Срок подготовки ответа

Этикет почтовых вложений

Механизм почтовых вложений отличается низким уровнем безопасности. качестве вложенного файла может быть встроенный объект, обладающий определёнными свойствами компьютерных вирусов. В отличии от обычных вирусов, которые срабатывают только при запуске исполнимого файла, почтовые вирусы могут срабатывать и при попытке извлечь или просмотреть вложение.

Пересылка почтовых вложений – это исключительная ситуация, к которой прибегают только в случае крайней необходимости. Отсюда следует, что при первом обращении к незнакомому лицу сообщение категорически не может сдержать никаких вложений. Если вы получили сообщение от незнакомого лица, в котором есть почтовое вложение, немедленно удаляйте сообщение, и вложение, не пытаясь что-то извлекать или просматривать. Весьма велика вероятность того, что перед вами «почтовая бомба».

При обращение к знакомым лицам допустим использовать почтовые вложения, но в тексте сообщения должно быть явно указано, что именно пересылается зачем. Если почтовое вложение имеет большой размер (больше 100 Кбайт в запакованном виде), то надо предварительно запросить разрешение на его пересылку. У многих пользователей почтовые программы настроены на блокировку сообщений больших размеров. Если такого адресата заблаговременно не предупредить, есть вероятность, что сообщение до него вообще не дойдёт и останется лежать на сервере.

Все почтовые вложения должны предварительно проходить архивацию. Пересылка почтовых вложений в незапакованном виде – дурной тон, свидетельствующий либо о технической малограмотности отправителя, либо о пренебрежении затратами времени получателя. Лишь файлы относительно небольших размеров (до 30 Кбайт) можно пересылать в незапакованном виде, поскольку для них время, затраченное на архивацию, может оказаться больше, чем время пересылки.

Если резюмировать всё сказанное выше, то этикет почтовых вложений направлен на то, чтобы:

Ø не поставить партнёра в ситуацию, когда он чувствует себя уязвимым в смысле безопасности;

Ø не вынуждать его тратить время на приём того, что ему, может быть, не слишком нужно;

Ø не вынуждать его осваивать приёмы и методы работы, которые он не использует.

Во всех сомнительных случаях ставьте себя на место партнёра и действуйте так, чтобы не доставить ему хлопот, как реальных, так и кажущихся.

В служебной переписке срок подготовки ответа определяется правилами работы организации, а в личной переписке – правилами этикета.

При устоявшейся переписке партнёры сами выбирают себе периодичность обмена сообщениями (раз в месяц, два-три раза в год, по праздникам и т.д.) На запрос «Как живёшь?» можно ответить и в тот же день, и через неделю – всё зависит т характера сообщения и от того, какая периодичность обмена сложилась ранее.

В лично-деловой переписке и в ответах на запросы есть хорошее правило - рассматривать электронную почту, как отложенный телефонный разговор. В таких случаях ответ надо дать в течение суток, не учитывая выходные дни. То есть, на сообщение, поступившее в пятницу, можно дать ответ в понедельник. Исключение составляют сообщения с пометкой высокой степени важности. На них надо давать ответы незамедлительно, то есть сразу по прочтении.

Не стоит откладывать ответ в связи с необходимостью его подготовки. Лучше ответить честно, что «Ваш вопрос прорабатывается, и хотя сейчас сказать по этому поводу ещё нечего, ответ будет дан при первой возможности». Задержка с ответом может ставить партнёра в двусмысленное положение. С одной стороны, у него нет уверенности, что его запрос дошёл и попал в нужные руки, а с другой стороны он стесняется обратиться повторно, поскольку это может рассматриваться, как спам.

Теперь об уверенности в том, что письмо дошло. Во всех случаях, когда оно не доходит, почтовые серверы сообщают об отказе в доставке не позднее, чем через одни сутки. Если такого сообщения нет, можно быть уверенным, что письмо дошло по указанному адресу. А вот попало ли оно в нужные руки, это вопрос. В организациях иногда бывает, что письмо, адресованное одному лицу, попадает на компьютер другого, и там залёживается.