Организация и контроль исполнения управленческих решений

Принятием решения, как известно, не заканчивается цикл процесса управления. Следующим этапом является организация выполнения решения. Как показывает практика, это наиболее слабая сторона управленческой деятельности. Организовать реализацию принятого решения – значить разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения полномочий и ответственности, а также установить взаимосвязи между различными видами работ.

Основные этапы реализации решений:

· оформление решения в виде приказа или распоряжения, где указывается программа действия для выполнения данного решения со сроками и исполнителями; своевременное доведение решения до исполнителей;

· организационная работа по выполнению решения: материально-техническое обеспечение, подготовка и переподготовка кадров и т. д.

· контроль за выполнением решения. Система контроля должна быть направлена не столько на выявление виновных в невыполнении решений, сколько на то, чтобы достичь их своевременного выполнения.

Пути совершенствования организации выполнения решений:

· повышение уровня мотивации исполнителей принятого решения, а это возможно лишь в случае если решение отражает и их интересы;

· своевременное внесение корректив в принятое решение, если практика показывает его издержки.

Теорией и практикой разработаны подходы к организации исполнения решений, которые могут использо­ваться в качестве принципов или ориентиров. Это зависит от многих факторов. Но как бы ни использовались изложенные ни­же положения, их знание помогает руководителю организовать исполнение решения.

Прежде всего руководитель должен разделить общую прог­рамму действий на отдельные участки (групповые задания) конк­ретным исполнителям (планирование реализации решения). За­тем процесс организации выполнения решения включает три взаимосвязанных этапа:

· доведение задач до сознания исполните­лей;

· подготовку исполнителей к выполнению задания (организа­ция исполнения);

· побуждение исполнителей к его добросовест­ному выполнению (мотивация).

При доведении задач стремятся к тому, чтобы исполнители четко представляли: что, когда, каким образом, в каких условиях, какими силами и средствами, к какому сроку, с какими количест­венными и качественными показателями необходимо делать.

Для лучшего восприятия задания сначала разъясняется об­щий замысел решения проблемы, стоящей перед коллективом. Глубокое и однозначное его понимание - исходное условие усво­ения индивидуальной задачи. Далее следует показать место каж­дой задачи в общей работе, взаимные связи с другими заданиями. Наконец, разъясняется цель, т.е. предполагаемый результат тру­да, предоставляемые в распоряжение исполнителя средства тру­да, указываются сроки завершения, критерии оценки результа­тов. Особое внимание обращается на возможные трудности, пути их преодоления, правила безопасности труда.

Для доведения задач до исполнителя применяются разные формы и методы: совещания и собрания, беседы, инструктирова­ние, показ образцов исполнения, изучение документов и др. На собраниях и совещаниях с докладом обычно выступает тот началь­ник, который принял решение, но это не всегда целесообразно. Авторитет начальника, от имени которого объявлено решение, создает своеобразный психологический барьер для свободного об­суждения путей выполнения решения. Лучше, если с сообщением выступит человек, к которому исполнители относятся с достаточ­ным уважением, как к специалисту, хотя он не является ни их на­чальником, ни автором решения. Автору решения лучше не вклю­чаться в дискуссию, какие бы формы она ни приобретала. Чем ост­рее проходит дискуссия, тем лучше выявляются сомнения подчи­ненных, «подводные камни», которые автору трудно было предвидеть. Материалы обсуждения тщательно анализируют, иногда про­водят беседу с некоторыми выступившими оппонентами.

После заслушивания всего спектра мнений, желательно вы­ступить руководителю с изложением программы действий, учи­тывая результаты состоявшегося обсуждения. При этом следует акцентировать внимание на замечаниях, которые были учтены.

Инструктирование проводится накануне начала практичес­ких работ. Общее правило при инструктировании: сообщать самое необходимое, без чего нельзя начать работу. Остальные сведения сообщать по мере приближения сроков выполнения со­ответствующих видов работ путем проведения дополнительного инструктирования.

Показ образцов исполнения как метод доведения задачи ис­пользуется, когда словесные объяснения недостаточно эффек­тивны. Формы реализации данного метода различны:

· наблюдение за работой опытного человека;

· кинофильм, деловые игры, видеозапись игры;

· обсуждение видеозаписи с повторной видеозаписью созда­ют деловую обстановку;

· тренировки (показ «как» и далее самостоятельное исполнение работ);

· упражнение (с целью отработки навыков, умения для вы­полнения работы).

Изучение документов относится к числу основных методов доведения задачи. Точность восприятия и передачи содержания по документу зависит от многочисленных факторов: как он составлен, в каком контексте предъявляется, каково самочувствие работника и т.д.