Управление ресурсами проекта

Сохранение данных о ходе работ

Базовый и промежуточный планы

Под базовым планом (Baseline) в Project понимают эталонный график следования и продолжительности операций, информация о котором сохраняется параллельно с данными о вносимых текущих изменениях.

Для того чтобы сохранить базовый план, необходимо:

1. Выполнить команду меню Tools > Tracking > Save Baseline.

2. В появившемся диалоговом окне выбрать опцию Save Baseline и нажать кнопку ОК.

Описанные действия можно выполнить в любой момент работы с проектом. При этом каждый раз ранее сохраненные данные по базовому плану будут заменены текущими данными.

Без преувеличения можно утверждать, что необходимым условием успеха любой управленческой деятельности является наличие точной и продуманной системы оперативной отчетности. Принципы формирования такой системы составляют предмет специальной экономической дисциплины – управленческого учета.

В данном случае для нас представляют интерес технологические возможности Project по решению учетных задач. Вообще говоря, их арсенал достаточно богат. Ограничимся описанием простейшего алгоритма внесения отчетной информации в график проекта:

1. Выбрать в качестве способа визуального представления проекта Tracking Gantt, который специально ориентирован на отображение процесса выполнения. При выбранном способе представления каждой операции соответствуют две полосы: нижняя отображает временные характеристики операции в соответствии с базовым планом, а верхняя – фактические. При этом закраска верхней полосы отображает процент выполнения работ по соответствующей операции (его значение находится справа).

2. Выбрать в таблице, находящейся в левой части окна, нужную
операцию.

3. В поле % Complete ввести значение доли выполненных работ по операции в процентах.

Дополнительно следует отметить и то, что форма представления Tracking Gantt является эффективным инструментом для выявления отклонений текущего состояния проекта от его базового плана.

Естественным и эффективным инструментом по управлению ресурсами проекта является коллекция представлений (видов) проекта, которые специально ориентированы на решение задач данного типа.

Представление проекта Task Usage – таблица данных по операциям с детальным распределением ресурсов – позволяет получить подробную информацию о том, какой вклад в трудоемкость каждой операции вносит каждый ресурс как в течение всего проекта, так и в течение отдельных периодов его реализации. При этом уровень интеграции этих периодов может определяться самим пользователем с помощью функции Zoom контекстного меню.

Представление Resource Usage – таблица загрузки ресурсов (с детализацией по операциям) – решает аналогичную задачу с той лишь разницей, что данные сначала группируются по видам ресурсов, а затем – по операциям. Таким образом, данное представление позволяет проводить анализ количественного распределения отдельно взятого ресурса по различным этапам проекта.

Иногда оказывается полезным совмещать количественный анализ распределения ресурсов во времени с визуальным представлением данного процесса, для чего служит Resource Graph – диаграмма загрузки ресурсов. Несомненным достоинством данного способа работы с информацией является наглядное выделение тех периодов, на которых происходит превышение заранее установленного предела на доступный объем ресурса (Max. Units). Также с помощью различной закраски столбцов диаграммы можно оценить соотношение доступной (Allocated) и требующейся сверх лимита (OverAllocated) долей ресурса.

Наконец, при решении задач сводного планирования и управления ресурсной базой проекта может быть применена таблица Resource Sheet – сводная таблица загрузки ресурсов.