Настройка параметров запуска

Создание меню

Создание отчетов

Отчет – это удобное средство для представления информации, извлеченной из базы данных, в виде печатного документа. Отчет объединяет в себе функции экранных форм и запросов-выборок, предоставляя при этом более богатые возможности по оформлению, группированию данных, групповым вычислениям.

В отличие от итогового запроса, в отчете каждая группа представляется отдельно и может иметь свой заголовок и примечания. При этом допускается до 10 иерархических уровней группировки.

Групповые операции (подведение итогов) в отчете можно производить не только внутри одной группы, но и для нескольких групп одновременно. В отчет можно внедрить подчиненные отчеты или подчиненные формы.

Создание отчета производится на основе таблиц БД и (или) сформированных ранее запросов-выборок. Для этой цели в системе Access имеется специальный конструктор, а также мастер отчетов, позволяющий быстро сформировать отчет, используя один из типовых стилей. Рекомендуется создавать отчет в два этапа: вначале создать отчет с помощью мастера, а затем настроить его в режиме конструктора.

После завершения конструирования и сохранения отчета он готов к просмотру и печати. В режиме просмотра отчета предоставляется полноценный набор функций работы с печатными документами: выбор принтера, настройка параметров страницы, межстрочных интервалов, масштабирование, печать и др.

Следует отметить, что отчет (так же, как и запрос-выборка) не сохраняется физически в базе данных, а формируется в момент его просмотра на основании созданного макета. Однако, имеется возможность сохранения готового отчета в формате электронной таблицы Microsoft Excel (.XLS) или в формате документа Microsoft Word (.RTF), что может быть полезным для последующего анализа, дополнительного оформления отчета или включения его в другой текстовый документ.

Интерфейс, как правило, осуществляется через главную кнопочную форму, которую можно создать в режиме конструктора или с помощью диспетчера кнопочных форм.

Параметры запуска задаются в меню Сервис/Параметры запуска.