующую просьбу или предложение адресатами инициативные письма самой широкой тематики, требующие от­ветной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

1. составление проекта документа, его распечатка;

2. согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

3. подписание (утверждение) документа;

4. регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, на­правив копии проекта заинтересованным организациям и ли­цам. Их обоснованные замечания учитываются, документ пере­печатывается.

Подготовленный проект документа представляется секрета­рю-референту для проверки правильности оформления, нали­чия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформ­ленный документ возвращается исполнителю. Проект докумен­та вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руково­дителю на подпись. Исправленные руководителем проекты до­кументов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые до­кументы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправ­лений, составляют список на заказную почту и сдают в отделе­ние связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией документы дол­жны быть отправлены в день их поступления.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подго­товка проекта документа, перепечатка, согласование, визирова­ние, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохож­дения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с мар­шрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, рас­поряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя ко­торого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секре­таря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя ру­ководителя организации или структурного подразделения, свод­ки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.