Лекция 10 Формирование и оформление конфиденциальных дел

Разделы номенклатуры дел

Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов. При значительном количестве дел целесообразно группировать их в номенклатуре по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений или основным направлениям (вопрос - сам) деятельности предприятия. Каждому разделу присваивается номер, например:

02 - Плановый отдел (при структурной схеме),

14 - Финансирование (при производственно-отраслевой схеме).

Дело с номенклатурой конфиденциальных дел, конфиденциальные и открытые журналы (картотеки) учета конфиденциальных документов, а также открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др.) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам, а при наличии разделов - в разделе, соответствующем названию подразделения конфиденциального делопроизводства при структурной схеме построения номенклатуры дел, или в разделе "Конфиденциальное делопроизводство" при производственно-отраслевой схеме построения. Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно-отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 0101, 0102, 0201 и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре.

Заполнение граф номенклатуры дел производится следующим образом.

- При делении номенклатуры на разделы перед группой дел раздела проставляются номер и название раздела. Разделы следует начинать с нового листа или оставлять между ними свободное место для возможного внесения в течение года новых дел.

- В графе 1 указываются индекс или номер дела (учетного журнала, учетной картотеки) 17 и его гриф конфиденциальности. Переходящим делам сохраняются одни и те же индексы (номера) на весь период ведения дела. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел,

- В графу 2 вносится заголовок дела. Переходящим делам сохраняются одни и те же заголовки до их закрытия. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела заголовок может корректироваться, все изменения переносятся в номенклатуру.

- В графе 3 перечисляются инициалы и фамилии всех лиц, которым предоставляется право пользования соответствующим делом. Определение состава лиц, допущенных к каждому конкретному делу, должно осуществляться в соответствии с принципами и нормами Положения о системе доступа к конфиденциальным документам и исключать необоснованный доступ пользователей к делам. Графа заполняется при составлении номенклатуры. В течение года в список могут вноситься изменения.

- В графах 4, 5 проставляются арабскими цифрами номер каждого тома и дата его заведения. Графы заполняются в день подшивки первого документа тома дела (заполнения первой позиции учетного журнала, составления первой учетной карточки). Если дело переходящее, то в графе 5 при составлении номенклатуры указывается: "Переходящее с ______г." с проставлением года заведения дела.

- В графе 6 проставляется арабскими цифрами дата закрытия каждого тома. Графа заполняется в день закрытия тома. Если дело переходит на следующий год, то в графе указывается: "Переходит на_______ г.".

- В графе 7 проставляется количество листов в томе (без учета листов описи документов дела). Графа заполняется при заведении учетного журнала и при закрытии тома дела, картотеки.

- Графы 4,7 заполняются по каждому тому отдельной строкой. Не допускается открывать очередной том до закрытия предыдущего.

- В графе 8 проставляются срок хранения и номера статей (их может быть несколько) по определенному перечню документов с указанием сроков хранения (подробнее о перечнях см. раздел 8.1). При отсутствии соответствующих статей в перечнях сроки хранения дел устанавливаются ПДЭК. Графа заполняется при составлении номенклатуры дел. При закрытии дела и проведении экспертизы ценности документов дела срок хранения и номера статей могут корректироваться, изменения должны быть перенесены в номенклатуру дел.

- В графе 9 проставляются архивный шифр дела (№ фонда, описи, единицы хранения), если дело передано в архив, или номер и дата акта об уничтожении дела, или, если дело направлено в другое предприятие, наименование предприятия, номер и дата сопроводительного документа (письма, реестра, расписки, квитанции); при отправлении дела во временное пользование отметка об отправлений проставляется карандашом. Графа заполняется после проведения соответствующих операций. При заведении дел, не предусмотренных номенклатурой, они вносятся в соответствующий раздел номенклатуры в день заведения. Дела, поступившие из других предприятий, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры с проставлением дат их фактического заведения и для законченных дел - дат закрытия. Если предусмотренное номенклатурой дело не было заведено, то по окончании года в графе 9 проставляется отметка: "Дело не заводилось".