Управленческий консалтинг

Под консалтингом понимают решение совокупности проблем, связанных с организацией управления сложными системами в различных сферах деятельности, в том числе с использованием современных экономико-математических методов и программно-аппаратных и информационных средств.

Технической основой организации любой деятельности является грамотное и рациональное построение системы информационного взаимодействия и управление этой системой. На первый план выходит индустрия современных информационных технологий, призванная воспринять колоссальные информационные потоки, грамотно их сохранить, обеспечить быстрый доступ к данным, обеспечить их обмен по всем имеющимся каналам, обработать их в соответствии с определенными алгоритмами и представить потребителям информации (управленцам).

Однако выяснилось, что эффект от внедрения современных информационных технологий оказался намного меньше ожидаемого. Оказалось, что при создании и внедрении системы почти не затрагивается организационно-административная структура предприятия, в которой конфликтно существуют две независимые структуры. Одна отражает сложившиеся годами традиционные и достаточно консервативные административно-хозяйственные связи, а другая структура, являющаяся информационной системой, представляет собой независимую вычислительную среду, решающую необходимый для производственной деятельности набор отдельных задач.

Отсутствие ясно сформулированных прав и обязанностей отдельных подразделений, руководителей и исполнителей приводит к размытой ответственности персонала и серьезным конфликтам в процессе деятельности предприятия. Попытки решения этой проблемы часто подменяются использованием достаточно больших возможностей для обработки информации, которыми обладают современные аппаратно-программные комплексы (АПК). Эти комплексы становятся не средством управления, а самоцелью, а их разработчиков принято называть системными интеграторами.

5.2.1. Анализ проблемы низкой эффективности внедрения ИТ.

1. Отсутствие системного подхода при постановке задачи создания системы и её концептуальных основ, отсутствие достаточно корректных технических требований и заданий. Концептуальный проект системы почти нигде не выполняется, время, и финансовые средства на него не выделяются. Обычно заказчик не любит выделять время и средства на концептуальный проект системы, в то же время недобросовестные разработчики предоставляют заказчикам стандартный набор задач автоматизации офиса (1С Бухгалтерия, 1С Предприятие, 1С Склад).

2. Разработчики немедленно просят потребителя сформулировать требования к организации информационного взаимодействия со своих позиций - грамотно поставить задачу. Выясняется, что в большинстве случаев потребитель этого сделать не может. При постановке задачи разработчик иногда обращается за помощью к современным CASE – средствам или к некоторым инструментальным средствам, но они являются только средствами поддержки, выполняемых задач.

Подход к решению проблемы.

Специалисты, занимающиеся данной проблемой в системном плане, предлагают методологию и комплекс технических решений, на базе которого может быть выполнен полноценный концептуальный проект.

В состав предлагаемых технических решений входят:

ü формальный язык единого целевого информационного описания (UTD), на основе которого создается новый класс функционально-структурных моделей объекта в виде иерархии целей;

ü типовая функционально-алгоритмическая структура управления с распределенным интеллектом (DFS);

ü база для создания алгоритмов диагностики, прогноза и принятия решения, необходимых для реализации систем информационной поддержки;

ü человеко-машинный интерфейс, обеспечивающий новое качество организации деятельности коллектива пользователей по контролю и управлению сложным объектом.

Методология и технические решения базируются на функционально-структурном подходе к организации управления в сложных системах.

5.2.2. Основные этапы методологии концептуального проектирования

1. Предпроектное обследование объекта.

Целью данного этапа является сбор, предварительная обработка исходных данных об объекте деятельности и их систематизация.

Исходные данные:

ü назначение объекта деятельности, его роль и место в контексте внешних систем, цель и характер деятельности;

ü режимы функционирования объекта;

ü критерии функционирования объекта;

ü стадия жизненного цикла объекта;

ü состав подразделений объекта, их функции, характеристики и краткое описание технологии деятельности;

ü структура объекта деятельности, краткое описание процессов технологического взаимодействия подразделений в рамках структуры;

ü информационное взаимодействие подразделений, степень автоматизации информационных и управляющих процессов, роль, место и функции информационно-управляющей системы;

ü комплекс проблем, связанных с мотивацией деятельности людей в составе объекта, психологические и социальные аспекты взаимоотношений людей внутри коллектива и во внешнем мире;

ü культура технологии деятельности и методов управления, степень подготовленности технических средств и коллектива людей к совершенствованию, развитию объекта и использования для этих целей современных информационных технологий.

2. Функциональная декомпозиция процессов

Целью данного этапа является деление процессов в объекте деятельности на компоненты, в совокупности представляющие его функциональный состав.

3. Разработка функциональной структурной модели

На этом этапе функциональные компоненты, выделенные при декомпозиции, соединяются между собой на каждом уровне иерархии с помощью формального аппарата, образуя иерархическую структуру функций компонентов процесса в объекте деятельности, или проще - иерархию функций.

4. Разработка объема контроля процессов

Объем контроля представляет собой совокупность показателей функционирования, выявленных на предыдущем этапе, дифференцированных по уровням иерархии (степени обобщения) и «привязанных» к точкам получения информации на конкретном объекте, и является основой потока осведомляющей информации (INFk), необходимой для обеспечения наблюдаемости системы.

5. Разработка объема управляющих воздействий.

Управляющие воздействия на процессы в объекте деятельности могут быть проведены вручную, автоматически либо комбинированно. Команды управления воспринимаются исполнительными органами, регулирующими потоки в объекте деятельности. В качестве исполнительных органов могут выступать люди, механизмы, автоматы и их сочетания. Перечень управляющих воздействий в виде алгоритмов, законов и команд управления в совокупности с перечнем исполнительных органов, привязанных к определенным точкам объекта, составляет содержание потока управляющей информации (INFk).

6. Разработка функционально-алгоритмической структуры системы управления процессами в объекте деятельности.

Функционально-алгоритмическая структура конкретной системы для конкретного объекта строится на базе типовой структуры (DFS), основанной на сочетании принципов иерархии при обработке информации и управлении. Структура содержит в себе сеть обмена данными, алгоритмические модули, реализующие функции обработки информации, необходимые для организации информационного взаимодействия, а также локальные совокупности данных, являющихся результатом работы указанных модулей. Структура управления предприятием однозначно отображается в структуре аппаратно-программного комплекса системы управления и становится единым понятием.

7. Разработка единой структуры управления автоматизированным комплексом.

Выделяют 3 уровня иерархии управления:

1) первый уровень генерального управления стратегией функционирования предприятия (метауправление). Этот уровень работает на верхней части иерархии целей;

2) второй уровень – управление функциональными подразделениями предприятия. Этот уровень работает в средней части иерархии целей, обычно это финансово-хозяйственная деятельность;

3) третий уровень служит для управления технологическими и бизнес-процессами в функциональных подразделениях. Уровень работает на нижней части иерархии целей, являясь источником информации и местом приложения управляющих воздействий.

8. Выявление состава пользователей и их обобщенных функций.

В соответствии с уровнями управления в структуре могут быть сформированы три типа конечных пользователей, осуществляющих информационное взаимодействие в рамках структуры управления:

ü руководители высшего звена управления, функциям которых является целеполагание, полный контроль и анализ деятельности в АС, принятие решения и осуществление управляющих воздействий по координации деятельности функциональных подразделений;

ü руководители среднего звена, функциями которых являются контроль деятельности вверенных им подразделений, анализ их состояния, подготовка информации для принятия решения и осуществление управления финансово-хозяйственной деятельностью подразделения;

ü руководители среднего звена, функциями которых являются контроль деятельности вверенных им подразделений, анализ их состояния, подготовка информации для принятия решения и осуществление управления финансово-хозяйственной деятельностью подразделения;

ü исполнители, функциями которых является непосредственное управление процессами в объекте деятельности.

9. Разработка требований к интерфейсам пользователей.

В общем виде требования к интерфейсам должны определить содержание и формы представляемой информации, а так же регламент взаимодействия пользователя и системы. Эти требования должны вытекать из функций пользователей, находящихся на разных уровнях иерархии, а также регламент взаимодействия пользователя и системы.

Базовой формой описания технологических и бизнес-планов должна являться сама схема процесса, представленная на разных уровнях иерархии с разной степенью детализации, на которой должны быть отражены взаимосвязанные технологические и функциональные компоненты процесса вместе с показателями функционирования, позволяющими судить о фактах и качестве выполнения функций.

10. Формирование потоков данных в системе управления.

Информационные потоки в функционально-алгоритмической структуре представляют собой сеть обмена данными - «каркас» системы, внутри которого размещены алгоритмические модули. Данные, содержащиеся в информационных потоках, классифицируются по двум категориям:

ü по степени детализации, определяемой уровнем иерархии управления;

ü по семантике, определяемой результатами работы конкретных алгоритмических модулей, реализующих стандартный инвариантный к предметной области типовой набор функций управления.

11. Разработка технического задания на аппаратно-программный комплекс системы.

В состав этого задания должно быть включено следующее:

ü перечень функций аппаратно-программного комплекса по обеспечению приема, хранения, обработки, обмена и выдачи данных и требования к выполнению этих функций;

ü требования к архитектуре аппаратно-программного комплекса;

ü требования к программной, аппаратной и сетевой платформе;

ü требования к информационному обеспечению разработки (составу проектной и эксплуатационной документации);

ü требования к администрированию и поддержки системы в процессе эксплуатации;

ü требования к организационному обеспечению разработки и внедрения (стадии, этапы, сетевой график);

ü бизнес-план (технико-экономическое обоснование разработки применительно ко всем стадиям жизненного цикла системы).

При внедрении новой системы и сопутствующему ей частичному изменению организационной структуры предприятия необходимо разработать и поэтапно осуществить плавный алгоритм перехода от старой системы к новой без ущерба для функционирования предприятия.