2014-02-24
1459
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:
- документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
- документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.
Функции управления:
- прогнозирование и планирование;
- организация работы;
- мотивация;
- координация и регулирование;
- контроль, учет, анализ.
Все документы также подразделяются на следующие группы:
- по способу документирования
ü рукописные;
ü электронные включают в себя все документы, созданные машинным путём, а также изготовленные на множительных аппаратах
ü графические; к графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы;
ü кино-, фотодокументы; фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотоплёнка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.
ü акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, используются в работе секретаря при составлении диктограмм, протоколировании собраний, совещаний, заседаний
- по сфере использования
ü организационно-распорядительные
ü финансовые
ü научно-технические;
ü отчетно-статистические.
- по содержанию
ü простые, содержащие один вопрос
ü сложные, содержащие несколько вопросов.
Предпочтительнее простые документы, т.к. их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.
- по месту составления
ü внутренние документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения;
ü внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.
- по степени гласности
ü открытые;
ü с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).
- по происхождению
ü официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия); входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности;
ü личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы) касающиеся конкретных лиц, т.е. заявления, письма, жалобы.
- по юридической силе
ü оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);
ü копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы). Существую такие разновидности копий как:
- заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
- отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся у отправителя, подписью не заверяется или заверяется);
- выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
- дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
- по юридической силе, по назначению
ü Подлинные. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подразделяются на:
- действительные и
- недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия;
ü подложные документы – документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.
- по форме изложения (степени унификации)
ü индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме); разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;
ü трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении); изготавливают типографическим способом, постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места. Такие документы очень перспективны, т.к. экономят время на составление и повышают общую культуру и грамотность документов;
ü типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции); разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер;
ü примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии); также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер
ü унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
- по срокам исполнения
ü срочные (с указанием срока исполнения);
ü несрочные.
Показателем служит срок исполнения документа, который устанавливается законом и правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.
- по срокам хранения
ü временного хранения (до 10 лет);
ü долговременного хранения (свыше 10 лет);
ü постоянного хранения.
Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения, передачи документов носит название средства организационной техники (оргтехника).
Цель использования средств оргтехники — сокращение трудозатрат на обработку информации и создание комфортных условий работы сотрудников.
