2021-11-13
347
Задание 3 Составление макета рекомендаций по управлению ЛС организации
Составить перечень рекомендаций для оптимизации системы управления ЛС АО «Элеконд» с указанием ответственных лиц за исполнение изложенных рекомендаций. Для каждого ответственного лица составить должностную инструкцию.
Учебное занятие 4 (6 часов)
Тема: Составление отчетной документации для приема, проверки и оплаты поставок
Цель занятия: освоение подготовки документов по учету, движению и оплате поставок материалов и продукции, транспортной документации в целях контроля качества логистических операций.
Теоретическая часть
Организации могут получать товарно-материальные ценности от разных поставщиков на основании договоров поставок. Поставщики, отгружая товар, оформляют два вида документов: товарные документы сопровождают поставку, расчетные представляются в банк для подтверждения оплаты.
Основными товарными документами являются: счет-фактура и товарно-транспортная накладная. Счет-фактура выписывается в случае, когда перечень поставляемых товаров велик, в количестве 4-х экземпляров.
В зависимости от способа расчетов применяются платежные поручения или платежные требования-поручения, которые оформляются в 3-х экземплярах.
Товарные и расчетные документы поставщиков должны быть тщательно проверены на соответствие условиям договора поставки и правильность составления. Поставляемые ценности должны принимать работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности за сохранность ценностей.
При приемке продукции необходимо удостовериться, что получен товар:
· нужного качества;
· в нужном количестве;
· от своего поставщика;
· в обусловленное время;
· за оговоренную цену.
При приеме поставки и ее документальном оформлении желательно иметь следующие документы:
· копия заказа должна быть направлена из бухгалтерии непосредственно в подразделение исполнителя для проверки фактически поступившего товара;
· при проверке количества товара необходимо использовать спецификации;
· для согласования сроков отгрузки и поставки поставщик обязан прислать уведомление, где указывается номер заказа и время поставки;
· в случае наличия брака составляется акт, для последующего предъявления претензии.
Для понимания документооборота следует понять документооборот в транспортной логистике. В состав логистических документов включаются:
1. Документы на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя).
2. Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании).
3. Документы для оформления грузоперевозки (договор и заявка).
4. Договор на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).
Для перевозки товара по территории Российской Федерации необходимы следующие сопроводительные документы:
· Товарно-транспортная накладная – главный документ перевозки, выписывается грузоотправителем;
· Путевой лист. Необходимый документ со стороны перевозчика. Выписывается автопредприятием.
· Договор между грузоотправителем (грузополучателем) и перевозчиком (экспедитором). Или копия договора, заверенная одной из сторон. Может быть заменен Доверенностью на перевозку груза, выписанную на водителя грузоотправителем/грузополучателем, также с оригинальными печатями.
Также дополнительными документами могут быть: товарная накладная, сертификат соответствия и качества, паспорт, счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем.
Каждый документ по учету материальных ценностей имеет свое назначение и правила оформления.
Для совершенствования документооборота в логистике необходимо:
· Ускорение обмена первичными документами и договорами c контрагентами;
· Снижение стоимости документооборота;
· Перевод в электронный вид процессов отправки, получения, корректировки и контроля возврата документов – сокращение времени обработки входящих документов;
· Возможность быстрого внесения корректировок в документы, сопровождающие поставку;
· Сокращение потерь документов;
· Обеспечение прозрачности внутреннего согласования и подписания документов;
· Автоматизация работы с первичными и отчетными финансовыми документами.
Исходная информация:
АО «Элеконд» заключило договор на поставку трансформаторной стали с ПАО «НЛМК». Для производства конденсаторов необходимо закупить 1000 кг. стали: марки А – 250 кг., марки Б – 250 кг., марки В – 500 кг. Стоимость 1 т. стали соответственно: 12500 тыс.руб., 11200 тыс.руб., 10500 тыс.руб.; все цены включают НДС.
Диспетчер ОА «Элеконд» Петров Р.О. составил заказ на соответствующие материалы. Поставка наметилась через 7 дней со дня размещения заказа.
В установленный срок материалы поступили на склад АО «Элеконд» в сопровождении счета-фактуры (№115) и транспортной накладной (№115). Они были приняты экспедитором Ивановой О.Д. в количестве: 250 кг. марки А, 250 кг марки Б и 400 кг. марки С и переданы на склад контролеру – ФИО студента.
На 100 кг. стали марки С составлен акт по форме ТОРГ-2 экспедитором.
На следующий день в производственный цех контролером было отпущено: 100 кг. марки А, 100 кг. марки Б, 250 кг. марки В. по накладной №20. Материалы переданы бригадиру цеха Леонову А.А.
