Створення звіту за шаблоном

Способи створення звітів

Звіти створюються на основі таблиць або запитів.

В Access 2000 можна створювати звіти трьома способами:

· Використовуючи функцію авто звіт, тобто за зразком існуючого шаблону – в стовпчик або в рядок;

· За допомогою майстра створення звітів, який допомагає користувачеві створити структуру звіту, а саме – вибрати поля з інформацією для аналізу, згрупувати та відсортувати дані, створити макет звіту, задати параметри виду готового звіту, вибравши один з запропонованих стилів фону та задати параметри його друку. За допомогою майстра можна створити такі звіти: звіт відображення даних полів запиту або таблиці; звіт із згрупованими даними та проведеними підсумковими обчисленнями для кожної групи; звіти з діаграмами; поштові наклейки для розсилки кореспонденції;

· Проектуючи “вручну” з використанням набору інструментів конструктора звітів. Цей спосіб краще застосовувати лише для редагування існуючих макетів звітів, коли створений звіт не задовольняє користувача, оскільки проектування звіту від самого початку у вікні конструктора потребує від користувача значних умінь і навичок.

Для створення звіту потрібно на вкладці Отчеты вікна БД вибрати один із способів створення звіту:

Ø За допомогою ярликів Создание отчета в режиме конструктора або Создание отчета с помощью мастера;

Ø У діалоговому вікні, яке відкриється після натиснення кнопки Создать панелі інструментів.

У діалоговому вікні знаходяться елементи для вибору способу створення звіту за допомогою:

o функцій автозвіт (Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный),

o використовуючи майстер створення звіту (Мастер отчетов, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки);

o за допомогою конструктора звітів.

При створенні звіту можна скористатися такою послідовністю дій:

1. Визначити структуру звіту, тобто наявність полів та областей звіту, а також поділ на сторінки;

2. Зібрати потрібні дані. Найкраще для цього створити запит, у якому будуть відібрані та впорядковані дані, які мають брати участь у аналізі чи відображенні даних;

3. Сконструювати структуру звіту, тобто використовуючи майстер чи конструктор, розмістити необхідні елементи керування в проекті звіту, а також при потребі провести групування даних за певними ознаками;

4. Відформатувати елементи керування та області звіту, тобто задати відповідні параметри властивостям об’єктів.

1) Вибрати елемент Автоотчет: в столбец або Автоотчет: ленточный в діалоговому вікні Новый отчет.

2) У списку вікна Новый отчет вказати джерело даних – існуючий в БД об’єкт (таблицю чи запит), на основі якого повинен створюватися звіт. Автозвіт відображає усі поля об’єкту, тому перед створенням звіту на основі шаблону потрібно створити запит, у який увійдуть лише ті поля, дані яких повинні відобразитися у звіті.

3) Натисненням кнопки ОК вивести вікно з створеним за шаблоном звітом з назвою, ідентичною назві джерела даних.

4) Зберегти звіт при його закритті.