2014-02-17
636
Эффективность взаимодействия с гражданами и бизнесом
Повсеместно используемая в настоящее время «бумажная» технология работы с гражданами и предприятиями ведет к огромному количеству непроизводительных затрат времени и ресурсов как для граждан и хозяйствующих субъектов, так и для государственных органов.
Использование информационно-коммуникационных технологий позволяет существенно расширить каналы взаимодействия государства и его граждан, повысить качество этого взаимодействия и способствовать тем самым укреплению гражданского общества, построенного на взаимопонимании, учете интересов каждого и стремлении к общим созидательным целям.
Поиск и получение информации. Удобное представление в сети интернет полной, точной и актуальной информации обо всех органах государственной власти позволяет существенно упростить процесс поиска требуемой информации, экономить время чиновников, вынужденных отвечать на вопросы, а также уменьшить количество ошибок.
Взаимодействие граждан и организаций с органом государственной власти. Данная функция обеспечивается набором сервисов, позволяющих гражданам и организациям запрашивать и получать по интернету необходимые справки или разрешения и передавать в органы государственного управления предусмотренную законом отчетность. Кроме того, должна существовать возможность отслеживания состояния запросов.
Принцип «единого окна» предполагает наличие одной точки входа для взаимодействия с органами власти всех уровней. Для этого необходима система, позволяющая автоматически направлять запросы и отчетность в уполномоченные органы государственной власти и тем самым рассматривать государство как единого «провайдера» услуг для граждан и бизнеса.
Для постоянной публикации актуальных документов и отслеживания хода продвижения запросов нужна информация, которая может быть получена из систем автоматизации документооборота различных учреждений. Поэтому эта информация должна автоматически экспортироваться из них для публичного доступа.
Принятый в настоящее время обмен бумажными документами между органами государственной власти и местного самоуправления является чрезвычайно медленным и влечет значительные затраты ресурсов на функционирование курьерских и почтовых служб, экспедиций и канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие документы.
В случае функционирования в организации автоматизированной системы к этому еще прибавляется ввод информации о документе и сканирование текста для помещения в базу документов системы.
Зачастую отсутствует возможность контроля со стороны отправителя за процессом получения и регистрации документов принимающей стороной.
Эта ситуация представляется еще более неестественной, если учесть, что исходящий документ также готовится в автоматизированной системе, а текст существует в виде файла и специально распечатывается для отправки в другие организации.
Выходом из этой ситуации является создание системы обмена электронными документами между организациями. Создание такой системы позволит обеспечить:
· радикальное ускорение доставки документов;
· гарантию доставки;
· доставку «под роспись» — уведомление отправителя о получении и регистрации документа получателем;
· снижение издержек.
Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение — в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде.
Тем не менее существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.
Введение законодательства, обеспечивающего юридическую значимость электронной цифровой подписи, открывает возможность создания систем обмена электронными документами, не требующих дублирования электронных документов бумажными и позволяющих тем самым значительно снизить издержки органов власти и управления.
На пути разработки таких систем имеются объективные трудности:
· отсутствие каких-либо систем автоматизации документооборота в целом ряде организаций;
· разнообразие систем и форматов, используемых в разных организациях;
· необходимость надежной аутентификации отправителей/получателей;
· защита информации от изменения в процессе доставки;
· необходимость защиты конфиденциальной информации.
Современные программные средства, разработанные корпорацией Microsoft и ее партнерами, позволяют успешно решать все эти проблемы. И сегодня разработка и внедрение систем, автоматизирующих обмен электронными документами между организациями, является абсолютно реальной задачей.
Эксплуатация этих систем возможна и организациями, не имеющими автоматизированной системы документооборота. Они могут принимать и передавать документы с помощью средств обмена электронной почтой, дополненных средствами работы с формами, электронной цифровой подписью (ЭЦП) и средствами защиты информации. Наибольшую пользу и заметное снижение трудоемкости получат организации, у которых документооборот полностью автоматизирован.
