Изображения

Форматирование текста

Форматирование текста, т.е. определение шрифта, размера и цвета букв, можно осуществлять с помощью атрибутов тэга <font> (они перечислены ниже), хотя позднее Вы познакомитесь с другими, более гибкими способами управления стилем документа, в том числе и характеристиками текста.

Атрибуты	Примеры
size	размер	<fontsize="+2"> <fontsize="-1">	Увеличили шрифт на 2 пункта Уменьшили шрифт на 1 пункт
color	цвет	<font color='Red'>Красный текст</font> <font color=rgb(30,20,155)>цвет в формате RGB</font> <font color="#aa00cc">и в 16-ичном виде</font>	Красный текст цвет в формате RGB и в 16-ичном виде
face	шрифт	<font face='Arial'>Arial</font> <font face='Courier'>Currier</font>	Arial Courier

Сейчас трудно представить себе web-документы без картинок, хотя первые текстовые браузеры "не поддерживали" графику. Чтобы "вставить" картинку в документ, используется тэг <img>. Его основные атрибуты:

src	Источник(source) изображения, т.е. адрес графического файла.
width, height	Ширина и высота изображения. Эти атрибуты можно не указывать, тогда рисунок будет выглядеть "как есть", но лучше задавать их явно, чтобы браузер зарезервировал соответствующий объем памяти.
alt	Текст, появляющийся на экране вместо рисунка, если тот по какой-либо причине не может быть загружен. "Всплывает" при наведении мыши на рисунок.
border	Толщина рамки вокруг рисунка.

ГЛАВА 4. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ

4.1. Управление информационными системами

Цель управления организацией — эффективное использова­ние всех технических, экономических, организационных и соци­альных возможностей для достижения высоких результатов дея­тельности организации. При формировании системы целей деятельности организации должно быть обеспечено соблюдение требований соподчиненности целей, их полноты, сопоставимости, взаимо­связанности, непротиворечивости, определенности, реальности.

Таким образом, главная цель управления информационными системами мо­жет быть сформулирована как рациональное управление информационным потоком на всех иерар­хических уровнях.

Для достижения главной цели необходимо обеспечить сово­купность взаимосвязанных основных целей, определяющих об­ласти и целевую направленность главной цели.

Рациональное управление предполагает системное выполне­ние следующих типовых элементов управленческого цикла, общих для всех организаций:

· прогнозирование и планирование;

· организация работы;

· координация и регулирование;

· активизация и стимулирование;

· контроль, учет и анализ.

При формировании системы целей допускается дополнять состав основных целей, объединять или членить их, но их сово­купность должна быть достаточной для достижения главной цели деятельности организации.

^:В этом контексте, главная цель управления информаци­онной системой предполагает необходимость реализа­ции трех основных целей:

1. Организации эффективного функционирования информаци­онного потока.

2. Обеспечения организованного информационного потока не­обходимыми ресурсами (технические средства, программные средства, коммуникации, персонал).

3. Координации и регулирования эффективного функциониро­вания информационного потока.

Организация эффективного функцио­нирования информационного потока — требует решения следующих задач (подцелей):

1.1. Полнота идентификации информационной системы.

Идентификация — это определение объекта информационного менеджмента или анализ и описание всех компонентов информационной системы. В связи с некоторой неоднозначностью понятия «инфор­мационная система» на практике четкое определение объекта всех дальнейших разработок представляется чрезвычайно важ­ным и актуальным. Эта подцель требует укрупненного графиче­ского построения звеньев информационной сис­темы и связующего их информа­ционного канала.

1.2. Определенность детализации компонентов информационной системы в функциональном разрезе.

Управление любой системой должно осуществляться через со­вокупность взаимосвязанных функций. Поэтому построение функ­циональной модели информационной системы явля­ется важной целью в системе основных целей управления. Дости­жение этой цели реализуется через решение следующих задач:

1.2.1. Оптимизацию перечня функций с декомпозицией по операциям и исполнителям;

1.2.2. Рационализацию основных бизнес-процессов на базе моделирования оперограмм;

1.2.3. Снижение трудоемкости выполнения отдельных видов работ.

1.3. Определенность детализации компонентов информационной системы в информационном разрезе.

Описание информационной модели с разной степенью дета­лизации необходимо для установления количественных пара­метров информационного потока. Достижение этой цели реали­зуется через решение следующих задач:

1.3.1. Разработку рационального состава информации ИС;

1.3.2. Разработку рациональных маршрутов движения инфор­мации;

1.3.3. Разработку рационального документационного обеспе­чения.

1.4. Рационализация способов и методов движения информации.

Данная цель предполагает выбор наиболее современных и от­вечающих требованиям оптимальности информационных технологий.

Реализация второй основной цели — обеспечения организованного информационного потока необходимыми ресурсами (технические средства, программные средства, коммуникации, персонал) требует решения следующих задач или реализации следующих подцелей:

2.1. Оптимизация состава технических средств на основе ана­лиза технических возможностей объекта.

Очевидно, что эффективное функционирование информа­ционной системы без технических средств в настоящее время не представляется возможным. Однако достижение этой цели сопряжено с необходимостью анализа технических возможностей и потребностей ИС. Недостаток технических средств может нанести не меньший вред, чем их избыточность.

Технические средства для функционирования ИС подбирают­ся в соответствии с их классификацией по группам оборудования.

Реализация этой цели достигается через решение следующих задач:

2.1.1.Формирование перечня оргтехники;

2.1.2.Формирование перечня средств сбора, хранения, обра­ботки и транспортировки информации.

Данная основная цель реализуется через решение задач обес­печенности техническими средствами только локальных техни­ческих средств, относящихся к конкретному рабочему месту.

2.2. Оптимизация состава программных средств.

Эффективное функционирование ИС невозможно без обес­печенности всех процессов техническими средствами, которые в свою очередь не могут работать без соответствующего про­граммного обеспечения.

Критерием оптимальности выбора программных средств яв­ляется наиболее полное соответствие целям и задачам управлен­ческого процесса и финансовым возможностям организации.

После установления совокупности технических средств, ко­торые будут заниматься обработкой, хранением и передачей ин­формации может быть осуществлен оптимальный выбор:

2.2.1. Операционной среды;

2.2.2. Прикладных программ, ориентированных на управле­ние общими бизнес-процессами;

2.2.3. Профессионально-ориентированных программ.

От выбора программных средств во многом зависит, как будет осущест­вляться доступ к данным и их синхронизация.

2.3. Оптимизация состава коммуникаций.

Развитые коммуникации определяют эффективность и опера­тивность управленческих процессов. Реализация этой подцели требует решения следующих задач.

2.3.1. Выбор сетевой технологии и конфигурации сети,

2.3.2. Идентификация объектов и субъектов сети;

2.3.3. Идентификация способа организации сети;

2.3.4. Схема организации сетевого трафика.

Одним из постоянно возникающих вопросов при проектировании ИС является вопрос связи с внешними организациями, филиалами, на которых проходят те или иные этапы бизнес-процесса. Системный подход предполагает необхо­димость консолидации информации в одном месте, и, как прави­ло, в режиме реального времени.

Вышеперечисленные задачи позволяют решить вопросы со­вмещения локальных вычислительных сетей и сети интернет, объединить рабочие места, находящиеся на любом удалении, опре­делить технологию доступа к данным.

2.4. Оптимизация состава персонала

Современные информационные технологии, без которых не­возможно эффективное функционирование ИС, предъявляют определенные требования к персоналу. Причем в равной степени эта проблематика касается как специализи­рованных пользовате­лей информационных ресурсов, так и неспециализи­рованных.

Реализация поставленной подцели требует решения следую­щих задач:

2 4.1. Повышение квалификации неспециализированного пер­сонала;

2.4.2. Повышение квалификации специализированного пер­сонала;

2.4.3. Обеспечение персонала организационно-методической документацией;

Эти задачи реализуются через осуществление мероприятий по обучению персонала, разработке соответствующих должно­стных инструкций, положений и стандартов, позволяющих ком­плексно повысить уровень квалификации персонала.

Реализация третьей основной цели «координация и регулиро­вание эффективного функционирования информационного пото­ка» требует решения следующих подцелей и задач:

3.1.Эффективная настройка, поддержка и сопровождение действующей ИС;

3.2.Обеспечение непрерывного развития ИС на основе мо­ниторинга существующего и желательного состояния ИС;

3.3.Обеспечение применения новейших информационных технологий.

Субъектом управления информационной логистики являются конкретные структурные подразделения или лица, принимаю­щие решения. Важным с научной и методической точек зрения представляется вопрос о месте подразделений, занимающихся комплексным охватом логистической деятельности в структурах управления организациями.

Субъектом, то есть органом, занимающимся разработкой и внедрением новых и поддержкой действующих информацион­ных систем организации, является подсистема информационного обеспечения.

Подсистема информационного обеспечения имеет разветв­ленную структуру, большой объем выполняемых функций и со­ответствующую организацию, то есть сама является сложной системой и требует комплексного рассмотрения всех перечис­ленных составляющих, что соответствует методологии систем­ного подхода. Все вышеперечисленные элементы системы ин­формационного обеспечения мы рассмотрим более подробно:

· функции;

· организационную структуру;

· способ организации подсистемы;

· персонал.

Функции подсистемы информационного обеспечения органи­зации можно разделить на первичные и вторичные. К первичным функциям относятся следующие:

· организация массивов информации;

· организация потоков информации;

· организация процессов и средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации.

При организации массивов информации используются уни­фицированные системы документации (УСД) и классификаторы, с помощью которых создаются структурированные массивы данных, используемых при организации баз данных.

Функция «организация потоков информации» предполагает выполнение следующих управленческих процедур:

· определение источников и потребителей информации в со­ответствии со специальными функциями и задачами управления;

· определение состава информации, периодичности ее цирку­ляции и форм представления;

· разработку документооборота;

· использование комплекса технических средств для органи­зации потоков информации;

· установление порядка составления, оформления, регистра­ции, согласования и утверждения документов.

Организация процессов сбора, хранения, обработки и транс­портировки информации предполагает:

· обеспечение технологических процессов необходимыми техническими средствами;

· распределение между подразделениями и отдельными ис­полнителями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до потребления.

Вторичными функциями подсистемы информационного обеспечения, о которых также не следует забывать, является обеспечение управленческого персонала научно-технической информацией о новейших отечественных и зарубежных дости­жениях науки, техники, экономики, технологии производства, передовом отечественном и зарубежном опыте в области управ­ления.

Структурными подразделениями, реализующими функции подсистемы информационного обеспечения, в организации являются (могут быть):

· отдел информационного обеспечения
(отдел автоматизиро­ванных систем управления — АСУ, информационно-вычисли­тельный центр — ИВЦ,
информа­ционно-технологический отдел,
отдел электронной обработки данных);

· отдел научно-технической информации (патентно-лицен­зионный отдел).

Очевидно, что подсистема информационного обеспечения для выполнения вышеперечисленных функций должна быть со­ответствующим образом организована. Специфика деятельности подсистемы информационного обеспечения состоит в том, что в процессе своей деятельности она должна иметь возможность оказывать воздействие на все функциональные подсистемы ор­ганизации. Таким образом, сразу возникает вопрос: какое место данная подсистема должна занимать в иерархии предприятия?

В настоящее время возможны три варианта организации подсистемы информационного обеспечения на предприятиях:

· централизованный;

· децентрализованный;

· специализированный.

При централизованном способе организации вся деятельность по информа­ционным технологиям сосредоточена в одном управ­лении (подразделении) и подчиняется непосредственно высшему руководству компании через вице-президента (заместителя ди­ректора) по информационным системам (технологиям).

Преимуществом централизованного способа организации является обеспечение высокой эффективности работ по вне­дрению новых информа­ционных систем и технологий. К недос­таткам можно отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.

При децентрализованном способе организации подсистемы информаци­онного обеспечения специалисты разных функцио­нальных подразделений выполняют функции управления ин­формационными системами каждый в своем направлении.

Преимуществом такого способа организации является высо­кий уровень знаний предметной области менеджера по инфор­мационным системам, недостатком — дублирование однотип­ных задач и функций в разных подсис­темах.

При специализированном способе в организации отсутству­ет подразделение по информационным системам (технологиям). При необходимости внедрения автоматизированной сис­темы данные организации обращаются в специализированные фирмы и выполняют работы на договорной основе. Это харак­терно для небольших организаций, которые не могут иметь собственных специалистов в области информационных техно­логий, занятых полный рабочий день, и прибегают к услугам консультантов. Преимуществом данного способа организации подсистемы информационного обеспечения является высокий уровень научных и методических разработок, недостатком — сложность учета всех специфических особенностей объекта.

Выбор того или иного способа организации подсистемы ин­формационного обеспечения на предприятии зависит от многих факторов, и, прежде всего, размеров организации, существую­щих в ней бизнес-процессов, наличия свободных денежных средств. Следует лишь отметить, что подсистема информацион­ного обеспечения в настоящее время достигла такого уровня специализации, что требует пристального внимания к своей ор­ганизации. Современные руководители понимают это, и любая, даже самая маленькая организация имеет в своем составе ин­формационные службы.

Персонал, рассматриваемый в процессе информационных технологий, может быть разбит на две группы:

· неспециализированные пользователи информационных ре­сурсов (т.е. все работники организации, независимо от специаль­ности);

· специализированные пользователи информационных ресур­сов (персонал, занимающийся организацией работы с информа­цией на предприятии).

С первой группой все ясно — это руководители, специалисты и другие служащие любой организации, которые являются по­требителями и производителями информационных ресурсов. Разница в принципах их работы с информацией заключается в разной степени формализации их задач и характеризуется соот­ветственно разным удельным весом творческих и рутинных ра­бот при работе с информацией.

Вторая группа персонала — специализированные пользовате­ли инфор­мационных ресурсов — требует более пристального изучения.

По мере внедрения новых информационных технологий роль информационного обеспечения в бесперебойной работе предприятия, казалось бы, должна резко возрастать. Однако существующие ныне структуры, технологии управления не ук­ладываются в рамки, требуемые для эффективной работы в но­вых условиях. По этой причине внедрение современных информаци­онных технологий автоматически вызывает организационную и кадровую перестройку российских предприятий. Даже простое внедрение автоматизированной системы документооборота полностью меняет весь механизм работы офиса. В таких усло­виях человек, ответственный за «циркуляцию» информации, действительно становится ключевой фигурой. В конце концов, от него начинает зависеть структурная схема предприятия и, в какой-то мере, кадровая политика.

В основании пирамиды находятся, конечно, пользователи, то есть люди, которым система нужна для решения своих собственных при­кладных задач.

Следующий уровень специалистов — системный оператор, занятый решением кон­кретных задач, текущих проблем и пр., связанных с работоспо­собностью конкретных компьютеров. Его специальность не предполагает стратегического развития компьютерного парка предприятия.

Следующий уровень специалистов — это администратор по ИС, к которым относятся администратор по сетям и админист­ратор безопасности данных. В западном понимании — это пользователь, который, помимо выполнения своих текущих обязанностей, занимается текущим администрированием своей части сети. То есть, он может создать нового пользователя, сконфигурировать сетевую печать, занимается общим доступом к файловой системе. К этому же уровню относится и администра­тор безопасности — довольно новая для наших информацион­ных систем должность. Она связана с тем, насколько руководи­тель ценит безопасность своей информации. Администратор безопасности отвечает за то, чтобы доступ к той или иной ин­формации имел человек, которому положено по штату. Он за­нимается и физической защитой информационной системы, и защитой ее на логическом уровне и не должен совмещать свои функции с функциями системного администратора.

Следующая ступень — это системный инженер, который за­нимается созданием информационной системы на этапе, когда уже принято решение о том, какая система нужна. На инженера возлагаются функции создания, поддержки и, что очень важно, развития системы. Он, конечно, должен заниматься этим все свое время и, как правило, работает в отделе информационных систем.

Классическая пирамида, которая до недавнего времени счи­талась вполне достаточной — пользователь — администратор — инженер. Но сейчас все большее внимание стало уделяться сле­дующей ступени — мастер-инженеру. Ему предстоит решать за­дачи по управлению сетями. Это инженер, который может обес­печить управление сетью сразу по нескольким филиалам, регио­нам из центральной точки. Он занимается телекоммуникациями: когда идет переход от локальной сети предприятия к глобальной сети, объединяющей предприятия или регионы, то возникают проблемы, с которыми обычный инженер уже может не спра­виться.

В зарубежных организациях, где новейшие информацион­ные технологии давно уже стали обыденным делом, человек, отвечающий за информатизацию, обычно находится на самом верху иерархической пирамиды и зачастую он занимает пост вице-президента или одного из директоров и является вторым чело­веком в компании. На его плечах лежит не только организация работы информационных систем и технологий, но и принятие решения о внедрении таких систем. С одной стороны, он спо­собен разобраться во всем многообразии информационных тех­нологий, а с другой — понять, каким образом их можно приме­нить к бизнесу компании и какую можно извлечь из этого вы­году.

В нашей стране такая должность на высшем уровне иерар­хии — пока редкость. И это легко объяснимо. На западе ин­формационные технологии выросли из потребностей бизнеса. Там, где каждый дополнительный процент прибыли достается неверо­ятным трудом, информационные технологии как раз и служат одним из способов достижения этого.

4.2. Информационные потоки в системах управления

Для создания информационной системы на уровне производства необходимо сформировать модель такой сис­темы. Одним из подходов к созданию модели информационных потоков на производстве является анализ существующей системы управления. Он предполагает сведение конкретных участков произ­водства к отдельным компонентам, комбинируя которые, можно получить структурную модель для анализа вариантов структуры предприятия.

Структурная модель должна содержать оба основных элемента, а именно: производственные мощности и средства организации материального потока. Комбинируя эти элементы, исследователи и организаторы системы делят всю структуру предприятия на буферную и технологическую части. При этом охватываются все виды деятельности — от получения сырья до передачи готовой продук­ции покупателю. Основной критерий, отличающий буферные и технологические зоны, сосредоточен в вопросе: находится ли предмет труда в стационарном состоянии или он приведен в дви­жение? Получив ответ на этот вопрос, далее определяют, какие конкретно данные должны быть собраны, обработаны и переданы для обеспечения оптимального управления материальным потоком.

Информация является одним из главных типов ресурсов, ко­торые необхо­димы менеджеру любого класса. Роль этого ресурса постоянно возрастает по двум основным причинам:

· глобализации экономики и управления (бизнес становится комплексным и международным);

· более жестких требований к организованности информаци­онных ресурсов, предъявляемых компьютеризацией.

Менеджер организации малого бизнеса (торговой точки) мо­жет управлять реальными потоками: имуществом торговой точ­ки, товарами в магазине, кассовым аппаратом, потоком покупа­телей.

Если масштаб операций возрастает, как, например, в органи­зации с сотнями и тысячами работающих, менеджеру приходит­ся управлять не опера­циями, а информацией об этих операциях. Для отражения состояния дел в организации менеджер использу­ет множество документов или информационных справок. Трудно представить полный комплект ежедневной информации, кото­рый может быть у директора крупной организации. Очевидно, что высший управлен­ческий персонал считает информацию наи­более ценным ресурсом.

Системный подход требует предварительной оценки места информаци­онного ресурса среди других видов ресурсов органи­зации любого типа.

Любая организация имеет пять основных типов ресурсов, ко­торыми она должна управлять как соответствующими потоками:

· человеческие;

· материальные;

· техника (включая оборудование и энергию);

· финансовые;

· информационные (включая данные);

В научной литературе существует и широко используется представление процесса управления лю­бой системой как процесса обработки информации. Известно, что при разработке информационного обеспечения любой системы учитываются общие свойства систем:

· система представляет собой набор определенных компонен­тов;

· составные компоненты логически взаимосвязаны между со­бой;

· система имеет связь с внешней средой.

Очевидно, что при анализе и проектировании информацион­ных потоков необходимо учитывать спе­цифические особенности последних, обусловленные их свойст­вами. К этим свойствам могут быть отнесены:

· наличие большого количества составных элементов, связан­ных между собой информационными каналами передачи дан­ных;

· иерархическая структура информационной системы;

· наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;

· расчленение информационной системы любого уровня на от­дельные подсистемы, цели и задачи, которые подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;

· функционирование систем всех уровней в условиях взаимо­действия с внешней средой;

· гибкость структуры и алгоритмов управления в системах всех уровней;

· наличие персонала в качестве элементов управления и кон­троля на всех уровнях иерархии большой системы, и в связи с этим необходимость постоянного взаимодействия пользователей и персональных компьютеров в процессе выполнения функций управления.

Практика показывает, что проектирование информационных потоков является наиболее ответственным и сложным этапом при организации информационной системы управления процессами закупки, производства и реализации продукции. Реализация этого процесса требует:

· изучения и анализа существующих выявленных в процессе обследования потоков информации;

· формулирования задач управления;

· определения потребности в информации для их решения;

· сопоставления полученных результатов со сложившимися информационными потоками и потребностью в информации на различных уровнях и в различных звеньях систе­мы управления.

Многообразие составных частей информационной системы обусловливает некоторые специфические особенности информационных потоков в системах управления. В этой связи воз­никает ряд вопросов методологического характера, связанных со спецификой понятия информационных потоков систем управления, видами этих потоков, особенностями анализа и проекти­рования последних.

Под потоком информации в системе управления понима­ется сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном на­правлении при условии, что у этих данных есть общий источник и общий приемник (например, совокупность сведений, переда­ваемых из одного подразделения предприятия — отдел закупок — источник в другое — производственный отдел — адресат)

Прежде всего, следует отметить, что инфор­мационный поток сам по себе является достаточно сложной сис­темой и делится на ряд состав­ляющих.

Отдельные данные, будучи смысловыми структурными эле­ментами, образуют сообщение, то есть логистическую информа­ционную совокупность, состоящую из нескольких реквизитов и дающую определенную количественную и качественную харак­теристику описываемому объекту.

Реквизит — элементарная единица сообщения, дальнейшее расчленение которой невозможно. Реквизит является элементом, который в соединении с другими аналогичными элементами соз­дает более сложные информационные совокупности. Реквизит характеризует количественную или качественную составляю­щую информационной совокупности. Например, реквизиты — «наименование организации», «наименование товара», «количе­ство товаров», «цена товара», «код управленческой документа­ции» и т.п. Каждый реквизит может быть представлен совокуп­ностью символов: цифровых, буквенных, специальных. По воз­никновению и роли в процессе обработки реквизиты делятся на признаки и основания.

Признак — составная часть сообщения, которая характеризует качество описываемого объекта, тем самым индивидуализируя сообщение. Отдельно взятый признак экономического смысла не имеет и применяется всегда в сочетании с основанием. К реквизи­там-признакам относятся: «месяц», «код структурного подразде­ления», «табельный номер работника» и пр. В процессе обработки информации над реквизитами-признаками, как правило, выпол­няются логические операции (поиск, сортировка, выборка и т.п.).

Основание также является частью сообщения, которая функ­ционально предназначена для количественной характеристики описываемого объекта. Основание является числовой величиной, полученной в результате измерения или вычисления. Поэтому отдельно взятые основания экономического смысла не имеют и применяются лишь в сочетании с признаками. Реквизитами-основаниями являются: «количество каких-либо предметов», «цена», «сумма».

Информационную совокупность, включающую одно основа­ние и несколько признаков, что является необходимым миниму­мом элементов для образования документа, называют показателем. Например, показатель «количество готовой продукции, сданной на склад» включает один реквизит-основание — «коли­чество сданной продукции» и несколько реквизитов-признаков: «дата», «код подразделения-изготовителя», «код склада-получателя», «единица измерения» и пр. Совокупность этих рек­визитов описывает операцию сдачи готовой продукции на склад и образует элементарный документ «накладную на сдачу гото­вой продукции», пригодный для обработки в компьютеризиро­ванной системе управления.

Элементы показателя, как и показатель в целом, могут рас­сматриваться с двух сторон: по форме (название графы, строки) и по значению (какое определенное число, слово записано в дан­ную графу, строку). Под формой элементов показателей понима­ется наименование граф, строк, участков, а под значением (со­держанием) — проставленные конкретные числа. При этом они, как правило, выступают в форме документов, то есть сложных информационных образований, имеющих иерархическую структуру, с последовательным вхождением одних составляющих в другие и соподчинением этих частей.

Документы, использованные в процессе управления, могут включать один или несколько показателей с обязательным удо­стоверением (подписью или печатью) лица, ответственного за содержащуюся в документах информацию. Поскольку получе­ние исходных данных является сферой деятельности человека, то большинство документов создается на стадии сбора и регистра­ции данных, хотя немалая доля документов поступает в систему от внешних (вышестоящих и других) организаций. Так, в бухгал­терском учете показатель, его основание являются результатом счета, взвешивания и т.п. Он служит основой получения сводных бухгалтерских и статистических данных, которые в свою оче­редь будут входящей информацией при составлении статистиче­ских отчетов в разрезе организации, отрасли, региона и т.д.

Массив представляет собой совокупность однородных дан­ных, объединенных единым смысловым содержанием. Данные (процессы, явления, факты и т.п.) представлены в формализо­ванном виде, пригодном для передачи по каналам связи и для обработки на компьютере. Основными элементами массивов, определяющими их содержание, являются записи.

Записи — это элементы массива, которыми оперируют поль­зователи при обработке информации. Элементами записей, имеющих единое смысловое значение, являются информацион­ные поля.

Данные, принадлежащие к одному массиву, записываются по общим правилам (в соответствии с технологией накопления, хранения и обработки данных, принятой в организации). Тип массива определяется его содержанием (например, массив мате­риальных нормативов, массив поставщиков материалов); функ­циями в процессе обработки данных (входной, выходной, про­межуточный массивы). Информационный массив, снабженный символическим именем, однозначно определяющим его в ин­формационной системе, называется файлом.

Разнообразие информационных потоков пре­допределяет необходимость их классификации в различных ас­пектах в зависимости от поставленных целей и задач.

Информационные потоки могут быть класси­фицированы по:

· направлению;

· структуре;

· периодичности;

· виду носителя;

· способу индексации;

· степени взаимосвязи;

· объему;

· плотности;

· информационной емкости отдельных сообщений;

· методу образования;

· способу и степени использования.

Виды информационных потоков, циркулирующих в системах управления, имеют некоторое отличие от всех других видов информационных потоков. Отличие это состоит в самом объекте движения — обмене информации между различными звеньями системы. Исходя из этого, виды информационных потоков систем управления целесообразно представить в со­ответствии с классификацией по функциям системы.

Прежде чем представлять группировку информационных потоков, следует сказать о целях та­кой классификации, возможностях разных видов классификаци­онных членений, требованиях к классификации информационных потоков.

Классификацией, как известно, называется логическая опера­ция, которая заключается в распределении элементов рассматри­ваемого множества по подмножествам (классам) на основании общего признака или группы признаков. Упорядоченное распо­ложение классифицируемых элементов на основе установленных связей и зависимостей между их признаками представляет собой классификационную систему.

К основным и общепринятым принципам классификации от­носятся:

· достаточная полнота охвата классифицируемых объектов;

· единство классификационных признаков на каждой стадии членения (при многоуровневой классификации);

· открытость классификационной схемы (возможность допол­нения новыми видами товаров).

Но в соответствии с целями и задачами локальной классифи­кации именно управленческих информационных потоков возни­кает необходимость формули­рования дополнительных принци­пов:

· целевой ориентации разрабатываемой классификации;

· максимальной обозримости и практической значимости;

· допустимости пересечения классификационных подмно­жеств (виды потоков, входящие в множество одной классифика­ционной группировки, могут включаться и в смежные группи­ровки).

Таким образом, основным этапом классифицирования управленческих информационных по­токов является определение набора признаков или критериев, в соответствии с которыми тот или иной информа­ционный поток может быть отнесен (или не отнесен) к опреде­ленной классификационной группе.

Информационный поток, как правило, выража­ется в определенном виде документации. Особенно актуален данный тезис применительно к управленческим информационным потокам, так как движение последних в реальных условиях со­провождается соответствующим набором строго регламентиро­ванной документации (накладные, счета-фактуры, приказы и пр.). В этой связи большое значение в области полноты класси­фикации информационных потоков имеет «вид документационного сопровождения». В соответствии с сущест­вующим делением документации по видам деятельности, информационные потоки могут быть классифицированы на: распорядительные (приказы, распоряжения), организа­ционные (инструкции, протоколы, положения), аналитические (обзоры, сводки, докладные записки), справочные (справки), на­учные (статьи, рефераты), технические (ЕСКД, ЕСТД, докумен­тация по технике безопасности).

Направление по отношению к звеньям ИС разделяет информационные потоки на входные (поступают в структурное подразделение извне), выходные (передаются из данного структурного подразделения вовне) и внутренние (об­ращаются только внутри рассматриваемого объ­екта управления). В зависимости от уровня иерархии системы информационный поток может быть внутренним, если его рас­сматривать на уровне всей организации в целом, и входным или выходным для какого-либо звена системы.

По виду носителя информации информационные потоки могут быть поделены на бумаж­ные, электронные, смешанные. Носитель информации — это лю­бое материальное средство, фиксирующее информацию. В на­стоящее время для регистрации информации используются бу­мажные и электронные носители. Информационный поток может состоять из бумажных и электронных носителей, которые дубли­руют или дополняют друг друга. Перечень электронных носите­лей весьма разнообразен, их название в некоторой степени услов­но и обозначает совокупность средств, использующих для переда­чи информации компьютерные системы.

Для того, чтобы человек мог воспринять любой вид инфор­мации, должна быть осуществлена ее индикация. В зависимости от индикации информационные потоки делятся на:

· цифровые (цифровая запись в документе, цифровое изобра­жение на мониторе);

· алфавитные (словесная запись в документе, на экране мони­тора);

· символические (условное изображение на чертежах, органи­зационных схемах):

· предметно-визуальные (телеизображение, фотография).

Структура информационных потоков определяет их однород­ность и неоднородность. Однородные информационные потоки характеризуются единым видом носителя, единой функциональ­ной принадлежностью, единым видом документационного со­провождения. Неоднородные информационные потоки соответ­ственно не отвечают всем вышеперечисленным требованиям.

По периодичности информационные потоки делятся на регу­лярные, соответствующие регламентированной во времени пере­даче данных, и оперативные — обеспечивающие связь в любой необходимый момент времени. По степени взаимосвязи информационные потоки делятся на взаимосвязанные и невзаимосвязанные. Степень взаимосвязи ха­рактеризуется количеством видов информации, связанных с данным видом информации. Взаимосвязанными видами ин­формации в потоке являются, например, исходная (направленная от объекта управления к системе управления) и производная ин­формация.

По объему информационные потоки делятся на малообъем­ные, средне­объемные и высокообъемные. Объем информации измеряется количеством символов (алфавитных, цифровых и служебных знаков) или байтов.

Объем информации, отнесенный к единице времени, называ­ется плотностью соответствующего потока информации. По плотности информаци­онные потоки делятся на малоинтенсив­ные (до 1 Мбит/сек), среднеинтенсивные (1-2 Мбит/сек), высо­коинтенсивные (свыше 2 Мбит/сек).

Степень использования потока информации характеризуется

· отношением однократно используемой информации к об­щему объему используемой информации (однократно исполь­зуемые, многократно используемые информационные потоки);

· отношением используемой информации ко всему объему полученной и образованной информации (малоиспользуемые и неиспользуемые информационные потоки).

4.3. Структура и классификация информационных систем

Важнейшим фактором успешной деятельности предприятия является умение его руководства чувствовать рынок и ориентироваться на него. Две основные задачи стоят перед любой компанией: позаботиться о себе и видеть окружающую действительность. "Позаботиться о себе" - значит навести порядок в технологиях деятельности, процедурах документооборота, организационно-штатной структуре. Все начинают понимать, что нужно менять систему управления, снижать издержки и эффективно управлять финансами. Вопрос в том, как это сделать? Как подсчитать истинную себестоимость вида продукции, как спланировать закупки материалов при имеющихся запасах, какие процессы совершенствовать в первую очередь. Одним из механизмов решения задачи наведения порядка является постановка на предприятии методологии управленческого учета на базе современных информационных технологий, применение которого даст ответы на вопросы что, где, когда, как, почему, сколько, в чем причина и т.д. Результатом будет являться повышение внутренней эффективности предприятия. Однако, успешная внутренняя жизнь предприятия - это необходимое, но не достаточное условие выживания, а тем более для занятия ведущих позиций на рынке. Чтобы повысить внешнюю эффективность, следует адаптироваться к требованиям окружающего мира, потребностям рынка, научиться управлять поставщиками и заказчиками. Способность правильно и своевременно реагировать на внешнюю среду дает стратегическое мышление.

Предприятие – это единый организм, и улучшение чего-либо одного может привести к малейшему сдвигу в сторону успеха в лучшем случае, либо к снижению общих показателей в худшем. Руководителям, а в особенности руководителям финансовых отделов, необходимо принимать комплексные решения, касающиеся всего предприятия. А загруженность решением оперативных задач еще более усложняет процесс управления.

Для упрощения управления, прежде всего финансового, необходимо иметь эффективную систему управления предприятием, включающую систему менеджмента качества, и информационную систему их поддержки. Что может дать внедрение информационной системы?

· снижение общих затрат предприятия в цепи поставок (при закупках),

· повышение скорости товарооборота,

· сокращение излишков товарных запасов до минимума,

· увеличение и усложнение ассортимента продукции,

· улучшение качества продукции,

· выполнение заказов в срок и повышение общего качества обслуживания заказчиков,

Для того, чтобы реально оценить эффективность системы, очень важно понимать какие задачи может решать правильно разработанная информационная система:

· Планирование производственной деятельности. Составление производственных планов различного уровня, от стратегических до оперативных, и проверка возможности их исполнения в соответствии с состоянием производственных мощностей и людских ресурсов. Степень детализации планов различного уровня различна - от набора продукции для решения задач стратегического планирования до конкретных материалов или производственных операций для оперативного управления производством;

· Управление закупками, запасами, продажами. Это автоматизация процессов планирования и учета для задач снабжения (материально-технического обеспечения) производства, сбыта готовой продукции и управления складскими запасами;

· Управление финансами. Как правило, это ведение бухгалтерии, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности;

· Управление персоналом. В подсистеме управления персоналом реализованы все основные потребности работы с кадрами: найм и увольнение персонала, учет сведений о сотрудниках, планирование их карьерного роста, расчет заработной платы и учет рабочего времени. Рассмотрение персонала, как отдельного вида ресурса позволяет связать воедино кадровый потенциал предприятия и производственные планы, что также возможно при использовании информационной системы;

· Управление затратами. Сюда относится учет всех затрат предприятия и калькуляция себестоимости готовой продукции или услуг;

· Управление проектами/программами. Современная деятельность предприятия все больше рассматривается через призму реализации производственных проектов или программ, для которых может осуществляться отдельное планирование и учет;

· Проектирование продукции и технологических процессов. Информация о составе продукции, технологических маршрутах ее изготовления, разработка продукции в соответствии с требованиями клиентов, а также оценка затрат, которые понесет предприятие при выпуске такой продукции.

Для получения экономического эффекта при крупном капиталовложении при приобретении системы, следует правильно выбрать, какая именно система нужна. В данном случае, придерживаться принципа “чем больше функций, тем лучше” не стоит. Чем больше система “может”, тем дороже она стоит и существует вероятность того, что будут использоваться далеко не все ее функциональные возможности, и она не окупит себя.

Комплексная автоматизация бизнес-процессов предприятий на базе современной аппаратной и программной поддержки мо­жет называться по-разному. В настоящее время существуют и с почти одинаковой частотой встречаются следующие определе­ния информационных систем:

· автоматизированные системы управления (АСУ);

· интегрированные системы управления (ИСУ);

· интегрированные информационные системы;

· корпоративные информационные системы (КИС),

· системы MRP/МRР II (Material Requirement Planning— пла­нирование потребности в материалах/ Manufacturing Rеsоuгсе Planning — планирование производственных ресурсов);

· системы ЕRР (Еnterрrisе Rеsоuгсе Planning);

· системы СSRР (Сustomer Synchronized Rеsоuгсе Planning);

· системы СSМ (Сhain Supply Management).

Все эти термины с той или иной степенью полноты, точности и достоверности характеризуют одно и то же понятие, а именно компьютеризированные информационные системы, которые оп­ределяются как целостный комплекс программно-аппаратных средств и регламентов их функционирования, реализующий биз­нес-процессы и информационные потоки предприятия и направ­ленный на адекватное информационное обеспечение и повыше­ние эффективности процесса управления.

Многоплановость терминологии в данной области объясняет­ся рядом объективных и субъективных причин.

Объективные причины обусловлены бурным развитием ин­формационных систем и технологий в конце XX и на рубеже XX и XXI веков. Естественно, что появление новых черт в рассмат­риваемом объекте требует соответствующих адекватных поня­тий и определений.

Субъективные причины многоплановости терминологии объ­ясняются тем, что в данной области, как в никакой другой, мно­гие разработки осуществляются на стыке интересов представи­телей разных специальностей: программистов, специалистов по системам управления, системных аналитиков, математиков и ме­неджеров разных функциональных областей. Естественно, что в силу принад­лежности к разным предметным областям, они по-разному понимают и трактуют одни и те же понятия в области информационных систем и технологий. В настоящее время ве­дутся работы по унификации и стандартизации в данной области знаний. Так, например, делаются попытки создания и внедрения унифицированного языка моделирования (UМL — Unified Modeling Language), разработки стандартов по процессам анализа и проектирования компьютеризированных информационных гм, но считать эту работу завершенной пока не представляется возможным.

Перечисленные причины позволяют дать оценку вышеназванным терминам с позиций адекватности отражения действительности и целесообразности их применения на современном развития информационных технологий.

Термин «автоматизированная система управления» (АСУ), на наш взгляд, морально устарел. Связано это, во-первых, с тем, что современная информационная система основывается на автоматизации выполнения отдельных функций, хотя применение здесь термина «автоматизация» также представляется спорным и успешно может быть заменено словом «компьютеризация». Кроме того, АСУ ассоциируются с так называемыми автоматизированными системами управления 70-х годов XX века, в числе и с некоторым негативным опытом их внедрения на отечественных предприятиях.

Значительная часть отечественных предприятий была представлена крупными многопрофильными комплексами, которые содержали большое количество разноплановых бизнес-процессов, слабо регламентированных и закрытых для внешних организаций. При этом АСУ были внедрены практически во все предприятия народного хозяйства. Ожидаемого успеха это не принесло в силу ряда объективных причин, главная из которых заключается в том, что полная централизация обработки информации в едином подразделении при отсутствии ее распределения рабочим местам создавала разрыв во времени между потребностью в выработке управленческих решений и их практической реализацией.

Внедрение АСУ в отраслях и на предприятиях отечественной промыш­ленности совпадает по времени с формированием понятия «интегрированные информационные системы» или «интегрированные системы управления». Более того, можно утверждать, что в 70-е — 80-е годы XX века в отечественном инфор­мационном менеджменте понятие «интегрированная ин­формационная система» практически полностью отождествля­лось с понятием «автоматизированная система управления» (АСУ).

В терминах «интегрированные системы управления» и «ин­тегрированные информационные системы» ключевым понятием является интегрированность обработки информации.

Начало практической реализации технологической базы ин­тегрированных информационных систем (единое информацион­ное пространство, однократный ввод и многократное использо­вание информации, уменьшение количества бумажных докумен­тов и дублирования информации в них, автоматические увязки материальных л финансовых показателей), уменьшающей трудо­затраты на управление, стало возможным только с появлением компьютеров 3-го поколения с такими базовыми элементами, как средства хранения информации большого объема с «прямым доступом» и средства интерактивного доступа к хранимой ин­формации.

Все это появилось в конце 70-х годов XX века. Поскольку эти средства стоили дорого, реализацию интегрированных информа­ционных систем могли позволить себе только крупные предпри­ятия и корпорации.

Интегрированная информационная система управления опре­деляется как система, в которой информация перерабатывается по единой схеме, на основе единых для различных задач исход­ных и нормативных данных. С этой точки зрения ведется разра­ботка единой схемы потоков информации, отражающая логиче­скую взаимосвязь показателей и расчетов, выполняемых аппара­том управления. Информационная система, в результате функ­ционирования которой достигается органическая увязка всех по­токов информации и процедур их обработки в соответствии с единым контуром управления, базируется на однократной реги­страции исходных данных, упорядочении документооборота, ор­ганизации единого нормативно-справочного хозяйства, типизации алгоритмов выполнения экономических расчетов и на централизации обработки данных.

Очевидно, что структура создаваемой на этой основе информационной системы сложна, включает различные комбинации информационных совокупностей. Как правило, она строится по составным частям объекта управления — модулям, рассматриваемым как подсистемы определенных рангов, по функциональным подсистемам и пр.

Следует констатировать, что рассмотренное понятие интегрированной информационной системы не потеряло актуальность и сегодня. Однако произошли существенные изменения в идеологии информационных технологий, что наложило определенный отпечаток на содержание данного понятия. В связи с этим, на наш взгляд, акцентирование внимания на интегрированности обработки в понятии информационных систем не совсем правомерно и актуально, поскольку по-другому просто невозможно обеспечить эффективное функционирование информационной системы в современных условиях.

В настоящее время наиболее часто встречающимся в литературе, посвященной данной проблематике, и наиболее удачным, на наш взгляд, с точки зрения полноты и адекватности отражения сущности информационных систем является термин «корпоративная информационная система» (КИС).

Информационные системы не могут функционировать сами по себе, а существуют в привязке к какому-либо конкретному объекту, что и содержится в данном термине «корпоративные». Представляется очевидным, что современные корпоративные информационные системы должны быть интегрированными и компьютеризированными.

Практически появление термина «корпоративные информа­ционные системы» связано с осознанием того, что корпоратив­ное информационное пространство — нечто достаточно слож­ное, а не просто совокупность нескольких программ. Исто­рический ракурс эволюции развития информационных систем подтверждает правомерность именно такого определения.

Сначала пришло признание того, что это — некая интегриро­ванная среда обработки данных (отсюда термин — интегриро­ванная информационная система). Затем постепенно сформиро­валось понимание того, что это не просто среда обработки дан­ных, а совокупность методов и подходов к управлению разно­родными и разноформатными данными, извлечению информа­ции из имеющейся в организации информационной системы, прежде всего в формах, необходимых для обеспечения деятель­ности по управлению предприятием. При этом достаточно долго существовало стремление объединить эти методы и подходы в едином программном продукте. Причем сначала это совершенно не были продукты типа систем управления ресурсами предпри­ятия, как это пытаются представить сейчас, а были системы управления базами данных (СУБД), в наибольшей степени этот подход нашел свое логическое завершение в ORACLE, в частно­сти, в спектре продуктов и решений, предлагаемых этой компа­нией. В этот момент «тиражируемые или коробочные решения» еще были редким и дорогостоящим продуктом, и IТ-менеджеры в основном полагались на разработку программ по индивидуаль­ным заказам.

В современном понимании КИС представляют собой некото­рую формализованную модель ведения бизнеса на данном кон­кретном предприятии. С ее помощью отображаются все основ­ные процессы, которые там происходят. Задача КИС — с высо­кой степенью точности и достоверности отслеживать процессы, выявлять тенденции, на основе которых руководитель принимает управленческое решение и сразу же получает возможность активно увидеть результат своих действий. В чем же сходство и отличие современных КИС, АСУ и ИИС в принципиальном плане?

Во-первых, практически без изменений сохраняется основной тип корпоративных информационных систем, заявленный в самом их названии — принцип интегрированности информации. Он предполагает осуществление сквозной информационной поддержки на всех этапах прохождения информации на основе интегрированной базы данных, предусматривающей единую унифицированную форму представления, хранения, поиска, отображения, составления и защиты данных.

Во-вторых, появляется новый принцип организации корпоративных информационных систем — гибкость, то есть возможность адаптивной перестройки формы и способа представления информации в процессе решения задачи. Именно распределенная компьютерная техника и дружественное программное обеспечение создают условия для реализации этого принципа в процессе управления корпоративными информационными системами.

В-третьих, появляются широкие возможности использования принципа интерактивности, который предполагает наличие диалогового режима решения задач с широкими возможностями для пользователя.

Очевидно, что процесс комплексной автоматизации всех областей деятельности предприятия, как это трактуется в современных КИС, стал актуальным не сегодня. История развития автомат­изированных систем управления как в нашей стране, так и за рубежом, наглядно это показывает.

Эволюция ИС связана, прежде всего, с совершенствованием инструмента, обеспечивающего уменьшение трудозатрат на соз­дание и сопровождение ИС путем углубления специализации, стандартизации и кооперации, а также споявлением новых средств хранения, переработки и передачи информации (при этом, конечно, функциональные возможности ИС также расши­рялись).