Последовательность шагов выполнения процедуры

Создание контролируемых документов. Для всех документов, предназначенных для обзора, утверждения или пересмотра, должны быть предприняты описанные ниже шаги. Форматирование документов выполняется в соответствии со стандартами контроля документов заказчика. Реализация процедуры производится в следующей последовательности:

• документу присваивается номер версии. Слово «проект» перед номером версии будет обозначать «неутверждаемый» документ. Документу присваивается контрольный номер и оформляется титульный лист;

• составляется таблица с записью изменений, в которой будет отслеживаться история производимых изменений;

• составляется список рецензентов;

• оформляется лист рассылки с указанием лиц, кому будет посылаться документ, а также библиотеки проекта и других возможных мест хранения информации;

• составляется оглавление документа;

• составляется введение. Большинство документов имеют раздел «Введение», в котором кратко описывается, о чем идет речь в документе и для каких специалистов он предназначен;

• создается «тело» документа;

• документ и его версия регистрируются в списке оригиналов и индексов.

Обзор, пересмотр и выпуск документов. Каждый документ перед выпуском должен быть отрецензирован и утвержден. Для получения информации о том, кто как минимум должен рецензировать каждый из типов документов необходимо обратиться к плану качества работ. Независимые оценки даются как техническими специалистами, так и персоналом, с деятельностью которого связан данный документ. Обзоры проводятся в соответствии с процедурой «обзор качества». Для каждого обзора указывается номер и тип.

Если документ предназначен для заказчика, то предварительно он должен быть отрецензирован персоналом исполнителя. Реализация процедуры производится в следующей последовательности:

• определяются методика обзора и рецензенты, составляется список рецензентов;

• определяется список рассылки. Необходимо убедиться, что одна копия сохраняется в библиотеке проекта;

• проводится обзор с использованием процедуры «обзор качества». Все замечания должны быть представлены в форме «Комментарии к обзору» (для каждого обзора заполняется своя форма);

• каждое замечание направляется соответствующему члену команды проекта для решения. Некоторые замечания, требующие более серьезного исследования, могут рассматриваться как проблемы или спорные вопросы. Запись о действиях по учету указанных замечаний должна заноситься в форму «Комментарии к обзору»;

• документ утверждается – запись об утверждении может производиться на основании протокола или с использованием электронной почты. В этих случаях копии протоколов или почтовых сообщений должны быть сохранены вместе с документом в библиотеке проекта;

• пересмотренный документ готовится к выпуску и рассылается, его новая версия регистрируется в списке оригиналов и индексов.

Поддержка контролируемых документов. Все изменения, вносимые в контролируемые документы, должны быть отрецензированы и утверждены. Изменения в документах, описывающих результаты, утверждаются в соответствии с процедурой «контроль изменений». Менеджер по качеству несет ответственность за наличие механизмов, позволяющих администратору проекта поддерживать безопасность документов. Реализация процедуры производится в следующей последовательности:

• в документ вносятся необходимые изменения. Следует убедиться, что данные о версии, дате и записи изменений обновлены;

• если документ пересматривался не полностью, а изменения касались только отдельных страниц, то измененный текст должен быть выделен вертикальной отметкой в поле отступа;

• если документ утверждается, необходимо указать утверждающие подписи на титульном листе и подготовить список рассылки. В ином случае обновляется список рецензентов;

• подготавливается справка об изменениях в документе, которая размещается перед титульным листом документа;

• если неутверждаемый документ изменяется в результате обзора, то после справки об изменении документа размещается форма «Комментарии к обзору».

Рассылка измененных документов. Автор документа должен обеспечить пользователей информацией о том, каким изменениям подвергся документ. Реализация процедуры производится в следующей последовательности:

• производится рассылка измененного варианта документа. Необходимо проследить, чтобы копия данного документа была помещена в библиотеку проекта;

• если документ контролируется по копиям, то предыдущие копии должны быть возвращены или уничтожены;

• версия документа регистрируется в списке оригиналов и индексов.

Создание и рассылка неконтролируемых документов. Документ может быть неконтролируемым, потому что он в дальнейшем не будет изменяться или в скором времени будет заменен на контролируемый документ. Реализация процедуры производится в следующей последовательности:

• документу присваивается контрольный номер и оформляется титульный лист;

• составляется оглавление, введение и «тело» документа, если это необходимо;

• производится рассылка документа, а его копия сохраняется в библиотеке проекта;

• документ регистрируется в списке оригиналов и индексов.