Службы информационного обеспечения. (вопрос 1)

Информационная система. (вопрос 1)

Документирование информации подводит к одному из фундаментальных понятий информационного обеспечения – информационным системам.

Понятие информационной системы, так же как и понятие информации и документа многогранно и имеет несколько определений в зависимости от подхода (точки зрения).

В нормативно-правовом смысле, информационная система определяется как «организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе и с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы». [2].

В технологическом плане факт использования средств вычислительной техники в информационных системах и обеспечения автоматизации решения каких-либо задач подводит нас к понятию автоматизированная информационная система – «система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций» [6].

Практика создания и использования ИС в различных сферах деятельности позволяет сформулировать определение, которое более полно отражает все аспекты их сущности.

Информационная система – организованная совокупность программно-технических и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально-определенных групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определенной предметной области, поиск и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей – абонентов системы.

Подчеркнем, что информационные системы, в которых сбор, представление, хранение и обработка информации осуществляется с помощью компьютерной техники, являются автоматизированными, или сокращенно АИС.

АИС являются неотъемлемой частью современного инструментария информационного обеспечения различных видов деятельности и наиболее бурно развивающейся отраслью индустрии информационных технологий.

Таким образом, АИС являются основным средством, инструментарием решения задач информационного обеспечения. Соотношение понятий, связанных с информационным обеспечением, можно отобразить в виде схемы, приведенной на рис. 1.1.

Технологическое и организационно-штатное воплощение информационного обеспечения может осуществляться в трех формах:

- служба документационного обеспечения управления (Сл. ДОУ);

- информационная служба;

- экспертно-аналитическая служба.

Рис. 1.1. Схема понятий информационного обеспечения.

Служба документационного обеспечения управления является, традиционной организационно-штатной и технологической структурой, которая в обобщенном виде реализует следующие функции:

- организацию и обеспечение делопроизводства и документооборота; (Заметим, что делопроизводство представляет совокупность работ по регламентированию деятельности учреждений и по организации документов в них. Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки.)

- документационное обеспечение подготовки и осуществления управленческих решений через организацию и контроль выработки и согласования организационно-распорядительных и информационно-справочных документов;

- внутренний мониторинг (контроль реализации управленческих решений, оценка их результатов посредством отслеживания прохождения документов).

Информационная служба (отдел автоматизации, вычислительный центр и т.д.) в общем виде обеспечивает решение следующих задач:

- сбор недокументированной и документированной информации из внешних источников, необходимой для поддержания управленческих и технологических процессов;

- внешний мониторинг (выявление и анализ управленческих проблем, возникающих по внешним причинам);

- информационное оповещение и удовлетворение информационных потребностей управленческих и технологических структур;

- внутренний мониторинг (статистика, отчетность, оценка результатов деятельности).

Экспертно-аналитическая служба (группы экспертов, советников, консультантов, аналитиков) привлекается для решения следующих проблем:

- анализа различных управленческих, производственных ситуаций;

- выработки альтернатив управленческих решений;

- прогнозирования последствий управленческих решений.