Подсистема управления проектами

Система управления проектами особенно необходима при создании сложных, многотематических документов. При их создании остро встает проблема координации работ десятков исполнителей в режиме реального времени.

При подготовке документов в небольших по численности представительствах органов государственной власти или органах местного самоуправления муниципального уровня необходимость в системе управления проектами, конечно, отсутствует. Для организации и контроля работ в коллективах подобного масштаба более чем достаточно и средств организации коллективной работы, включенных в пакет приложений Microsoft Office, и в особенности в Microsoft Outlook.

Microsoft Project Server – основа предлагаемого Microsoft решения для управления проектами, куда входят также профессиональный выпуск Microsoft Project и клиентские лицензии (CAL) Microsoft Project Server. Кроме того, Microsoft Project Server может использоваться совместно со стандартным выпуском Microsoft Project и клиентскими лицензиями для управления проектами рабочих групп.

Microsoft Project Server предоставляет предприятиям расширяемую платформу, на базе которой можно развивать и интегрировать в существующую практику делопроизводства собственную систему управления проектами. Централизованное хранение данных на сервере обеспечивает актуальность и содержательность отчетности по всему портфелю проектов. Microsoft Project Server входит в состав семейства программных продуктов.NET Enterprise Server и соответствует требованиям масштабируемости и гибкости, предъявляемым к программному обеспечению на уровне предприятия.

Руководители органов власти и местного самоуправления все больше приходят к пониманию значимости включения участников рабочих групп и координаторов проектов в процесс управления проектами. Внедряя совместную работу и безопасный контролируемый доступ к информации, органы власти позволяют внешним и внутренним участникам рабочих групп сотрудничать при отслеживании проекта. В результате календарные планы становятся более точными и актуальными. Это позволяет координаторам проектов согласовывать отдельные инициативы с общими целями работы органа власти.

К наиболее ярким достоинствам этого семейства продуктов можно отнести:

1. Интуитивное планирование. Простая настройка планов, отслеживание хода выполнения проектов и получение сведений об их обновлении.

2. Информированность участников. Расширенные возможности обмена информацией о задачах и ресурсах для участников рабочих групп и заинтересованных лиц на любом этапе проекта. Автоматические уведомления по электронной почте об обновлении данных проекта, ближайших вехах, возникших вопросах и т.п. держат участников в курсе дел и экономят время. Такие уведомления содержат гиперссылки на планы проектов, хранящиеся на сервере Microsoft Project Server.

3. Эффективная совместная работа. Средства совместной работы, доступные через веб-интерфейс, обеспечивают быстрый доступ к проектам и упрощают ведение календарных планов. Поощрение совместной работы и обмена знаниями за счет встроенной интеграции со службой Microsoft SharePoint™ Team Services, обеспечивающей централизованное хранилище для работы с документами и обсуждения относящихся к проектам вопросов.

4. Легкая настройка. Возможность объединения Microsoft Project с другими системами для решения задач управления проектами, имеющихся в организации.

5. Оптимизация ресурсов. Точная информация обо всех ресурсах органа власти помогает оптимально составить рабочую группу для каждого проекта. Навыки и назначения ресурсов можно оценить с помощью новых диаграмм доступности, а также мастера замены ресурсов и средства создания корпоративных групп.

6. Внутриведомственные стандарты. Применение ведомственных шаблонов и полей обеспечивает согласованную отчетность по всему портфелю проектов. Для задания основных параметров ресурсов, таких, как умения и навыки или расположения, и оптимизации назначений ресурсов во всем подчиненном органе власти имеется глобальный ведомственный шаблон.

Особо стоит отметить тесную интеграцию подсистемы с остальными составляющими ЭДД. Если рассматривать интеграцию вдоль вертикали управления, то «сверху» Microsoft Project взаимодействует с системой автоматизированного документооборота или электронного документооборота. «Снизу» подсистема связана со средствами индивидуального планирования исполнителей, реализованными с помощью Microsoft Outlook.

Интеграция службы SharePoint Team Services с Microsoft Project Server позволяет получить готовое решение для совместного использования документов и обработки возникших вопросов, относящихся к проектам. При публикации каждого нового проекта на сервере автоматически создается дочерний веб-узел SharePoint Team Services, позволяющий централизованно хранить документы и отслеживать вопросы через веб-интерфейс.