Ввод текста

Некоторые правила ввода текста. Ввод текста рекомендуется выполнять в обычном режиме просмотра документа. При этом текстовый курсор, имеющий вид вертикальной мерцающей линии, определяет точку ввода символов. Горизонтальная линия внизу показывает конец текста.

Слова следует отделять друг от друга одним пробелом. Знак препинания должен примыкать к предыдущему слову, после знака препинания надо вводить пробел. Исключением является знак тире, который с двух сторон должен ограничиваться пробелами.

Прописные буквы набираются при нажатой клавише Shift. Ее ли необходимо набрать часть текста, например заголовок, прописными буквами, следует нажать клавишу Caps Lock.

Символы слева от курсора удаляются с помощью клавиши Backspace, символы справа от курсора – с помощью клавиши Delete.

Существует два режима ввода текста: вставки и замены символов. При наборе текста в режиме вставки символы, расположенные после курсора, сдвигаются вправо, и новый текст размещается на освободившемся месте. При вводе текста в режиме замены символов новый текст замещает существующий. Переключение между режимами осуществляется с помощью клавиши Insert или двойным щелчком по индикатору ЗАМ в строке состояния. Вводить текст рекомендуется в режиме вставки символов, а исправлять можно и в том и в другом режиме в зависимости от ситуации.

Переключение между русской и английской раскладками клавиатуры осуществляется одновременным нажатием левой клавиши Alt + Shift или Ctrl + Shift. Выбрать раскладку можно также в меню, которое открывается щелчком мыши по индикатору клавиатуры на Панели задач Windows.

Если очередное набранное слово не умещается в строке, то оно автоматически переносится на следующую строку. Для образования абзаца надо нажать клавишу Enter. При этом вставляется символ конца абзаца. Грубой ошибкой является нажатие клавиши Enter в конце каждой строки.

В случае, когда требуется перейти на новую строку, не набирая текущую строку до конца и не образуя абзац, следует нажать клавиши Shift + Enter (принудительный конец строки).

Чтобы слить два соседних абзаца, нужно удалить маркер конца первого абзаца. Для разбиения абзаца на два следует нажать клавишу ENTER в месте разбиения.

Свободный ввод. Для быстрой вставки текста, рисунков, таблиц и других элементов в пустую область документа удобно использовать возможности свободного ввода. Двойной щелчок в пустой области документа вызывает форматирование этой области для свободного ввода, при котором дальнейшая вставка элементов будет осуществляться, начиная с позиции двойного щелчка. Например, чтобы создать титульный лист, дважды щелкните в центре пустой страницы и введите заголовок, который будет выровнен по центру. Затем дважды щелкните нижнюю правую границу страницы и введите имя автора, которое будет выровнено по правому краю.

Форматирование при свободном вводе. Форматирование – это придание внешнего вида.

Форматирование абзацев

Чтобы определить, какое форматирование будет использоваться при свободном вводе после двойною щелчка, обратите внимание на указатель свободного ввода. При помещении указателя в определенные «зоны» форматирования его форма изменяется и показывает, какое форматирование будет применено:

• позиция табуляции с выравниванием по левому краю, середине или правому краю;

• левый отступ;

• обтекание текста слева или справа.

Например, если поместить указатель мыши на середину страницы, он примет вид, показывающий, что элемент будет выровнен по центру.

Если требуется определить, какое форматирование было применено к имеющемуся элементу при свободном вводе, посмотрите параметры выравнивания на панели инструментов Форматирование Для просмотра отступов и позиций табуляции также можно воспользоваться горизонтальной линейкой. Чтобы в документе сделать видимыми знаки табуляции, включите режим отображения непечатаемых знаков.

Стили

При вставке элемента в режиме свободного ввода после имеющегося абзаца к этому элементу будет применен стиль абзаца, используемый по умолчанию и заданный на вкладке Правка (Сервис – Параметры). Если к новым элементам требуется применять другой стиль, следует выбрать его для использования по умолчанию.

Непечатаемые символы. При работе над документом рекомендуется включать режим отображения непечатаемых символов. Для этого надо нажать кнопку Непечатаемые знаки на Стандартной панели инструментов. Непечатаемые знаки видны на экране, но не выводятся на печать. В таком режиме легче выявить ошибки, допущенные при наборе и форматировании текста. Перечень основных непечатаемых символов приведен в таблице № 8.1.

Таблица 8.1.

Непечатаемые символы

Название	Вид	Клавиши для ввода
Конец абзаца	¶	Enter
Разрыв строки		Shift + Enter
Пробел	·	Space
Знак табуляции	→	Tab
Мягкий перенос	¬	Ctrl

Вставка специальных символов. В ряде случаев при подготовке документов возникает необходимость вставки в текст символов, которых нет в стандартной раскладке клавиатуры, например *, J, ©, § и т.п. Для ввода таких символов надо:

1. Выбрать команду Вставка – Символ.

Рис. 8.3. Символы

2. На вкладке Символы выбрать шрифт, содержащий различные значки, например Wingdings, Sorts, Monotype.

3. Выделить нужный символ и нажать кнопку Вставить и закрыть окно или дважды щелкнуть на выбранном символе.

Аналогично вставляются символы, приведенные на вкладке Специальные знаки.

Автозамена. Операция Автозамена предназначена для автоматического исправления в процессе ввода текста некоторых типичных ошибок или опечаток.

Операция автозамены позволяет выполнить ряд полезных функций:

• исправление двух прописных букв на одну в начале слова;

• преобразование строчной буквы в прописную в начале предложения;

устранение последствия случайного нажатия Caps Lock (например, происходит замена слов тЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР wORD на Текстовый редактор Word);

Рис. 8.4. Автозамена

• исправление раскладки клавиатуры (например, происходит замена слов Ntrcnjdsq htlfrnjh Word на Текстовый редактор Word).

Чтобы выполнялись эти функции, надо включить соответствующие режимы в диалоговом окне Автозамена.

Настройка параметров автозамены выполняется с помощью команды Сервис – Параметры автозамены. В диалоговом окне этой команды на вкладке Автозамена имеется список элементов автозамены, содержащий слова, в которых часто встречаются ошибки. Чтобы выполнялась автоматическая замена приведенных в списке слов их правильным написанием, должен быть включен переключатель Заменять при вводе.

Пользователь может дополнить список элементов автозамены. Для этого надо в поле Заменить ввести слово с типовой ошибкой, затем в поле На ввести правильное написание этого слова и нажать кнопку Добавить.

Чтобы внести изменения в список автозамены, надо выделить этот элемент списка, произвести необходимые изменения в поле Заменить или На и щелкнуть по кнопке Заменить. Для удаления элемента надо выделить его и щелкнуть по кнопке Удалить.

Автотекст. Инструмент Автотекст позволяет упростить ввод в документ часто используемых фрагментов текста и графических объектов. Это могут быть, например, эмблемы организаций, периодически употребляемые в деловой документации фразы, должным образом отформатированные таблицы и т.д.

Создание элемента автотекста

Чтобы создать элемент Автотекста, надо:

1. Выделить текст или рисунок, который следует сохранить в виде элемента списка Автотекста.

2. Выбрать команду Вставка – Автотекст – Создать.

3. В открывшемся диалоговом окне ввести краткое имя элемента.

4. Нажать кнопку Добавить.

Вставка элемента автотекста

Чтобы вставить элемент Автотекста, надо:

1. Установить курсор в позицию вставки.

2. Выбрать команду Вставка – Автотекст.

3. В меню команды Автотекст выбрать имя нужного элемента.

Рис. 8.5. Автотекст

Имеется еще один способ вставки элемента Автотекста. Если включен режим Использовать автозавершение, то после ввода в документ нескольких первых символов имени элемента Автотекста над курсором всплывает его текст. Чтобы вставить этот текст в документ, надо нажать клавишу Enter или F3.

Удаление элемента автотекста

Если требуется удалить элемент Автотекста, надо:

1. Выбрать команду Вставка – Автотекст – Автотекст.

2. В поле Имя элемента ввести имя элемента Автотекста, который нужно удалить, или выбрать имя этого элемента из списка.

3. Нажать кнопку Удалить.

Перемещение по документу. При вводе, редактировании и форматировании текста надо уметь быстро перемещаться по документу. Для этого можно использовать клавиатуру, полосы прокрутки и меню.

Перемещение по документу с помощью клавиатуры

Для перемещения по документу можно использовать клавиши управления курсором и различные клавишные комбинации (таблица № 8.2).

Таблица 8.2

Клавиши управления курсором

Клавиши	Перемещение
←, →, ↑, ↓	на один символ, соответственно, влево, вправо, вверх или вниз
Home	в начало строки
End	в конец строки
Ctrl + ↑	на один абзац вверх
Ctrl + ↓	на один абзац вниз
Page Up	на один экран вверх
Page Down	на один экран вниз
Ctrl + Home	в начало текста
Ctrl + End	в конец текста

Перемещение по документу с помощью полос прокрутки

Для перемещения по тексту с помощью вертикальной полосы прокрутки используют следующие приемы:

1. Нажимая на концевые кнопки и , можно переместиться на одну строку вверх или вниз.

2. С помощью бегунка осуществляется быстрая прокрутка текста. При этом рядом с бегунком появляется номер страницы.

3. Щелкая мышью выше или ниже бегунка, можно сместиться на экран вверх/вниз.

4. Кнопки и обеспечивают возможность перехода к предыдущей или следующей странице.

Горизонтальная полоса прокрутки позволяет организовать аналогичное перемещение по тексту в горизонтальном направлении.

Перемещение по документу с помощью меню

Переход к нужной странице документа можно организовать следующим образом:

1. Выбрать команду Правка – Перейти.

2. На экране появится диалоговое окно Найти и заменить.

3. В списке Объект перехода вкладки Перейти выбрать Страница.

4. Ввести номер страницы.

5. Нажать кнопку Перейти.

Расстановка переносов в тексте. Расстановка переносов позволяет уменьшить расстояние между словами при выравнивании текста по ширине, избежать так называемых коридоров – пустых областей, возникающих от совпадений пробелов в соседних строках. Особенно важны переносы слов при верстке текста в несколько колонок.

Чтобы выполнить операцию расстановки переносов, надо выбрать команду Сервис – Язык – Расстановка переносов. В диалоговом окне этой команды нужно определить величину следующих параметров:

1. В поле Ширина зоны переноса слов задать максимальную величину свободного места, которое можно оставить в конце строки, выровненной по левому краю. Чем уже зона переноса, тем ровнее правый край текста, но больше число дефисов.

2. В поле Максимальное число последовательных переносов указать максимальное число идущих подряд строк с переносами.

Word позволяет расставлять переносы как автоматически в процессе ввода текста, так и принудительно. В последнем случае положение дефисов задается пользователем.

Для того чтобы Word расставлял переносы в процессе ввода текста, надо включить режим Автоматическая расстановка переносов.

Для активизации процесса принудительной расстановки переносов надо щелкнуть по кнопке Принудительно. Word начнет расстановку переносов. Для каждого слова, которое необходимо перенести, на экран будет выведено диалоговое окно Расстановка переносов. В этом окне отображается разделенное на слоги слово. Текстовый курсор указывает на предлагаемое место переноса. В случае согласия с предложенным разбиением слова надо щелкнуть по кнопке Да. Чтобы вставить перенос в другой части слова, следует перевести курсор к нужному месту и нажать кнопку Да. Если нажать кнопку Нет, то слово не будет переноситься.