Проектирование и создание информационной системы

Рис. 4.2. Требования к информационной системе

Классификация Информационных Систем

Первые системы, которые были разработаны для решения задач управления на предприятии, в основном охватывали сферу складского или материального учета (IC – Inventory Control). Их появление связано с тем, что учет материалов (сырья, готовой продукции, товаров) с одной стороны является извечным источником различных проблем для руководителя предприятия, а с другой (на предприятии относительно крупного размера) одной из самых трудоемких областей, требующих к себе постоянного внимания. Основной “деятельностью” такой системы является учет материалов.

Следующий этап усовершенствования материального учета был ознаменован системами планирования производственных или материальных (в зависимости от направления деятельности организации) ресурсов. Эти системы, вошедшие в стандарт, а вернее два стандарта (MRP – Material Requirements Planning и MRP II – Manufacturing Requirements Planning), очень широко распространены на Западе и давно и успешно используются предприятиями, в первую очередь производственных отраслей. Основные принципы, которые легли в основу систем стандарта MRP, включают

· описание производственной деятельности как потока взаимосвязанных заказов;

· учет ограничения ресурсов при выполнении заказов;

· минимизацию производственных циклов и запасов;

· формирование заказов снабжения и производства на основе заказов реализации и производственных графиков.

Разумеется, есть и другие функции MRP: планирование цикла технологической обработки, планирование загрузки оборудования и т.д. На рис. 4.1. изображены процессы, которые реализуются при использовании такой системы:

Рис. 4.1. Структура MRP

Следует отметить, что системы стандарта MRP решают проблему не столько учета, сколько управления материальными ресурсами предприятия.

Наиболее популярным на данный момент новым видом информационных систем являются системы стандарта ERP - Enterprise Resource Planning. ERP-системы в своей функциональности охватывают не только складской учет и управление материалами, что в полном объеме предоставляют вышеописанные системы, но добавляют к этому все остальные ресурсы предприятия, прежде всего денежные. То есть ERP-системы должны охватывать все сферы предприятия, непосредственно связанные с его деятельностью. В первую очередь, здесь имеются в виду производственные предприятия. Системы данного стандарта поддерживают осуществление основных как финансовых, так и управленческих функций. Например, в системах Baan – это:

· финансы и бухгалтерия,

· производство,

· сбыт (включая складской учет, торговлю и маркетинг),

· транспорт,

· сервис и обслуживание оборудования,

· управление проектами,

· а также единая управленческая панель, на которой руководитель может видеть все основные подразделения и производственные показатели.

Главная задача систем ERP состоит в отслеживании текущего состояния дел на предприятии и сигнализации руководителям обо всех опасных изменениях в производственной деятельности. Процессы, которыми управляет информационная система стандарта ERP, изображены на рис. 4.2:

Информационная система, как и любой другой инструмент, должна иметь свои характеристики и требования, в соответствии с которыми можно было бы определить ее функциональность и эффективность. Разумеется, для каждого конкретного предприятия требования к информационной системе будут различными, так как должна учитываться специфика каждой организации. Несмотря на это, надлежит выделить несколько основных требований к системе, общих для всех “потребителей”:

1. Локализация информационной системы. В связи с тем, что наиболее крупными разработчиками информационных систем являются зарубежные компании, система должна быть приспособлена к пользованию российскими компаниями. Причем здесь имеется в виду локализация как функциональная (учет особенностей российского законодательства и систем расчетов), так и лингвистическая (система помощи и документация на русском языке).

2. Система должна обеспечивать надежную защиту информации, для чего необходимы парольное разграничении доступа, многоуровневая система защиты данных и т.д.

3. В случае внедрения системы на крупное предприятие со сложной организационной структурой, необходима реализация удаленного доступа для того, чтобы информацией могли пользоваться все структурные подразделения организации.

4. В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений направления бизнеса, изменения в законодательстве и т.п.), система должна быть адаптивной. Применимо к России, это качество системы должно рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране изменения законодательства и правил учета происходят в несколько раз чаще, чем в странах со стабильной экономикой.

5. Необходима возможность консолидации информации на уровне предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний и т.д.), на уровне отдельных задач, на уровне временных периодов.

Эти требования являются основными, но далеко не единственными критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия.

Проектирование информационной системы является, пожалуй, самым важным элементом автоматизации деятельности предприятия. Правильно спроектировать систему означает обеспечить бόльшую часть успеха всего проекта автоматизации. Очень частой ошибкой является внедрение информационной системы при отсутствии какой-либо четко сформулированной системы управления. То есть выражение “создать систему правления” воспринимается как внедрить нечто компьютерное”. Нужно четко осознавать, что система управления первична, а уже создание информационной системы на ее основе, или, попросту говоря, ее реализация в компьютерном виде – вторична.

Многие компании верят в то, что одна только автоматизация приведет к улучшению финансово-экономической ситуации, и начинают усилия по реализации информационных систем непосредственно с автоматизации, пропуская критические шаги понимания и упрощения своих бизнес процессов. Но нередко эти процессы настолько неупорядочены, что в общем создают впечатление хаоса на предприятии. Как известно, автоматизировать хаос далеко не просто, если невозможно. Поэтому прежде чем создавать информационную систему следует пересмотреть систему управления в организации. Изменение бизнес процессов называют реинжинирингом (business processes reengineering). Так, для начала нужно упорядочить схему бизнес процессов и систему управления организации в целом:

· определиться с организационной штатной структурой,

· разработать механизм финансово-экономического управления компанией (в том числе определить центры ответственности),

· произвести выделение основных технологических потоков (процессов),

· разработать механизмы организационного управления технологическими потоками,

· на основании созданных механизмов управления сформировать технологию финансового анализа и управления деятельностью технологических потоков.

Если будут иметься вышеперечисленные технологии, будет значительно легче разработать информационную систему. Однако часто приходится упрощать бизнес процессы на предприятии, для того, чтобы было проще описать их на языке компьютеров.

Организация – это набор правил и процедур. Информационная система это тоже набор правил и процедур, поэтому следует понимать какие инструкции и процедуры какими заменить. Не следует также забывать о человеческом факторе при создании информационной системы. Во-первых, именно людям придется работать с системой – одна работать она в любом случае не сможет. Во-вторых, служащие могут улучшить (или упростить) процессы, с которыми они ежедневно встречаются. Автоматизация должна происходить только после того, как служащие поймут процесс и примут решение о необходимости автоматизации.

После проведения формирования четкой системы управления, начинается непосредственно процесс проектирования информационной системы. Важно, чтобы в проектировании системы участвовали по возможности все сотрудники, которые будут с ней работать. Это позволит определить небольшие особенности и частные потребности в работе каждого отдела организации, поскольку только пользователи будущей системы лучше всего знают, что им нужно.

В проектировании информационной системы также должны участвовать ее разработчики, то есть те, кто будет ее создавать. К выбору разработчика информационной системы нужно подходить очень осторожно. Основными критериями в выборе разработчика являются опыт работы в области создания информационных систем, количество успешно внедренных данной компанией систем на российских предприятиях.

Финансовый менеджер и руководство предприятия должны относиться к автоматизации, как к проекту, то есть определить все стадии, характеристик, временные рамки и бюджет. Основными этапами работы над проектом по автоматизации являются:

1. Проведение обследования с целью описания бизнес процессов организации.

2. Разработка технического задания на систему автоматизации.

3. Разработка технического проекта системы.

4. Разработка системы (иногда называемая настройкой).

5. Различные стадии и этапы внедрения, опытной и промышленной эксплуатации.

6. Выполнение доработок в соответствии с изменившимися потребностями организации.

Результатом проектирования системы является строго формализованное описание как объекта ее автоматизации, так и ее самой. Этот документ должен содержать описание того, с какой информацией должна работать система, каким образом представляются в ней данные и по каким правилам она работает.

Совсем с иной точки зрения позволила взглянуть на процесс управления ресурсами предприятия концепция СSRР (Сustomer Synchronized Rеsоuгсе Planning). Эта концепция основывается на том, что управление осуществляется не от возможности произ­водить, а от потребности рынка это покупать Для реализации этой концепции разрабатываются методики управления внут­ренними бизнес - процессами, тесно интегрированные с марке­тингом, где эффективность оценивается не по успешности орга­низации производства и использования ресурсов, а по устойчи­вости позиций предприятия на рынке. В настоящее время это на­правление пока не имеет методического и программного обеспе­чения, что не умаляет его значимости как теоретической концеп­ции.

Популярным в последнее время является так называемое «управление цепочками поставок» или «Supply Сhain Management - SCP». Более точный перевод, который использу­ется отдельными авторами — управление логистическими це­почками. Сущность его заключается в рассмотрении всей цепочки (точнее логистической сети), по которой товар из сырья превращается в готовое изделие и затем, через систему продаж, попадает к конечному потребителю.

Сущность анализа логистических цепочек очень проста и сводится к ряду очевидных фактов. Стоимость товара формиру­ется на протяжении всей логистической цепи, а сказывается са­мым критическим образом только на последней стадии — при его продаже конечному потребителю. На стоимости отражается общая эффективнесть операций, в том числе транспортных и маркетинговых, то есть по всей логистической цепи. Наиболее управляемыми с точки зрения конечной стоимости являются на­чальные операции (стадии) производства товаров, а наиболее «чувствительными» — конечные или продажные.

IRР (Intelligent Rеsоuгсе Planning) — перспективная концеп­ция, охватыва­ющая все задачи автоматизации предприятия на базе систем управления знаниями и нейронных сетей.

Семантика терминологического аппарата информационных систем и оценка адекватности отражения требований к совре­менным информационным системам представлены в таблице 1.

Подводя итог вышесказанному отметим, что основной и до сих пор нерешенной проблемой в понятийно-терминологической области ИС остается вопрос предпочти­тельности определения современных информационных систем, особенности развития которых рассмотрены нами выше. Наи­более адекватно отражающим особенности современных ИС является, на наш взгляд, термин «корпоративные информаци­онные системы». КИС являются обобщающим поня­тием и могут реализовать все вышеперечисленные виды ИС в зависимости от степени интегрированности или уровня охвата ресурсов организации (МRР, МRР II, ЕRР, СSRР, СSМ).

Заключение

Развитие компьютерных информационных систем (КИС) в самые последние годы поставило управленческий учет на качественно новую техническую основу и тем самым придало мощный импульс процессам его реорганизации на российских предприятиях. Внедрение таких систем вполне можно отнести к разряду технической революции в области управленческого учета, и ее последствия выходят далеко за чисто технические рамки.

Главное, что внесли компьютерные системы в сферу управленческого учета, это принципиально возросшая оперативность и математическая точность обработки огромных массивов управленческой информации и связанные с этим новые возможности аналитики (включая многомерный анализ).

И если на Западе эволюция КИС от относительно простых к более сложным заняла достаточно длительный период времени, то российские компании, почувствовавшие необходимость автоматизации своего управленческого учета, сразу оказались перед трудным выбором - что предпочесть из большого разнообразия систем с разными функциональными характеристиками.

Правда, ознакомившись с ценами предлагаемых на рынке КИС, многие хозяйственные руководители поначалу решили попробовать разработать нечто подобное на базе собственных отделов АСУ, тем более что хороших программистов там всегда было немало. Однако очень скоро стало ясно, что, несмотря на все усилия, доморощенные разработки в лучшем случае покрывали лишь отдельные (хотя иногда и очень важные) области управленческого учета, но не могли выйти на уровень их интеграции в единую систему. Отделам АСУ было очень трудно конкурировать со специализированными софтверными фирмами (разработчиками информационных систем), которые многие годы вкладывали все свои материальные и интеллектуальные ресурсы в создание программных продуктов, и в настоящее время руководители этих отделов сами все больше приходят к выводу о необходимости закупки КИС на стороне.

Но сориентироваться на рынке КИС не так-то просто. В частности, сегодня на российском рынке представлены российские и западные системы двух больших классов - финансово-учетные и промышленные, которые, в свою очередь, делятся еще на подклассы.

Финансово-учетные системы разработаны для одной (бухгалтерия) или нескольких областей учета (финансы, логистика, маркетинг, персонал, иногда даже производство). Они являются довольно гибкими в применении и нередко вполне функционально достаточными для предприятий, не стремящихся идти дальше автоматизации финансово-учетных функций. В этом классе некоторые популярные отечественные системы (например, 1С, БЭСТ, Монолит, Галактика, Эталон) довольно активно конкурируют на нашем рынке с такими известными западными пакетами, как SunSystems, Scala, Platinum, Concorde XAL.

Промышленные системы изначально создавались для управления и планирования производственного процесса, а другие области учета (также весьма серьезно проработанные) как бы вырастали из этой сердцевинной функции и интегрировались с ней. Такие системы, гораздо более дорогие и сложные во внедрении, в своих самых современных версиях практически универсальны, но зачастую настроены на одну или несколько отраслей или типов производства. К сожалению, в этом классе российским софтверным компаниям пока не удалось разработать системы, сравнимые по надежности и функциональным характеристикам с западными. Поэтому иностранные пакеты заняли доминирующее положение на нашем рынке как в подклассе крупных интегрированных систем (SAP/R3, Oracle Applications, BAAN, BPCS), так и в подклассе средних интегрированных систем (SyteLine, MFG-Pro, JD Edwards).

К сожалению, не все российские предприятия, решившиеся на закупку информационной системы, вовремя осознали, что от принятия такого решения до правильного ее выбора и начала успешной эксплуатации - дистанция огромного размера. В результате немалая часть колоссальных финансовых средств, потраченных на приобретение соответствующего программного обеспечения, оказалась, по существу, замороженной, а число примеров успешного внедрения наиболее мощных и дорогостоящих КИС - на порядок ниже количества случаев их закупки на российском рынке.

Наиболее распространенными ошибками в данной области являются серьезная недооценка значимости и непродуманный подход к подготовке выбора и внедрения КИС. Нередко вся эта работа возлагается на технических специалистов по информационным технологиям из тех же отделов АСУ и в дальнейшем также на аналогичных специалистов из софтверных компаний, нанимаемых на проектной основе уже на стадии внедрения. Такой подход приводит к тому, что выбор системы осуществляется главным образом на базе ее чисто технических характеристик, а в процессе внедрения основное внимание также фокусируется на процедурно-технической стороне дела.

Между тем любая компьютерная информационная система, какой бы мощной и современной она ни была, является лишь инструментом, поддерживающим те бизнес-процессы и управленческие технологии, которые "работают" на данном предприятии. Поэтому отдавать выбор и внедрение КИС на откуп "информаци­онщикам" без привлечения специалистов по управлению крайне рискованно.

Мировая практика показала, что наилучшие результаты достигаются тогда, когда подготовку и руководство проектом внедрения КИС осуществляет команда опытных консультантов по управлению, работающая в тесной координации с управленцами самого предприятия, а также со специалистами софтверной компании. Играя ведущую роль в рамках проекта, консультанты после тщательной бизнес-диагностики предприятия должны грамотно разработать требования к системе, сделать на этой базе обоснованные рекомендации по оптимальному выбору поставщика программного обеспечения и управлять процессом адаптации выбранного программного обеспечения к специфическим потребностям предприятия (не допуская обратной ситуации, когда поставщик программного обеспечения навязывает свои стандартные решения без оглядки на уникальные условия конкретного заказчика).

Специфика подобных проектов в России состоит еще и в том, что подготовка к внедрению и само внедрение КИС очень часто идет параллельно с коренной реорганизацией функции управленческого учета на предприятиях, как бы накладывается на внедрение новых управленческих методологий (например, учета затрат, бюджетирования и т.п.). Это придает особое значение стадии выбора системы и резко повышает роль консультантов по управлению в проведении данной работы. Действительно, требования к КИС в таких условиях определяются не столько существующими параметрами и особенностями бизнес-процессов на данном предприятии, сколько их будущими характеристиками.

После определения основных требований к приобретаемой информационной системе необходимо выбрать оптимальное для конкретного предприятия соотношение стоимость/функциональность. Учитывая разнообразие предлагаемых на рынке КИС как по функциональным характеристикам, так и по ценовым параметрам, привлечение независимых консультантов к анализу возможных вариантов и выработке соответствующих рекомендаций представляется и здесь весьма рациональным шагом.

Приступая к внедрению любой КИС, предприятия должны четко осознавать, что это серьезный инвестиционный проект, требующий максимальной концентрации не только финансовых, но и людских ресурсов. Для достижения успеха критически важно обеспечить, чтобы в процессе внедрения системы шло активное освоение новых управленческих и информационных технологий работниками всех уровней управления предприятия.

ГЛАВА 5. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ И МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ [1]

Введение. Информационные технологии и эффективность системы государственного управления

Вычислительная техника и средства связи прочно вошли в современную жизнь, и удивление вызывает уже не их наличие, а скорее, отсутствие или недостаточно эффективное использование. Уровень компьютеризации российских коммерческих структур и граждан пока ниже, чем в ряде ведущих стран Европы и США, но разрыв постепенно сокращается. А вот ситуация с освоением информационных и коммуникационных технологий (ИКТ) органами государственного управления стала причиной обоснованного беспокойства российского общества.

Задачи современного общества можно решить, только применяя современные средства. Можно временно отложить внедрение информационных технологий ценой увеличения государственного аппарата, снижения уровня оплаты труда в государственном секторе, ухудшения условий размещения государственных учреждений. Но это поставит под угрозу выполнение многих государственных функций и в конечном итоге нанесет существенный ущерб репутации и интересам государства.

Объективных причин откладывать внедрение современных ИКТ в государственном секторе нет. Формальной констатацией этого факта со стороны государства стало создание федеральной целевой программы «Электронная Россия». Задачей российского бизнеса в связи с этим является помощь органам государственного управления в ее практической реализации.

Составляющие эффективности системы государственного управления

Эффективность работы системы государственного управления определяется тремя составляющими:

· эффективностью взаимодействия с гражданами и предприятиями;

· эффективностью внутренней работы каждого учреждения в отдельности;

· эффективностью взаимодействия органов власти между собой.

Информационные технологии не являются панацеей, но с их помощью возможно существенное повышение эффективности всех трех звеньев. Внедрение информационных технологий, как показывает практика, приводит к оптимизации организационных процедур, делая их более простыми и логичными.

Ожидаемые от внедрения информационных технологий результаты можно разделить на два класса — стратегические и тактические.

Тактические результаты связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, насколько можно сократить штат (или, по крайней мере, избежать его роста), сколько времени сэкономят организации и граждане, взаимодействующие с органами власти, ит.д.

Ожидаемые стратегические результаты — это улучшение качества принимаемых решений, повышение доверия граждан к власти, существенное снижение прямых и косвенных общественных издержек на содержание органов власти. На достижение этих целей и ориентирована программа «Электронная Россия».