Основные свойства, функции и признаки документа

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В законе отражены определения “информация” и “документ”.

ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Итак, информация – (от лат. Information – разъяснение, изложение)

– сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.

– обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире; передача признаков от клетки к клетке; от организма к организму; одно из основных понятий кибернетики (наука об управлении, связи и переработке информации) (общенаучное понятие)

– сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.

Требования, предъявляемые к управленческой информации:

• Полнота

• Оперативность

• Достоверность

• Адресность

• Доступность для восприятия.

К информации, помимо вышеперечисленных, предъявляют еще два жестких требования:

1. Она должна быть своевременной.

2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.

Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация.

Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Рассмотрим свойства и функции документа.

Документ имеет два свойства - информативное и эксплуатационное.

Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Э

Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Основные функции документа:

• информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)
• организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)
• коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
• юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;
• воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;
• учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).