Общие сведения о табличном процессоре MS Excel

Модульная единица 4. ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ ЧИСЛОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

К категории табличных процессоров относят интерактивные компьютерные программы, предназначенные для создания и обработки документов в виде таблиц данных. Программы обработки крупноформатных электронных динамических таблиц (spread-sheets) часто именуют электронными таблицами, документы же, издаваемые с помощью табличных редакторов, называют книгами (books).

Табличный процессор Microsoft Excel – инструмент для хранения, обработки и представления чисел и таблиц. Табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью MS Excel можно вести простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени, погоды и т.д. Кроме того, в MS Excel существует возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также возможность быстрого анализа данных и представление их в графическом виде.

Основу программы составляют: вычислительно-калькуляционный модуль, модуль диаграмм, доступ к внешним базам данных, модуль программирования для индивидуальных задач, модуль анализа.

Запуск Excel:

• с панели Microsoft Office;

• Пуск – Программы – MS Excel;

• двойной щелчок по значку MS Excel на Рабочем столе.

После запуска на экране появится окно программы Excel (см. рис.9.1) В заголовке окна, кроме названия программы, отражается и имя редактируемого файла.

Файл представляет собой рабочую книгу, состоящую из нескольких листов. На каждом листе рабочей книги может располагаться несколько таблиц и графиков.

Рис. 9.1. Окно программы Excel

Каждый лист состоит из набора строк и столбцов. Строки и столбцы идентифицируются. Идентификаторами строк листа являются числа в интервале от 1 до 65 536, а в качестве заголовков 256-ти столбцов обычно используются буквы латинского алфавита от А до Z. После столбца Z идет столбец АА, за которым следуют АВ, АС и т.д. После столбца AZ идут ВА, ВВ и так до самого последнего, который обозначается IV.

Области, находящиеся на пересечении строк и столбцов, называют ячейками. На одном листе располагаются более шестнадцати миллионов ячеек. Идентификаторы столбцов и строк однозначно определяют адрес любой из 16 777 216 ячеек.

Под полосой меню находятся панели инструментов. Чуть ниже – строка формул, предназначенная для ввода данных в ячейки таблицы.

Новые файлы создаются выбором команды меню Файл – Создать.

Новые файлы получают имена Книга1, Книга2, Книга3... и расширение.xls. Вновь созданный файл можно переименовать на этапе сохранения. MS Excel сохраняет целиком рабочую книгу. Активный файл – это файл, с которым в данный момент работает программа. Имя активного файла отображается в зоне заголовка окна программы MS Excel.

В одном сеансе работы с программой можно открыть несколько рабочих книг. Выбрав пункт меню Окно, можно увидеть список открытых книг (список имен файлов).

С помощью команд меню Окно – Расположить можно отобразить на экране все открытые книги.

Каждая рабочая книга состоит из нескольких листов. Каждый лист имеет уникальное имя. По умолчанию листы называются Лист1, Лист2, Лист3 и т.д.

Список возможных действий с листом (переименование, добавление, перемещение, удаление и т.п.) появляется на экране после вызова контекстного меню листа. Некоторые из перечисленных действий можно выполнить посредством команд меню Вставка и Правка.