Подготовка конфиденциальных дел и документов для архивного хранения

В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и дооформление соответствующих дел и документов выделенного хранения, в том числе:

- изъятие из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового местонахождения и помещением в дела справок-заместителей, а также с перенумерацией листов перешитых документов в делах, в которые они помещены, внесением их в описи документов дел и исправлением количества листов в заверительной надписи дел, на обложках дел и в номенклатуре;

- изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению; - зачеркивание грифа конфиденциальности с проставлением даты и номера протокола заседания ПДЭК и своей подписи на документах, подшитых в дела, обложках дел и документов выделенного хранения, подлежащих рассекречиванию (в описях документов дела, номенклатуре и журнале учета документов выделенного хранения гриф конфиденциальности зачеркивается без ссылки на протокол заседания ПДЭК);

- изъятие из дел (по решению ПДЭК) документов, с которых снят гриф конфиденциальности, и передача их по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дел и помещением в дела справок-заместителей;

- передача полностью рассекреченных дел и документов выделенного хранения по акту в службу открытого делопроизводства с отметкой в графе 9 номенклатуры дел или в графах 8-10 журнала учета документов выделенного хранения;

- корректировка заголовков, сроков хранения и номеров статей по перечню на обложках дел и в номенклатуре (на обложках дел дополнительно - крайних дат документов);

- проставление сроков хранения и номеров статей перечня на обложках документов выделенного хранения. Если срок хранения дел и документов выделенного хранения установлен не перечнем, а ПДЭК, то вместо статей перечня проставляется отметка ПДЭК.

После изъятия из дел документов листы дела не перенумеровываются. На обложках дел и в номенклатуре рядом с количеством проставленных листов в скобках указывается количество листов, оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишется: (прописью) листов изъято согласно записям в описи дела" с проставлением подписи, инициалов, фамилии лица, произведшего запись, и даты. Надела и документы выделенного хранения, отобранные на архивное хранение, составляются раздельные по видам тайны описи. Описи дел и документов постоянного срока хранения имеют следующую форму.

Рисунок 36 – Описи дел и документов постоянного срока хранения

На дела и документы временного хранения (свыше 10 лет) составляются аналогичные описи с добавлением перед "Примечанием" графы "Срок хранения и номера статей по перечню". На научно-техническую, проектную, конструкторскую и иную специальную документацию составляются отдельные описи документов. Грифы конфиденциальности описей дел должны соответствовать совокупной степени конфиденциальности сведений, содержащихся в заголовках дел и документов выделенного хранения. Если эти сведения не являются конфиденциальными, то грифы конфиденциальности описям не присваиваются. При наличии грифов описи регистрируются в журнале учета изданных документов. При составлении описей необходимо иметь в виду следующее: - если дела и документы подлежат передаче в государственный архив, то номер фонда устанавливает государственный архив, если не подлежат, то фонду присваивается номер 1; - опись во всех случаях имеет номер 1, с добавлением прописных букв: п (постоянного), в (временного) сроков хранения, т (техническая документация), кроме того, к номеру и букве добавляется аббревиатурой гриф конфиденциальности; - при составлении первой описи, когда в нее включаются документы с начала деятельности предприятия, в нее могут" вноситься дела и документы за несколько лет с разделением по годам, но с валовой порядковой нумерацией, начиная с № 1. В последующем составляются годовые разделы описи, продолжающие порядковую нумерацию дел и документов, внесенных в предыдущую опись, например, первая опись дел и документов за 1992-2000 гг. имеет порядковые номера 1-118, опись за 2001 г. - 119-128, за 2002 г. - 129-141 и т.д.; порядковая нумерация дел является учетным архивным номером (единицей хранения) дела (документа); - в опись за соответствующий год вносятся сначала дела, потом документы выделенного хранения; дела располагаются в последовательности, предусмотренной номенклатурой дел, документы выделенного хранения - в последовательности учетных номеров; - в графе 2 описи гриф конфиденциальности проставляется аббревиатурой; - если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При этом заголовок первого тома пишется полностью, по остальным томам в этой графе пишется: 'То же, т. " с проставлением номера тома; на каждом новом листе описи, если он начинается с записи второго или после-дующих томов, заголовок воспроизводится полностью; - переходящие дела включаются в раздел описи по году их заведения, в последующие разделы описи вносятся индексы и заголовки этих дел, но без присвоения порядкового номера, а в графе "Примечание" делается отметка: "см. ед. хр. № " с проставлением порядкового номера, присвоенного делу при его включении в опись; - в графе 4 указывается фактическое количество листов дела, оставшееся в нем после изъятия документов (если такие изъятия осуществлялись). На дела и документы выделенного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, опись составляется в четырех экземплярах. Эта опись дополнительно утверждается протоколом экспертно-проверочной комиссии госархива. На дела и документы, не подлежащие передаче в госархив, опись составляется в двух экземплярах, если дела и документы передаются в архив предприятия, или в одном экземпляре, если не передаются. При передаче дел и документов в госархив или архив предприятия в подразделении конфиденциального делопроизводства остается один экземпляр описи с подписью сотрудника архива за получение включенных в опись дел и документов, остальные экземпляры передаются в архив. На обложке дел и документов выделенного хранения проставляются номера фонда, описи и единицы хранения. В номенклатуре дел в графе 9 проставляется архивный шифр включенных в опись дел (номер фонда, описи, единицы хранения (порядкового номера по описи), в журнале учета документов выделенного хранения в графе 14 - номер экземпляра, а в графе 15 - архивный шифр документа.