Создание форм. Заполнение таблиц данными

Заполнение таблиц данными

Связывание таблиц

Создание таблиц базы данных.

Существует три основных способа создания таблиц: с помощью Конструктора; В режиме таблицы; и используя Мастер таблиц. Для создания новой таблицы надо в окне базы данных выбрать закладку Таблицы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица выбрать один из режимов создания таблицы (рис. 3). Рассмотрим эти способы.

Рис.3

3.1. Режим конструктора

Это наиболее удобный способ создания новой таблиц, при котором создание начинается с определения ее структуры. Режим конструктора позволяет пользователю самому указать параметры всех элементов структуры таблицы (рис. 4.).

Рис.4

При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Таблица 1:таблица в котором определяется структура таблицы БД. Обратите внимание на то, что при переходе в режим конструктора таблиц меняется состав команд меню и панель инструментов БД на панель инструментов конструктора таблиц.

Определение полей таблицы

Для определения поля в окне таблица (рис. 4.) задаются: Имя поля, Тип данных, Описание.

Имя поля. Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Длина имени не более 64 символов.

Тип данных. Определяет значения которые предполагается вводить в поле и операции, которые будут выполнятся с этими значениями. В Access допускается использование восьми типов данных:

• Текстовый - тип данных по умолчанию. Текст или цифры не участвующие в расчетах. Число символов не более255. Максимальное число символов которые можно ввести в поле, задается в свойстве Размер поля.

• Поле MEMO - Текстовые данные до 64000 символов.

• Денежный - Денежные значения и числовые данные, используемые в расчетах, приводятся с точностью до 1 $ знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.

• Дата/время - Значения даты ли времени, относящиеся к годам с 100 по
9999 включительно.

• Счетчик - Тип данных пол, в которое для каждой новой записи
автоматически вводится уникальные целые последовательно возрастающие (на
1) или случайные числа. Значения этого поля нельзя изменить или удалить. В
таблице не может, быть более одного поля этого типа. Используется для
определения уникального ключа таблицы.

• Логический - Логические данные, которые могут иметь одно из двух
возможных значений Да/Нет.

• Поле объектаОLЕ - Объект связанный или внедренный в таблицу
(например рисунок, фотография, звукозапись, видеоклип и т. д.). Длина поля до 1 Гигабайта.

• Мастер подстановок...- Мастер строит для поля список значений на
основе полей из другой таблицы

Общие свойства поля. Задаются на вкладке Общие для каждого поля и зависят от выбранного типа данных. Рассмотрим наиболее важные.

• Размер поля - задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле.

• Формат поля - является форматом отображения заданного типа данных и
задает правила представления данных при выводе их на экран или печать.

• Число десятичных знаков - задает для числового или денежного типов данных число знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15.

• Подпись - поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.

• Условие на значение - задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условия запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством
Сообщение об ошибке.

• Сообщение об ошибке - задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение

Определение первичного ключа

Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный (первичный) ключ, который может быть простым или составным, включающим несколько полей. Для определения ключа выделяются поля, составляющие ключ, и на панели инструментов нажимается кнопка Ключевое поле или выполняется команда Правка |Ключевое поле.

Для ключевого поля автоматически строится индекс. Убедиться в этом можно, просмотрев информацию об индексах таблицы. Окно Индексы вызывается щелчком на кнопке просмотра и редактирования индексов Индексы или выполнением команды Вид]Индексы.

В этом окне индекс первичного ключа имеет имя, в столбце Поле перечисляются имена полей, составляющие индекс. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.

Сохранение таблицы

После определения структуры таблицы ее необходимо сохранить. Для этого используется команда Файл|Сохранить или кнопка панели инструментов Сохранить В окне. Сохранение вводится имя таблицы (рис. 5).

После сохранения таблицы делается доступен режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы -создание записей

Рис.5

3.2 Создание таблицы с помощью мастера таблиц

Мистер таблиц, выбранный в окне Новая таблица, автоматически создает таблицу из более чем 40 шаблонов. После создания таблицы мастером можно в любое время доработать структуру таблицы в режиме конструктора.

3.3 Непосредственный ввод данных в таблицу

После определения структуры таблицы можно непосредственно приступить ко второму этапу создания таблицы - вводу данных.

Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в Режиме таблицы. Переход с помощью команды Вид | Режим таблицы.

В режиме таблицы предоставляется возможность вводит новые записи в таблицу, заполняя значениями ее поля. Выполнения команды Записи[Ввод данных позволяет перейти в режим, при котором видна только вводимая запись. Для возврата к просмотру всей таблицы надо выполнить команду Записи|Удалить фильтр.

При заполнении таблиц со связями, между которыми не определены параметры целостности в схеме данных, только от пользователя зависит обеспечение корректности вводимой информации. Очевидно, что в базе данных сложной структуры ввод данных непосредственно в таблицы не может обеспечить надежного корректного ее введения.

В дальнейшем мы рассмотрим средства Access, позволяющие автоматизировать процесс и сделать загрузку БД простой и удобной процедурой. К ним относятся в первую очередь Схема данных и Форма.

Схема данных в Access является не только графическим образом БД, но используется Access в процессе работы с БД. При любой обработке данных нет необходимости сообщать системе о наличии той или иной связи, так как однажды заданные связи между таблицами используются автоматически.

После того, как определены все таблицы БД, необходимо установить связи между ними и задать свойства связей. Для этих целей в MS Access используется специальный графический редактор связей, запускаемый кнопкой схема БД, расположенной на главной панели инструментов. После "щелчка" по этой кнопке на экране появится список имен созданных таблиц и пустое поле схемы БД. Для помещения заголовка таблицы в поле схемы надо просто выбрать ее имя из списка и нажать кнопку добавить. Заголовки таблиц можно свободно перетаскивать по окну схемы БД, добиваясь удобного их расположения.

После размещения всех таблиц следует определить все связи между ними. Связь между парой таблиц устанавливается путем перетаскивания ключевого поля заголовка главной таблицы на внешнее ключевое поле заголовка подчиненной таблицы. При этом открывается специальное окно свойств связи, в котором отображаются имена таблиц и связываемых полей, а также вид связи (тип отношения) - один-к-одному или один-ко-многим. Вид связи устанавливается автоматически на основании значений свойства индексированное поле для связанных полей. Если вид связи отображается в окне свойств неправильно, следует открыть подчиненную таблицу в режиме конструктора и переопределить это свойство для поля, которое обеспечивает межтабличную связь.

В окне свойств связи расположен флажок Обеспечение целостности данных. Если этот флажок установлен (ü), будут действовать следующие ограничения на добавление, изменение и удаление записей в связанных таблицах:

· Невозможно добавить в подчиненную таблицу записи, не связанные ни с одной из записей главной таблицы (другими словами, невозможно ввести в поле внешнего ключа подчиненной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы).

· Невозможно удалить запись из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.

· Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если в подчиненной таблице существуют записи, связанные с данной. Заметим, что данное ограничение несущественно, если ключевое поле имеет тип данных Счетчик, так как в этом случае значение поля устанавливается автоматически в момент создания записи, и его изменение невозможно.

Любая попытка выполнить указанные выше действия приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, не нарушая при этом целостности данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Если эти флажки установлены (ü), то при изменении ключевого поля или удалении записи в главной таблице автоматически изменяются значения внешних ключей или удаляются связанные записи в подчиненной таблице. Если флажок Обеспечение целостности данных сброшен, два других флажка недоступны.

Редактор межтабличных связей позволяет редактировать уже определенные связи - удалять связи между таблицами и изменять их свойства. Для этого надо щелкнуть правой кнопкой мыши по линии связи и выбрать в контекстном меню пункт Удалить или Изменить связь.

На рис.6 приведен пример Схемы данных для фрагмента модели Торговля автомобилями. Пусть имеется некоторая организация, осуществляющая торговлю автомобилями. Здесь один поставщик может поставлять много моделей для продажи. Каждый клиент может покупать много моделей. Одну модель может купить много клиентов. Эти связи между таблицами отражены в Схеме данных.

Рис 6

После создания реляционной схемы данных можно непосредственно приступить этапу ввода данных в таблицы. Сначала заполняются данными справочные (главные) таблицы, затем – подчиненные.

Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в Режиме таблицы. Переход с помощью команды Вид|Режим таблицы.

В режиме таблицы предоставляется возможность вводит новые записи в таблицу, заполняя значениями ее поля. Выполнения команды Записи|Ввод данных позволяет перейти в режим, при котором видна только вводимая запись. Для возврата к просмотру всей таблицы надо выполнить команду Запиеи|Удалить фильтр.

При заполнении таблиц со связями, между которыми не определены параметры целостности в схеме данных, только от пользователя зависит обеспечение корректности вводимой информации. Очевидно, что в базе данных сложной структуры ввод данных непосредственно в таблицы не может обеспечить надежного корректного ее введения.

Форма – удобное экранное средство для просмотра содержимого таблиц, а также для редактирования, пополнения и удаления содержащихся в них данных.

Формы можно создавать как на основе таблиц, так и на базе запросов - виртуальных таблиц, формируемых в результате выполнения запросов-выборок.

Простейшая форма позволяет просматривать и редактировать записи единственной таблицы, более сложные формы могут иметь иерархическую структуру и отображать записи нескольких связанных таблиц одновременно. Например, на основе двух связанных таблиц можно создать форму, в которой при выборе определенной записи из главной таблицы автоматически будут выводиться все связанные с ней записи подчиненной таблицы.

Создать форму в Access можно двумя способами: с помощью мастера и с помощью конструктора форм. Форма представляется на экране в виде окна, состоящего из трех основных разделов: заголовка формы, области данных и области примечаний. Заголовок располагается в верхней части формы и обычно содержит ее название и элементы графического оформления. В области примечаний, занимающей нижнюю часть окна, приводятся инструкции по работе с формой, а также располагаются элементы управления – кнопки, переключатели и пр. Область данных предназначена для отображения информации из таблиц, связанных с формой.

Если форма предназначается для печати данных (печатная форма), она может содержать два дополнительных раздела – верхний и нижний колонтитулы, в которых обычно выводятся номера страниц и иная служебная информация.

Управление формой и ее оформление осуществляется с помощью специальных элементов управления. Размещение элементов управления в разделах формы производится с помощью специального конструктора форм, содержащего соответствующую панель инструментов. В Access существуют следующие типы элементов управления: поле, список, поле со списком, флажок, переключатель, кнопка, группа, а также ряд дополнительных элементов, используемых для оформления.

Элементы управления экранных форм

Элемент	Применение элемента
Поле	Основной элемент формы, предназначенный для отображения табличных данных. Если поле формы связано с полем таблицы, в нем будут отображаться значения этого поля для активных записей таблицы. Поле формы может быть вычисляемым – в этом случае оно содержит математическое или логическое выражение, построенное по определенным правилам. В качестве операндов выражения могут использоваться имена полей таблиц, числовые и текстовые константы, а также встроенные функции. При открытии формы в выражение будут подставлены соответствующие значения связанных с ним полей активной строки таблицы, и в вычисляемом поле будет отображен результат вычислений.
Список	Предназначен для выбора одного из нескольких значений и ввода выбранного значения в связанное со списком поле таблицы. Элементы списка могут быть заданы явно (например, с помощью числовых или текстовых констант «1», «2» или «Текст») или получены из некоторого источника записей – например, из полей таблицы или запроса. В последнем случае в список будут выводиться текущие значения соответствующих полей таблицы или запроса. Список всегда раскрыт (то есть все его строки видимы на экране) и готов для выбора пользователем любого из своих элементов. Для ввода нужного значения в связанное со списком поле таблицы достаточно щелкнуть по соответствующему элементу списка. Следует отличать связанное со списком поле таблицы, в которое будет введено выбранное значение, от полей, служащих источником записей для формирования самого списка. Чаще всего со списком связывают поле (внешний ключ) подчиненной таблицы, а в качестве источника записей используются поля связанной с ней главной таблицы. В качестве источника записей для списка могут использоваться несколько расположенных подряд полей таблицы. В этом случае список будет содержать несколько столбцов, причем некоторые из них можно скрыть, установив для них ширину столбца, равную нулю. Скрытый столбец списка, так же, как и любой из его столбцов, видимых на экране, может использоваться для ввода значений в связанное со списком поле таблицы.
Поле со списком	Поле со списком можно рассматривать, как элемент «список», присоединенный к элементу «поле». В отличие от обычного списка, присоединенный список позволяет более экономично использовать экранное пространство формы, так как по умолчанию он закрыт и раскрывается только после нажатия на специальную кнопку (▼), располагаемую у правой границы поля. Во всем остальном элемент «поле со списком» идентичен элементу «список». Типичная область применения управляющих элементов «список» и «поле со списком» - ввод данных в подчиненную таблицу с использованием данных из связанной с ней главной таблицы. Пусть, например, главная таблица содержит два поля - «код» и «наименование», а подчиненная таблица в числе других полей содержит поле «код» - внешний ключ, по которому установлена связь с главной таблицей. Для ввода данных в поле «код» подчиненной таблицы организуется список (или поле со списком), в качестве источника записей для которого устанавливаются поля «код» и «наименование» главной таблицы. При этом поле «код» в списке можно скрыть, установив для него ширину столбца, равную нулю. При выборе из списка требуемого «наименования» соответствующее ему значение поля «код» будет записано в подчиненную таблицу, связанную со списком.
Кнопка	Элемент, внешне напоминающий «выключатель». Непосредственно в поле кнопки можно поместить информативную подпись. Кнопка используется для запуска макрокоманды или набора макрокоманд, оформленных в виде макроса, а также для запуска программных модулей. Например, можно создать кнопку, открывающую другую форму, запускающую процесс печати отчета или выполняющую другие действия, связанные с наступлением события «нажатие кнопки». Для того чтобы указать необходимые действия, следует создать макрос или модуль обработки события и связать этот макрос или модуль с событием (свойством) «нажатие кнопки». В составе инструментов Microsoft Access имеется специальный «мастер», с помощью которого можно создавать кнопки более 30 различных типов и одновременно определять процедуры обработки события «нажатие кнопки».
Флажок ü	Элемент управления, предназначенный для отображения или установки некоторого параметра, который может принимать одно из двух логических значений: Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл. Если параметр включен, на флажке появляется метка (ü). После щелчка по флажку его состояние (значение) меняется на противоположное. Если флажок связан с полем таблицы или запроса (для этого поля должен быть установлен логический тип данных), то при изменении состояния флажка соответственно изменится и значение связанного с ним поля.
Переключатель ·	Переключатели во многом аналогичны флажкам: они тоже используются для отображения и установки значений логических полей базовой таблицы. Выбор переключателя производится щелчком по нему. На выбранном переключателе появляется метка (·). Когда пользователь выбирает переключатель, присоединенный к логическому полю базовой таблицы, это поле получает «истинное» значение в установленном для поля формате («Да», «Истина» или «Вкл»). Переключатели обычно используются в группе для отображения набора параметров, из которых необходимо выбрать один.

Подчиненная форма - это форма, находящаяся "внутри" другой (главной) формы. Комбинацию "главная форма - подчиненная форма" называют также иерархической формой.

Подчиненная форма удобна для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». При использовании иерархической формы для ввода новых записей текущая запись в главной форме сохраняется при входе в подчиненную форму. Это гарантирует, что все вновь вводимые записи в подчиненной таблице будут иметь единственную связанную с ними запись в главной таблице.

Главная форма может содержать любое число подчиненных ей форм. Имеется также возможность создавать подчиненные формы двух уровней вложенности, то есть можно иметь подчиненную форму внутри главной формы, а другую подчиненную форму - внутри этой подчиненной формы. Для включения подчиненной формы в главную необходимо открыть главную форму в режиме конструктора и «перетащить» из панели инструментов элемент «подчиненная форма».