Информатизация как фактор принятия управленческих решений

Автоматизация процесса разработки и принятия управленческих решений.

1. Информатизация как фактор принятия управленческих решений.

2. Предпосылки и этапы автоматизации процесса принятия управленческих решений.

3. Классификация информационных систем принятия управленческих решений.

4. Основные информационные системы используемые в современном менеджменте для принятия управленческих решений.

5. Инфраструктура мониторинга управленческой практики.

Социальная информация – ориентирующее знании о состоянии социальной системы, процесс обеспечения информационных потребностей общества на основе применения информационных технологий. Информация — это ценнейший интеллектуальный ресурс в системе жизнеобеспечения общества, важнейшая часть его интеллектуальной собственности, доля которой постоянно возрастает.

Особенно велико значение информации (процессов ее сбора, хра­нения, переработки и использования) в управлении общественными делами, социальными процессами. Достоверная информация необходима для всех этапов управле­ния: постановки целей, оценки проблемной ситуации, принятия управ­ленческих решений, организации и регулирования управляющей си­стемы. Субъект управления также должен быть информирован о результатах выполнения принятых решений, на основе чего он кор­ректирует прошлые решения и принимает новые, с учетом допущен­ных ранее просчетов и неоптимальных действий.

Сбор и переработка информации, ее эффективное использова­ние — необходимый компонент управления. Информация, использу­емая в управлении обществом, по самой своей природе социальна. От­ражая общественные отношения (в широком смысле), отношения и процессы любого типа и уровня, она является высшим, наиболее сложным и многообразным типом информации.

Использование социальной информации связано с высшим типом целесообразности — осознанной целесообразностью, присущей только человеку мыслящему, осознанно действующему. Материальный носитель социальной информации — слышимое или видимое слово, знак, речь, которые представляют высший тип сигнала («сигнал сигналов»).

Первоисточником социальной информации является общество, его разные сферы и стороны жизни.

Информация классифицируется по различным основаниям:

— по сферам общественной жизни (экономическая, социальная, политическая, духовно-культурная);

— источникам поступления (внутренняя и внешняя);

— материальным носителям (бумажная, электронная, электриче­ская);

— формам носителей (радио, телевидение, книги, газеты, журналы);

— периодам использования (условно-постоянная — справочная, нормативная и переменная — оперативные сведения);

— видам основных функций управления (прогнозная, организа­ционная, контрольно-учебная, регулятивная);

— характеру представления (количественная и качественная).

Не всякое знание может рассматриваться как информация, для понимания ее сущности большое значение имеет ее смысловое содержание. К информации обычно предъявляются определенные требо­вания:

1) полнота — отражение в полной мере управляемых процессов;

2) достоверность — формирование на основе объективных данных;

3) оперативность — поступление в сроки, достаточные для при­нятия своевременного решения;

4) недопустимость неиспользуемых сведений («шума»), ослож­няющих принятие решений;

5) прозрачность — невозможность различных толкований;

6) экономичность затрат при сборе информации, максимально возможная сохранность, наибольшее агрегирование (сжатие) при передаче на более высокий уровень управления.

Социальная информация — это информация, циркулирующая в обществе и используемая в управлении общественными процессами. Она представляет собой знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и обо всех других ее формах в той мере, в ка­кой они используются обществом, вовлечены в орбиту общественной жизни. Главная сущность социальной информации заключается в том, что она несет на себе глубокий след классовых, национальных и иных отношений, отпечаток потребностей, интересов, психических черт коллектива, отношения в котором информация отражает и который пользуется информацией. В узком смысле слова социальна та инфор­мация, которая касается прежде всего отношений людей, их взаимо­действия, их потребностей, интересов и т.п.

В управлении отраслью, предприятием чрезвычайно важна ин­формация о различных сторонах социальной структуры контингента, конкретизирующая отношения социальных групп, раскрывающая меха­низм социальных процессов, происходящих на предприятиях отрасли.

Опыт социального планирования на предприятиях, в объедине­ниях, отраслях промышленности, регионах свидетельствует о стремле­нии общества повысить управляемость социальными процессами, происходящими в рамках отдельных его подсистем. Большое значение в этом смысле имеет управление социальными процессами в промыш­ленных отраслях.

Систематическая, постоянно обновляемая социальная инфор­мация необходима отраслевым органам управления для выявления тенденций развития социальных процессов, прогнозирования их даль­нейшего хода, своевременной разработки мероприятий, резервирова­ния определенных средств для того, чтобы направить эти процессы в нужное русло, придать им желаемый характер.

Глубокий, всесторонний системный анализ социальной инфор­мации в масштабах отрасли позволяет выявить общие тенденции в те­чении социальных процессов на предприятиях и в подотраслях, срав­нить возникающие ситуации на предприятиях различных подотраслей, в разных регионах, установить причинные зависимости колебаний со­циальных показателей разных предприятий, факторы, определяющие характер социальных процессов, выработать мероприятия по управле­нию ими.

Правильно организованная система информации в коллективе предполагает распространение информации не только «сверху вниз», но и «снизу вверх», так как только при наличии оптимальной инфор­мации о состоянии всех сторон жизни и деятельности коллектива, о мнениях и настроениях рабочих, об их отношении к выполнению за­дач, стоящих перед предприятием, руководитель может принимать правильное управленческое решение, от которого во многом будет за­висеть психологический настрой коллектива в целом и каждого испол­няющего это решение работника в отдельности.

Требование создания отраслевых систем социальной информа­ции вытекает, во-первых, из постоянно растущей роли социальных факторов в решении экономических задач и, во-вторых, из необходи­мости в связи с этим научного отношения к социальным процессам в промышленности. Научность управления требует всестороннего, комплексного исследования деятельности производственного пред­приятия как сложного экономического и социального организма. Система социальной информации, построенная на унифициро­ванных показателях, должна быть создана в каждой организации — от промышленного предприятия до отрасли.

Эффективное управление различными социальными организа­циями и системами немыслимо без использования информации. Та­кая ситуация предопределяется тем, что управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющей системой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также сте­пень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих ре­шений. Под информацией обычно понимают процесс передачи сооб­щений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней.

Потребность в информации разных субъектов и звеньев управле­ния неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной ру­ководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержа­нию информация необходима для его подготовки и принятия), от ко­личества и характера управляемых, регулируемых параметров, от коли­чества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую сис­тему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества по­казателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.

В практике управления важное значение приобретает выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность исполь­зования информации менеджерами.

Первым из таких факторов является организационная культура. Будут ли содержащиеся в информационных потоках данные правиль­но восприняты, поняты и воплощены в практические действия менед­жера, в существенной мере зависит от его организационной культуры. В системах оценки работников управленческой сферы, как и в преж­ние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуаль­ность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность бы­стро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для успешного решения задач, стоящих перед данной организацией.

Второй фактор, влияющий на использование менеджером полу­ченных данных, касается содержания информации, ее адекватности изменяющимся состояниям управляемого объекта. Работники управ­ленческой сферы иногда оказываются завороженными обилием цифр и статистических данных, им чаще всего не хватает систематизирован­ной информации, которая бы помогла в совершенствовании управлен­ческой деятельности. Между тем без хорошей и достоверной информа­ции менеджерам трудно разрабатывать и осуществлять обоснованные управленческие решения, оценивать результаты их исполнения.

Третий фактор, оказывающий влияние на использование менед­жером данных, — это форма представления информации. Информаци­онные потоки содержат графики, таблицы, схемы, позволяющие вос­принимать требуемую информацию более рельефно, четко и глубоко. Если информация предназначена для того, чтобы помочь менед­жеру улучшить работу, то она должна быть представлена в форме, со­ответствующей характеру деятельности соответствующего уровня управления, ресурсам и стилю деятельности менеджера.

Четвертый фактор, от которого во многом зависят степень и мас­штабы использования информации в управленческой деятельности, — это знания, умения, навыки и установки менеджера. Информация бес­полезна до тех пор, пока менеджер не знает, как ее интерпретировать, осмыслить, оценить и как действовать на ее основе. Социологические исследования показывают, что некоторые работники сферы управле­ния занимают позиции, препятствующие эффективному использова­нию информации. В такой ситуации преобладает недоверие к поступа­ющим данным, их недостаточное использование и даже негативное отношение к ним, граничащее с сопротивлением.

Для того чтобы эффективно использовать информационные по­токи в управленческой деятельности, продукты информационной си­стемы должны быть представлены в форме, удобной для использова­ния. Информационные управляющие системы должны выдавать отчеты, справки и другие сведения в стандартной форме, с ясными, четкими заголовками и по возможности с графиками, таблицами, диаграм­мами и другими наглядными средствами, позволяющими легче, быстрее и точнее воспринять, усвоить и оценить представленные материалы.

Информационные потоки, поступающие в сферу управления, должны помогать направлять и концентрировать внимание управлен­цев на насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотиви­руя их более активную и эффективную деятельность.

Использование информации управленческими кадрами требует поддержки и содействия должностных лиц, функционирующих на верхних этажах управленческой пирамиды. В этом — решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности, компетент­ности и полномочиям субъекта управления, который ее использует.