Вопросы. Ранее введенные данные нетрудно перегруппировать так, чтобы они соответствовали определенным требованиям

1. Перегруппировка данных
2. Консолидация данных
3. Управление рабочими листами и подготовка их к печати.

1. Перегруппировка данных.

Ранее введенные данные нетрудно перегруппировать так, чтобы они соответствовали определенным требованиям. При копировании, перемещении и удалении данных в Excel существуют некоторые особенности:

А) После вырезания (копирования) блока ячеек он не исчезает с экрана а выделяется пунктирным шрифтом в ожидании вставки

Б) Для вставки фрагмента,, помещенного в буфер не обходимо выделить левую верхнюю ячейку блока, а не весь блок.

В) Если не обходимо скопировать только некоторые атрибуты ячеек (только значения, только формулы, только формат) можно воспользоваться средством Правка/Специальная вставка, которое позволяет установить нужные атрибуты и установить связь между исходными и копируемыми ячейками (Вставить связь). Тогда все изменения в исходном диапазоне будут отражены в копии. То есть при этом копируются не значения а ссылки на ячейки, содержащие значения. Режим Специальная вставка позволяет также выполнить операции сложения, вычитания, умножения и деления над данными, уже находящимися в области, куда производится копирование и копируемыми данными.

Например:

Все изменения в данных на каждом складе автоматически отразятся в сводных данных, если данные во вторую таблицу были вставлены при помощи средства Специальная вставка/ Вставить связь.

1. Консолидация данных.

Консолидация это еще один способ группировки данных и подведения итогов.

Этот режим содержит необходимые команды для объединения таблиц или их частей, расположенных как на одном листе, так и на разных листах рабочей книги Excel. Различают консолидацию по категориям и консолидацию по расположению.

1) При консолидации по категориям будут объединены данные из нескольких таблиц имеющие одинаковые заголовки столбцов, независимо от того, в каком месте рабочего листа хранится этот столбец. Например, данные из столбца Суммы продаж Листа1 объединяются с данными Суммы продаж Листа2.

2) При консолидации по расположению будут объединены данные из одинаково расположенных столбцов. Например данные из диапазона B2:B10 листа1 объединяются с данными из диапазона B1:B10 листа B2.

Консолидация также позволяет выполнять различные операции над объединяемыми даннями, но помимо перечисленных операций для специальной вставки можно определять также Среднее, Максимум, Минимум, Количество значений, Отклонение и Дисперсию.

Средства консолидации современных табличных процессоров позволяют также объединять данные из различных файлов (кнопка Обзор окна Консолидация)

1. Управление рабочими листами книги Excel и подготовка их к печати.

А) Для добавления нового рабочего листа к книге необходимо выбрать Вставка/Лист

Б) Для удаления ненужного листа необходимо выбрать Правка/Удалить лист

В) Для переименования листа нужно дважды щелкнуть по имени листа

Г) Для перестановки листов в пределах одной рабочей книги необходимо перетаскивать название листа при нажатой клавише мыши.

Д) Для перемещения листа в другую рабочую книгу (другой файл Excel) не обходимо открыть оба файла, активизировать перемещаемый лист, выбрать Правка/ Переместить. При этом откроется диалоговое окно в котором можно указать куда перемещается или копируется лист.

Рабочий лист Excel в отличие от Word имеет большой размер и не может быть распечатан на одном листе. Для печати содержимое рабочего листа автоматически разбивается на страницы стандартного размера. При этом большие таблицы могут оказаться разорванными. Таким образом лист Excel должен быть подготовлен к печати. Для этого необходимо включить режим Вид/Разметка страницы. Если полученная разметка Вас не устроит можно изменить расположение данных на странице следующим образом:

1. Изменить ориентацию страниц Файл/Параметры страницы/ Страница
2. Изменить масштаб изображения данных на странице Файл/Параметры страницы/ Страница/ Масштаб
3. Изменить поля страницы Файл/ Параметры страницы/ Поля
4. Изменить разметку страниц, передвигая их мышью. При этом изменятся настройки данных так, что они будут помещаться на странице
5. Перегруппировать данные рабочего листа