Исполнение резолюций

Рассмотрение входящего документа

Все операции по рассмотрению входящих документов производятся с помощью системы автоматизированного документооборота, входящей в состав предлагаемого решения.

При регистрации документа, поступившего в орган государственной власти или местного самоуправления, уполномоченный на то государственный служащий заполняет экранную форму. Система автоматически в соответствии с принятыми в организации правилами формирует регистрационный номер документа, а пользователь вводит все необходимые сведения о документе, в том числе краткую аннотацию, и при необходимости присоединяет отсканированный, (а при возможности – распознанный средством оптического распознавания) электронный образ документа.

При большом потоке входящих документов делопроизводитель может направить документ в специализированный участок сканирования. Там документ будет отсканирован высокопроизводительными техническими средствами потоко­вого сканирования и образ автоматически присоединится к уже введенной РК.

После регистрации делопроизводитель определяет должностное лицо данного органа власти, которое должно рассмотреть поступивший документ. При наличии возможности делопроизводитель может подготовить и проект резолюции. САДД самостоятельно направит регистрационную карточку определенному делопроизводителем должностному лицу.

Вынесение резолюции по документу должно быть отражено в РК внесением фамилий автора и исполнителя резолюции, а также текста резолюции (если текст есть). Это может делать как сам автор резолюции, так и его помощник, имеющий доступ к документу и право регистрации вынесенной резолюции. При этом, несмотря на то что резолюция вносится от имени уполномоченного должностного лица, система полностью сохраняет информацию о пользователе, на самом деле записавшем текст резолюции в РК документа.

После записи резолюции РК документа станет доступна должностным лицам, назначенным исполнителями резолюции.

Резолюция, вынесенная по входящему документу, может требовать от исполнителей проведения каких-либо действий или быть нейтральной – например «принять к сведению». С точки зрения автоматизации документооборота наиболее интересны резолюции, требующие от исполнителей подготовки внутренних или исходящих документов.

Содержащееся в резолюции распоряжение о подготовке документа порождает отдельный производственный процесс подготовки документа. Этот процесс традиционно состоит из следующих этапов:

· подготовка текста проекта документа;

· согласование проекта документа;

· утверждение проекта документа.

Основная по трудоемкости задача – подготовка текста проекта документа – уже давно во многих органах власти решается при помощи средств вычислительной техники. При этом формальные операции документооборота, такие, как визирование при согласовании и утверждение, требуют работы с бумажным документом.

Подготовленный полностью в электронном виде документ необходимо распечатать и зарегистрировать в САДД. Производится это в порядке, схожем с регистрацией любого другого документа за исключением того, что необходимость в сканировании отпадает. САДД позволяет проконтролировать процесс согласования и утверждения бумажного документа, учесть выдвинутые замечания и довести их до сведения исполнителей.

Подготовка документа ведется современными технологиями работы с документами, предоставляемыми решениями Microsoft. Более подробное описание этих решений приведено в разделе «Подготовка документов».