Стиль сообщений

Обращения в электронной почте

Этикет и соглашения электронной почты

Несмотря на свой сравнительно молодой возраст, электронная почта имеет свой сложившийся этикет, который занимает промежуточное место между этикетом обычной почты и этикетом телефонной связи. Простейший подход к электронной почте – как к опосредованному телефонному звонку, то есть, в электронный почте безусловно этичным считается то же самое, что допустимо в телефонной связи через секретаря.

В смысле адресации электронная почта гораздо демократичнее, чем телефонная связь. Как и обычная почта, она позволяет обратиться к незнакомому лицу, но только один раз и без гарантий ответа. Повторное обращение к незнакомому лицу может рассматриваться как спам. Исключение составляют обращения к должностным лицам по почтовому адресу организаций. Ни в этом случае надо следить за тем, чтобы повторные обращения были не слишком частыми. Минимальная периодичность – один месяц. Внутри этого диапазона выбирайте периодичность обращений в соответствии с своим представлением о загруженности организации.

По личному адресу электронной почты можно обращаться только в том случае, если этот адрес получен непосредственно от корреспондента или был широко опубликован в прессе или в сети Интернет. Если адрес получен от третьих лиц, то надо в первых строках сообщения представиться и сообщить, откуда он взят.

По времени обращения нет никаких ограничений. Сообщение можно отправлять и днём, и глубокой ночью. Всё равно адресат прочитает его тогда, когда ему это будет удобно.

По месту обращения правило этикета то же, что и телефонной связи. Неэтично обращаться по служебному адресу с личными делами или по личному адресу с делами служебными.

Стиль сообщения всегда должен быть конкретным. Это либо запрос, либо ответ на запрос, либо информация. Если это запрос, то стиль должен быть таким, чтобы корреспондент мог по возможности обойтись без развёрнутых ответов. Идеален случай, когда от него требуется ответить «Да», «Нет» или «Пока не знаю». Если это ответ на запрос, желательно сохранить в своём ответе текст исходного сообщения давать свои ответы параллельно исходным вопросам. Если сообщение информационное, его стоит сделать лаконичным и конкретным. В том, что касается размера сообщения, то чем он меньше, тем лучше. Это особенно важно, если к сообщению прилагается почтовое вложение, к которому предъявляются специфические требования с точки зрения этикета.