Виды информационных процессов. Характеристика, назначение и основные компоненты информационных процессов обработки данных и информационных процессов автоматизированного офиса

ИП ОБРАБОТКИ ДАННЫХ предназначены для решения хорошо структурированных задач. Эти процессы применяются на уровне операционной деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации рутинных операций управленческого труда.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

§ обработка данных об операциях, производимых фирмой;

§ создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

§ получение ответов и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Особенности, связанные с обработкой данных:

§ выполнение задач, которые можно использо­вать как средство контроля;

§ выполнение стандартных процедур обработки;

§ выполнение работ в автоматическом режиме с минимальным учас­тием человека;

§ использование детализированных данных;

§ акцент на хронологию событий;

§ требование минимальной помощи со стороны специалистов дру­гих уровней.

Основные компоненты ИП обработки данных и их характеристики.

Сбор данных. Каждое действие фирмы сопровождается записями данных.

Обработка данных. Для создания из данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются типовые операции:

§ классификация или группировка;

§ сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;

§ вычисления. Эти операции дают возможность получать новые данные;

§ укрупнение, реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.

Хранение данных. Для их хранения создаются базы данных.

Создание отчетов (документов). В ИП обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. Документы могут создаваться по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

ИП АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ОФИСА – организацияи поддержка коммуникационных процессов внутри организации и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств работы с информацией. Возможно использование автоматизации офиса в качестве инструмента для улучшения принимаемых решений.

Известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

База данных (БД) – о бязательный компонент любой технологии. БД концентрирует в себе данные о фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде БД. Информация из БД поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр.

Текстовый процессор – вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов, вид письменной коммуникации.

Электронная почта (Е-mail) дает возможность получать, хранить и отправлять сообщения по сети.

Аудиопочта – почта для передачи сообщений голосом. Вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон (выделенный канал). Система включает компьютер для хранения аудиосообщений. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения. Главным преимуществом аудиопочты является то, что она проще, не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника. Функции табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.

Электронный календарь – возможность использовать ПК для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Система дает возможность получить доступ к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встреч.

Компьютерные конференции и телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы. Телеконференция включает три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст основан на использовании ПК для получения отображения текстовых и графических данных на мониторе.

Хранение изображений – хранит не сам документ, а его образ, причем хранит в цифровой форме. Хранение изображений основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа в цифровой вид для хранения во внешней памяти (оптические диски).

Аудиоконференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными подразделениями фирмы. Техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия ПК.

Видеоконференции предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует ПК.

Факсимильная связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его на другом.