Если сведения из Перечня коммерческой тайны переносятся на документы, то документы становятся конфиденциальными, а от того, как будет организованная работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия в конкурентной среде на рынке товаров и услуг.
Потому ведение делопроизводства, которое обеспечивает учет и утверждение документов коммерческой тайны (КТ) предусматривает выполнение таких рекомендаций.
Приказом руководителя предприятия назначается служебное лицо (лица), которое отвечает за учет, хранение и использование документов, которые вмещают конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для какого робота с документами КТ| является основной служебной обязанностью.
Все документы, которые вмещают конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:
Коммерческая тайна Екз. № 1
или
Конфиденциально
Екз. №1
|
|
Такие грифы покажут, что право собственности на информацию, которую вмещает документ, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.
В тексте документа также может быть обусловленная конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и. Др. Например, коммерческая тайна является результатом совместимой деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отображена в контракте. В случае отсутствия грифа "Коммерческая тайна" и указаний на конфиденциальность в тексте предусматривается, что автор и лица, которые подписали или утвердили документы, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.
На документе с грифом "Коммерческая тайна" (конфиденциально) указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (после реквизитов "подпись" и "фамилия исполнителя"), например:
Составленный в двух экземплярах:
прим. № 1 -в адрес;
прим. №2-в дело №...
Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на втором экземпляре, если подшивается в дело.
На обороте листа документа, который имеет гриф "Коммерческая тайна", руководитель пишет фамилии тех служебных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:
ПОЗВОЛЯЮ:
1. Василенко К. Г. -
2. Петренко П. П.
Подпись руководителя
Дата
Печатание документов с грифом "Коммерческая тайна" проводится централизовано, в специально отведенном помещении (рабочем месте), которое исключает доступ посторонних лиц.
|
|
Напечатанные и подписанные документы передаются для регистрации служебному лицу, которое отвечает за их учет.
Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходного документа: "Черновики (варианты) уничтожены. Подпись. Дата."
Все документы, которые вмещают конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от другого документации в "Журнале регистрации документов с грифом "коммерческая тайна"".
При значительном объеме документов могут быть заведенные журналы отдельно для входных, исходных и внутренних документов предприятия, которые вмещают гриф "Коммерческая тайна". Все листы журналов, учитывая документы коммерческой тайны, нумеруются, прошиваються и опечатываются. В конце журнала указывается количество листов (цифрами и прописью).
Все документы, которые поступают (входные) с грифом "КТ|" принимаются и раскрываются специально назначенным служебным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов с грифом "КТ|" складывается акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.
Документы, которые имеют гриф "КТ|", формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу относится гриф "КТ|". На внутренней странице обложки дела записывают список сотрудников, которые имеют право пользоваться этим делом. Все листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу. Сначала дела подшивается внутреннее описание документов, в конце дела подшивается заверенный лист. Сохраняются такие дела в сейфе, который опечатывается служебным лицом, которое отвечает за хранение документов с грифом "КТ|". Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сектору.
Движение (выдача и возвращение) документов с грифом "КТ|" должно своевременно отбиваться в "Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ|".
При выдаче документу работник, который получил документы с грифом "КТ|", должен сверить № (индекс) полученного документу с № (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале своя подпись.
Выданные для работы документы с грифом "КТ|" подлежат возвращению в этот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом " КТ|" могут находиться у исполнителя на протяжении срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения хранения документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и др.).
При возвращении документу с грифом "КТ|" сверяется| № документу по журналу, проверяется количество листов документа и в присутствии работника относится в графе "Отметка о возвращении" свою подпись и дату возвращения документу.
Запрещается исключение из дела или перемещения документов с грифом "КТ|" из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ|".
Документы с грифом "КТ|" запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместитель могут позволить сотрудникам выносить такие документы из здания для согласования, подписания и др. с применением необходимых мер предотвращения.
На предприятии должен быть суровый порядок размножения документов с грифом "КТ|". Они должны размножаться с разрешения руководства предприятия в специально отведенном помещении. Все копии документов "КТ|" берут на учет в специальном журнале или в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ|". Количество экземпляров документов с грифом "КТ|" должно быть ограничено, и каждый экземпляр готовится для ранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов нужно выполнять в присутствии служебного лица, которое отвечает за документ. Все некачественные копии документу ею забираются и подлежат уничтожению.
|
|
Все дела с грифом "КТ|" журналы (картотеки) учета документов "КТ|" в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.
По окончанию года специально созданная комиссия предприятия выполняет такие работы:
- проверяет наличие всех документов с грифом "КТ";
- откладывает документы с грифом "КТ" для архивного хранения;
- откладывает документы с грифом "КТ" для уничтожения; Проверка наличия документов с грифом " КТ" за решением руководства предприятия может проводиться с другой периодичностью, например, по окончанию каждый квартал.
В случае установления факта потери документов с грифом "КТ|" сразу сообщается руководителю предприятия и принимаются все мероприятия для розыска документа. Для выявления факта потери руководителем предприятия предназначается комиссия.
При освобождении сотрудника, который отвечал за документы с грифом "КТ|", проводится проверка документов, которые за ним закреплены и их передача новому назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.
При прекращенные трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к "КТ|", обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют на протяжении 2-х годов, если другой срок не установлен трудовым контрактом.
В некоторых фирмах сотрудника не освобождают 2 месяца после представления им заявления. Такая строчка позволяет перевести сотрудника в другой подраздел, где он хотя бы 2 месяца не будет иметь доступа к документам "КТ|".
При передаче дел в архив на документы с грифом "КТ|" складывается отдельно описание.
|
|
Архивное хранение таких документов проводится в опечатанных коробах, в помещениях, которые исключают несанкционированный доступ.
На документы с грифом "КТ|", отобранные для уничтожения, складывается акт, который утверждается руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, который исключает возможность воссоздания или возобновления информации которая есть у них.