2014-02-03
1102
Планируемая группировка документов в дела закрепляется в номенклатуре в заголовках дел. Заголовки должны в обобщенном виде правильно и четко отражать состав и содержание документов, подлежащих группировке в дело. Не допускаются заголовки типа "Общая (разная) переписка", "Руководящие материалы" и им подобные, которые не раскрывают содержание дел и нередко являются причиной неправомерного ознакомления с документами дела. Заголовок может включать в себя указание вида дела ("дело", "документы", "переписка") или видов документов, название автора, корреспондента (корреспондентов), содержание документов (вопрос), время и место события. Термин "дело" употребляется в заголовках личных (персональных), судебных, следственных и арбитражных дел. Термин "документы" употребляется в заголовках в исключительных случаях, когда трудно предусмотреть конкретные виды документов, которые будут группироваться в дело, или когда таких видов много (более 56). Термин "документы" применяется также в заголовках дел, в которых объединяются документы, являющиеся приложением к другому документу, например: "Документы к плану...". Термин "переписка" применяется в заголовках дел, включающих письма-запросы и письма-ответы. Если в дело, помимо писем, планируется группировка других видов документов, то они должны указываться в заголовке, например: "Договоры и переписка..;". Вид дела или виды документов обязательно указываются в заголовке любого дела и помещаются в начале его. Содержание документов указывается в заголовках всех дел, за исключением дел с распорядительными документами, которые подразделяются лишь по видам деятельности (например, приказы по основной деятельности, личному составу, оперативным вопросам), и протоколами, которые подразделяются по принадлежности (например, протоколы совещаний у председателя правления, протоколы заседаний научно-технического совета). Полнота и сочетание в заголовках других компонентов могут быть различными. Указывать их следует тогда, когда они несут в себе необходимую информацию и без их наличия теряются индивидуальные особенности заголовка или возникает его двоякое понимание. В заголовках дел с планово-отчетной документацией указывается периодичность документации, например: "Месячные планы...", "Отчет о выполнении плана за ______г.".
При составлении заголовков дел необходимо предусматривать:
• группировку документов в дело, как правило, по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов);
• группировку издаваемых предприятием распорядительных документов по видам документов (приказы, распоряжения, постановления, решения);
• раздельную группировку документов постоянного и временного сроков хранения;
• группировку документов с учетом распределения обязанностей между исполнителями, что позволяет в значительной мере предотвращать ознакомление их с документами, не имеющими к ним отношения по роду выполняемой работы;
• группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела); в группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других планово-отчетных документов отдельно от их проектов;
• группировку документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года. Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов.
