Эффективность работы отдельных органов власти

Основное содержание работы большинства органов государственной власти — это выработка управленческих решений, протекающая в форме работы с документами. Поэтому эффективность осуществления ими своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами, принятой в организации.

В российских ведомствах повсеместно используется традиционная российская система делопроизводства. Эта система, основанная на централизованном контроле документов на всех стадиях их исполнения, обладает рядом важных достоинств. Однако при больших объемах обрабатываемых документов все равно возникают проблемы, неизбежные при работе с бумажными документами:

· длительные процедуры передачи документов внутри организации;

· возможность утери информации о местонахождении документов;

· отсутствие эффективного контроля как за работой отдельных чиновников, так и за деятельностью организации в целом со стороны вышестоящих органов и общества;

· высокие издержки на инфраструктуру хранения и движения бумажных документов;

· высокая трудоемкость рутинных операций в деятельности чиновников и нехватка времени на подготовку качественных решений.

Зачастую эти проблемы приводят к неоправданно затянутым срокам рассмотрения вопросов, неэффективности работы и плохой управляемости организации.

Существует два возможных подхода по применению информационных технологий для решения этой проблемы:

· повышение эффективности существующих процедур работы с документами (автоматизация делопроизводства);

· переход к электронному документообороту.

Автоматизация делопроизводства основана на том, что при регистрации бумажного документа он полностью или частично переводится в электронную форму, и дальнейшая работа ведется в основном с электронными регистрационными карточками и представлениями документов.

Внедрение такой технологии позволяет:

· ускорить движение документов по организации;

· гарантировать своевременное рассмотрение документов;

· обеспечить эффективный контроль исполнения документов и принятия управленческих решений;

· повысить эффективность работы как отдельных чиновников, так и организации в целом;

· снизить издержки на размножение, передачу и хранение множества копий бумажных документов;

· при принятии решений повысить их обоснованность и качество за счет предоставления исполнителю максимально полной документационной базы.

При таком подходе появляются дополнительные издержки в процессе регистрации документа. Впрочем, их можно избежать, если значительную часть документов организация будет получать в электронном виде.

Идея электронного документооборота состоит в том, что для документов вообще не создается бумажных версий. Это позволит значительно поднять эффективность и снизить издержки по сравнению со смешанным документооборотом.

Необходимо иметь в виду, что переход на чисто электронный документооборот и делопроизводство (ЭДД) потребует значительного времени. Но внедрение систем автоматизированного делопроизводства уже сейчас создает хорошие технологические предпосылки для перехода к электронному документообороту, так как в таких организациях сотрудники постепенно отвыкают иметь дело с бумагами (оборот бумаг замыкается на канцелярии, архиве и экспедиции), и в них исчезает технологическая необходимость.

Для некоторых видов документов (например, внутренних) электронный документооборот возможен уже сейчас. Он также возможен для всех проектов документов на стадии их разработки и согласования.

Решения, поставляемые корпорацией Microsoft и ее партнерами, позволяют эффективно автоматизировать традиционные процессы делопроизводства органов государственной власти и обеспечивают возможность постепенного перехода к электронному документообороту.

Важность внедрения таких систем определяется не только задачей повышения эффективности работы отдельных органов власти. Как следует из предыдущих разделов, без эффективно функционирующих внутриведомственных систем работы с документами невозможна ни автоматизация межведомственного обмена документами, ни построение порталов для взаимодействия с гражданами и хозяйствующими субъектами.

Оценка потребности в системах электронного делопроизводства и документооборота

По данным обследования, проводившегося Siemens Business Services в ряде компаний (опубликованы в журнале iBusiness, № 4, 2000 г.):

· 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов;

· 6% документов безвозвратно теряются;

· каждый внутренний документ копируется до 20 раз;

· на 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота;

· стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с их бумажными копиями.

Аналогичных данных по органам власти Российской Федерации нет, но можно предположить, что ситуация в них близка к описанной выше, и от полномасштабного внедрения систем ЭДД можно ожидать не менее чем 50%-ного повышения производительности труда (с соответствующими масштабами экономии средств и повышением скорости рассмотрения документов).

В то же время ситуация в этой области сейчас далека от идеальной. По оценкам экспертов, не более 50% органов государственной власти используют какие-либо системы автоматизации делопроизводства, причем значительная часть этих систем морально устарела как в части используемых программных платформ, так и объема и характера выполняемых функций, в частности, не способны поддерживать электронный документооборот.

Таким образом, перед значительным количеством (до 70%) органов государственной власти сейчас стоит проблема внедрения системы ЭДД. В настоящее время системы ЭДД внедрены в основных ветвях органов власти различного уровня. И распространение таких систем постоянно растет. В недалеком будущем отсутствие системы ЭДД станет невозможным для любого органа власти.

Информационные технологии и эффективность системы государст­венного управления

Основная функция любого государственного учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.

Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом. При этом:

1.уменьшаются сроки подготовки и исполнения документов;

2.создаются и автоматически поддерживаются базы (архивы) нормативных и распорядительных документов;

3.уменьшается количество рутинных операций, работники получают возможность сосредоточиться на решении содержательных задач управления;

4.повышается качество подготовки управленческих решений;

5.уменьшается количество «затерянных» документов, местонахождение которых неизвестно;

6.процессы разработки и прохождения документов делаются информационно прозрачными, допускающими контроль на любой стадии;

7.появляется стимул и возможности для совершенствования структуры организации.

Перевод потоков документов в электронную форму и интеграция их с интернет-порталами позволит достичь следующих важных целей:

8.появится возможность полно и объективно информировать граждан о том, какой объем услуг, сервисов и социального обеспечения им предоставляется;

9.граждане и организации будут вовлечены в активную работу по выработке и реализации инициатив и программ законодательных органов и исполнительных органов власти разного уровня;

10. обеспечится «прозрачное» и оперативное взаимодействие государственного органа с хозяйствующими субъектами;

11. будет достигнута существенная экономия времени и средств (как бюджета, так и хозяйствующих субъектов).

В настоящее время активно идет процесс внедрения компьютерной техники и сетей в государственных учреждениях. Во многих из них достигнутый на сегодняшний день уровень достаточен для внедрения современных технологий работы с документами. Но кроме компьютеров и сетей для этого требуется набор современных программных решений.

В Российской Федерации в полной мере осознается важность этого направ­ления, что нашло отражение в федеральной целевой программе «Электрон­ная Россия» в целом и в ряде ее конкретных мероприятий (подробнее см. https://www.e-russia.ru/program/).

Имеющиеся в настоящее время программные продукты Microsoft и партнеров обеспечивают все возможности построения основных типов решений по автомати­зации делопроизводства и документооборота государственных учреждений.

Данный документ предназначен для того, чтобы помочь представителям органов государственного управления:

· осознать возможности, предоставляемые современными информационными технологиями;

· «найти общий язык» со специалистами в области информационных технологий;

· перевести вопросы автоматизации работы с документами и перехода к электронному документообороту в практическую плоскость.

Вычислительная техника и средства связи прочно вошли в современную жизнь, и удивление вызывает уже не их наличие, а скорее, отсутствие или недостаточно эффективное использование. Уровень компьютеризации российских коммерческих структур и граждан пока ниже, чем в ряде ведущих стран Европы и США, но разрыв постепенно сокращается. А вот ситуация с освоением информа­ционных и коммуникационных технологий (ИКТ) органами государственного управления стала причиной обоснованного беспокойства российского общества.

Задачи современного общества можно решить, только применяя современные средства. Можно временно отложить внедрение информационных технологий ценой увеличения государственного аппарата, снижения уровня оплаты труда в государственном секторе, ухудшения условий размещения государ­ственных учреждений. Но это поставит под угрозу выполнение многих государ­ственных функций и в конечном итоге нанесет существенный ущерб репутации и интересам государства.

Составляющие эффективности системы государственного управления

Эффективность работы системы государственного управления определяется тремя составляющими:

1. эффективностью взаимодействия с гражданами и предприятиями;

2. эффективностью внутренней работы каждого учреждения в отдельности;

3.

эффективностью взаимодействия органов власти между собой.

Рис. 5.1. Структура составляющих эффективности

Информационные технологии не являются панацеей, но с их помощью возможно существенное повышение эффективности всех трех звеньев. Внедрение информационных технологий, как показывает практика, приводит к оптимизации организационных процедур, делая их более простыми и логичными.

Ожидаемые от внедрения информационных технологий результаты можно разделить на два класса – стратегические и тактические.

Тактические результаты связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, насколько можно сократить штат (или, по крайней мере, избежать его роста), сколько времени сэкономят организации и граждане, взаимодействующие с органами власти, ит.д.

Ожидаемые стратегические результаты – это улучшение качества принимаемых решений, повышение доверия граждан к власти, существенное снижение прямых и косвенных общественных издержек на содержание органов власти. На достижение этих целей и ориентирована программа «Электронная Россия».