Работа с конфиденциальными документами

К служебным документам конфиденциального характера от­носятся документы, содержащие информацию закрытого харак­тера.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданс­кому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную ис­пользуемую в организации информацию, обладающую реаль­ной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинте­ресованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для сво­бодного ознакомления с нею.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных до­кументов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных — начальником канцелярии.

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия:

· работа с конфиденциальными документами должна про­изводиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется огра­ниченному числу сотрудников;

· выдача конфиденциальных документов во временное
пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производит­ся под роспись сотрудника;

· передача документов с грифом «конфиденциально» в дру­гое учреждение (а внутри организации из подразделения в под­разделение) производится только с разрешения соответствую­щего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других докумен­тов — в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запер­тых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией).

По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких докумен­тов немедленно сообщается ответственному руководителю.

Руководители подразделений должны обучать своих подчи­ненных правилам обращения с конфиденциальными докумен­тами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственно­сти в соответствии с законодательством.