Оформление конфиденциальных дел

Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление завершительной надписи, прошивку и опечатывание дела. Обложка дела имеет следующую форму.

При заведении дела на обложке указываются:

• гриф конфиденциальности дела;

• название предприятия;

• название структурного подразделения (если в дело помещаются документы одного структурного подразделения);

• индекс (номер) дела;

• заголовок дела;

• год заведения дела на обложках дел с планами и отчетами (вместо крайних дат документов дела);

• срок хранения и номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения. Эти же данные проставляются на обложках учетных журналов или (при карточном способе учета) на отдельном листе, наклеиваемом на картотеку. Кроме того, на обложках учетных журналов при заведении проставляется количество имеющихся в них листов.

В течение года на обложке могут проставляться:

номер тома (при заведении второго тома номер тома проставляется и на втором, и на первом томах дела; если оно однотомное, номер тома не указывается); новое название предприятия или структурного подразделения при изменении их названий или в случае получения дела из другого предприятия, при этом новое название пишется ниже прежнего, а прежнее наименование берется в скобки.

Рисунок 32 – Обложка дела

При закрытии дела на обложке проставляются:

· крайние даты документов дела, которые должны соответствовать датам издания (подписания, утверждения) или поступления самого раннего и самого позднего документов, вне зависимости от расположения этих документов в деле;

· расхождение между дата-ми, проставляемыми в номенклатуре и на обложках дел, обусловлено тем, что даты, проставляемые в номенклатуре, в случае утраты дела позволяют определить, когда оно было заведено или когда закрыто, что облегчает поиск дела, а даты, проставляемые на обложке, показывают, к какому периоду относятся документы, находящиеся в деле, эти даты ускоряют поиск необходимых документов и переносятся в опись дел, подлежащих передаче на архивное хранение;

· количество листов (с учетом литерных и пропущенных номеров листов, но без листов описи документов дела). При закрытии учетной картотеки проставляется количество карточек. Кроме того, при закрытии дела уточняются заголовок и срок хранения дела с внесением состоявшихся изменений на обложку дела и в номенклатуру дел. Надписи на обложках должны производиться четко, светостойкими чернилами или тушью.

Перед заведением каждого конфиденциального дела любого срока хранения в него подшивается приблизительно необходимое количество листов описи документов дела, имеющей следующую форму.

Рисунок 33 – Опись документов дела

Данные о документах вносятся в опись в момент подшивки документов. При подшивке в конфиденциальные дела открытых документов в графах 3 или 4 производится отметка "н/с". Если в дело подшивается документ, имеющий приложения, в том числе открытые, то запись в графах 3 или 4 производится одной позицией за номером основного документа без отметок о наличии приложений, с проставлением в графе 6 номеров общего количества листов, включая листы приложений. Если документ внутренний, то в графе 5 указывается только его краткое содержание. В описи документов дел временного срока хранения при небольшом объеме справочной работы по документам графа 5 может не заполняться. При заведении дела на внутреннюю сторону обложки дела переносятся из номенклатуры инициалы и фамилии лиц, которым представлено право пользования делом. Список заверяется подписью работника подразделения конфиденциального делопроизводства. Это позволяет при определении правомерности выдачи дела пользователю не обращаться к номенклатуре дел. Одновременно заводится карточка учета выдачи дела, которая имеет следующую форму.

Рисунок 34 – Карточка учета выдачи дела

Графа 2 необходима потому, что в процессе формирования дела меняется его количество листов. Карточка помещается в бумажный карман, приклеенный к внутренней стороне обложки дела. Листы дела нумеруются (за исключением листа с заверительной надписью). Листы описи документов дела нумеруются отдельно при начале заполнения каждого листа, оставшиеся чистые листы не нумеруются. Нумерация листов дела производится при подшивке документа арабскими цифрами черным графитовым карандашом в правом верхнем углу листа без затрагивания текста документа. Если дело имеет несколько томов, нумерация листов производится по каждому тому отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, сложенный и подшитый за середину - как два листа. Подклеенные к листу одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.д.) нумеруются отдельно вслед за листом основного документа; лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист, в этом случае наклеенные документы оговариваются в завершительной надписи. Подшитые в дело как самостоятельные листы фотографии и другие иллюстрированные документы нумеруются при наличии свободного поля на лицевой стороне в правом верхнем углу, при отсутствии такового - на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются, при этом каждое вложение нумеруется очередным номером вслед за конвертом. На лицевой стороне конверта пишется опись вложенных документов с указанием их учетных номеров, краткого названия и номеров листов дела. При изъятии документов из дел старая нумерация листов сохраняется. При нумерации листов необходимо строго следить за ее правильностью. Однако если все же один номер окажется повторенным на нескольких листах, то следом за основным номером проставляются литерные номера, например: 12,12а, 126 и т.д., которые оговариваются в завершительной надписи. В заверительной надписи оговариваются и пропущенные номера. Заверительная надпись составляется при закрытии дела на отдельном чистом листе по следующей форме.

При незаполнении каких-либо позиций заверительной надписи в них делается прочерк. Незаполненные листы описи документов дела не учитываются. Листы каждого тома дела при закрытии тома проверяются, прошиваются плотной ниткой в четыре прокола и опечатываются или пломбируются таким образом, чтобы захватывались оба конца нити прошивки. Дела могут переплетаться, в этом случае их опечатывание не производится.