Систематизация документов по группам

4.3.1. К биографическим документам относятся:

- личные документы (свидетельства о рождении, браке, смерти, об образовании);

- документы о назначении и передвижении по службе;

- документы о присвоении ученой степени, удостоверения к медалям, орденские книжки;

- автобиографии, личные дела, биографии фондообразователей, написанные другими лицами;

- материалы юбилеев (поздравительные письма, телеграммы, приветствия, адреса, альбомы, стенгазеты).

4.3.2. К документам творческой деятельности относятся:

- литературные произведения фондообразователя (повести, рассказы, очерки, поэмы, стихи, мемуары) – для писателей, поэтов, журналистов;

- произведения живописи (эскизы, наброски, рисунки, этюды, фотокопии произведений) – для художников;

- музыкальные произведения (нотные рукописи, списки произведений, каталоги изданных произведений) – для композиторов;

- научные труды (диссертации, монографии, доклады, научные статьи, методические разработки, отзывы на них, чертежи, тексты лекций, выступлений) – для научных работников.

4.3.3. К документам служебной деятельности относятся доклады, выступления по служебной деятельности, аналитические документы, подготовленные фондообразователем, служебные характеристики. Для депутатов органов представительной власти (Государственной Думы, Народного Хурала РБ), включенных в список источников комплектования именно в качестве депутата, к документам служебной деятельности относятся отчеты о депутатской деятельности, протоколы встреч с избирателями, плакаты с биографией, депутатская переписка, депутатские удостоверения.

4.3.4. К документам общественной деятельности относятся документы о депутатской, профсоюзной, партийной деятельности, о деятельности в других общественных организациях (выступления, отчеты, доклады на съездах, конференциях, собраниях, в печати, на встречах с избирателями).

4.3.5. К переписке относятся письма, открытки, телеграммы фондообразователя и адресованные ему, а также членам его семьи (личная переписка). Переписка, связанная с исполнением должностных или общественных обязанностей фондообразователя, относится соответственно к документам служебной или общественной деятельности.

4.3.6. К материалам, собранным фондообразователем, относятся научные труды, доклады, лекции, статьи различных авторов, собранные им для своих научных работ или по интересующим его темам. Их следует принимать в архив только в том случае, если они существенно дополняют другие документы о его основной деятельности.

4.3.7. К документам о фондообразователе относятся воспоминания о фондообразователе, рецензии на его труды, книги отзывов о его выставках (для художников), стихотворения, ему посвященные, некрологи, документы по увековечению его памяти, видеозаписи вечеров его памяти.

4.3.8. К документам членов семьи и других лиц относятся рукописи, письма и другие документы родственников, друзей, сослуживцев и др., по своему содержанию дополняющие основные документы фондобразователя.

4.3.9. Изобразительные материалы, фотофоновидеодокументы – это, как правило, позитивы фотографий, рисованные портреты фондообразователя и членов его семьи, родственников, друзей; альбомы с фотографиями; видеозаписи и аудиокассеты с записями событий из жизни фондообразователя, воспоминаний его и о нем; иллюстрации к опубликованным произведениям писателя, поэта; рисунки, эскизы, репродукции с произведений художника.

4.3.10. Коллекции, собранные фондообразователем, могут быть приняты в архив, если они представляют самостоятельный интерес или если прием коллекции является обязательным условием, при котором фондообразователь согласен передать интересующие архив документы.

4.3.11. Материалы семейных и родовых фондов следует систематизировать вначале по фондообразователям, материалы каждого фондообразователя – по разделам схемы систематизации личного фонда.

В семейных фондах на первое место выносятся материалы основного фондообразователя, за которыми следуют материалы членов семьи в порядке степени родства (жена, дети, родители и т. п.).

В родовых фондах материалы располагают в порядке генеалогичес-кой последовательности членов семьи. Материалы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы), помещаются в начале всего фонда.

Разделение документов по фондообразователям в этих фондах производится только при наличии большого количества документов. Если документов не более 30 ед. хр., все материалы систематизируются по общей схеме без разделения по персонам.

4.3.12. По желанию фондообразователя архив может принять на хранение и музейные предметы, связанные с биографией или деятельностью лица: медали, ордена, картины, подарочные сувениры и др. В архивную опись документов личного происхождения они не включаются, учет музейных предметов осуществляется в книге учета поступлений музейных предметов (приложение №17).